成功体験が人を成長させる
今日、私の配下のあるチームが、あるタスクを完了させました。
本来であれば月曜日に完了させておくべきものではあったのですが、トラブルが多く、結局、ゴールデンウィークの3日間を費やして、ようやく完了まで持ってくることができました。
私は最初の2日間くらいは少しチームに入ってリードしていましたが、次第に自分たちで回せるようになってきたので、途中からはポイントポイントのみでチェックするくらいにして、少し引いてチームを見ていました。
自分たちで試行錯誤しながら、考えながらなんとか完了まで持ってきました。
完了したときには、チームメンバーにはちょっとした達成感が漂い、いい雰囲気になりました。
そして、それだけではなく、すぐに次にむけての課題とタスクの整理に入ったのです。
若手には成功体験をさせろ、とよく言われますが、まさにそうだと思いました。 この数日でみるみる成長をし、たくましくなりました。
チームの結束力も高まったと思います。
これから、まだいくつか山がありますが、きっと成長してくれることと期待をしています。
仕事には必ず締め切り（期限／デッドライン）を設ける
「例の件、どうなった？」
「あぁ、あれはAさんにお願いしました。」
「いつまでにやってくれるの？」
「そうですね、期限は切っていないのでよく分かりません。」
意外にもよく聞かれる会話です。
仕事には必ず期限を切らなければいけません。
期限を切ることの2つのメリット
①チームの仕事が速くなる
期限を切らなかったら、担当メンバーのできるタイミングでしか仕事は終わりません。 それが来週かもしれないですし、2週間後かもしれません。
今週中にやってくれ、と期限をきればその仕事は今週中に片付きます。 そうすれば、チームとして他の仕事に取り掛かれます。
②メンバーが育つ
期限を切られると、担当メンバーは当然苦しくなります。期限までになんとしても終わらせないといけないからです。 当然、仕事はそれだけでなく、他の仕事も持っています。
そういった状況の中で期限内に仕事を終わらせるには、工夫をしなければいけません。 その工夫こそが人を成長させるものです。
できる範囲でできることしかやらないと、成長はまったくしません。
なぜ期限を切れないのか
とはいっても、期限を切りにくいと思っている人が多いのではないでしょうか？
その理由は、人に仕事をお願いしておきながら、「いつまでに」というのが言いにくいからだと思います。
その人が他にも仕事を抱えているのも分かっているし、こちらの希望だけを伝えるのに抵抗があるのです。
その感覚を持つことは正しいと思います。
ですが、
「期限を切ることも仕事のうち」
と思って期限を切るようにしましょう。
チームの仕事が速くなりますし、メンバーも成長します。
関連記事
『仕事が速いヤツ』 と思わせる3つのコツ
『仕事が速いヤツ』と思われて損をすることはありません。あ、いや、仕事をたくさんしたくない人にとっては損になるか。仕事は仕事ができる人に集まってくるから。
さて、それはさておき、今の自分の仕事の速さが変わらなくても『仕事が速いなぁ』と思われるコツがあります。
次の3つのポイントをおさえれば良いでしょう。
①相手によってレスポンス速度を調整する
②要所要所をおさえる
③複数人に似たような内容の仕事の依頼がきたら、一番速く返すようにする
相手によってレスポンス速度を調整する
例えば、相手が自分の上司か、部下かによってレスポンス速度を調整します。 とにかく上司には速めにレスポンスを返すようにしておくと、上司からは仕事が速いやつだと思われるようになります。 もちろん部下に対しても、速くできれば望ましいですが、時間は限られているので、レスポンスを速くする相手を選ぶのです。
要所要所をおさえる
常に、レスポンスを速くしておくのが良いですが、そうもいかないですよね。 そんなときは、要所要所のポイントをおさえるようにしましょう。
相手が急いでいるときは、それに合わせて急いで上げる。
それほど急ぎでなくても、速く返してあげれば、相手が次の作業を進めることができる。
など、要所をおさえましょう。
こいつは仕事が速いな、という印象を植え付けやすいです。
複数人に似たような内容の仕事の依頼がきたら、一番速く返すようにする
ひとつの資料に、複数の人が担当するパートが混ざっているような資料があります。
例えば、その担当が3人だったとして、その3人に同時に「この資料をupdateしてください」とくることがあります。
そんなときは、必ず一番最初に返すようにしましょう。
発注主に対しても、仕事が速いという印象を与えますが、他の2人に対しても同じようにその印象を植え付けることができます。
特にメールでやっておくといいでしょう
メールは、わりとすぐに返せるものが多いです。
ですので、優先順位を変えたからといって、他に大きく影響をあたえることは少ないです。
まずは、メールの返信からでも、「速いやつ」と思わせるようにしてみてください。
『殿様』タイプのリーダーと『武将』タイプのリーダー
最近、いろいろなリーダーを見ていて、『殿様』タイプのリーダーと『武将』タイプのリーダーがいるなぁ、と思うようになりました。
『殿様』タイプのリーダーとは
お城の天守閣に座っていて、下々の様子を見ている。 ときおり家来が報告に来る程度で、自分からはあまり積極的には動かない。
俺はリーダーだ、上司だ。仕事は自分たちで考えてやれ、報告はちゃんとあげるように。というタイプです。
個人的な印象だと、このタイプの方が多いような気がします。
このタイプだと、一定のレベルのチームまではできると思います。一定のレベルというのは、特に問題もなく、ほおっておいても進むようなチームです。
つまり、リーダーはいてもいなくてもいいのです。
ひとたび問題が発生すると、リーダーには解決能力がないので、部下にプレッシャーをかけるだけで、結局はチームとして成果はでません。
『武将』タイプのリーダーとは
一方、武将タイプは戦いに備えて、軍を整備し、有能な人材を適材適所に配置し、それぞれの部隊を訓練させる。
戦いに挑む前に、戦力をあげ、戦略を立てていく。
いざ戦いとなれば、自分は本陣に構えてあとは、現場のメンバーに指揮・判断を任せる。
戦いでの自分の役割は、情勢の大局を見て、大きな判断をするのみ。
『武将』タイプのリーダーを目指そう
私は、『武将』タイプのリーダーを目指すべきだと思っています。
どんなチームであれ、どんな課題があろうとも成果を出すには『武将』タイプでないとダメだと思います。
リーダー自らがチームを作り、リードする。下に任すところは下に任せるが、重要なポイントではリーダー自らがリードし、判断する。
『武将』タイプのリーダーに必要なポイントはまた別の記事で書きたいと思います。
なぜ牛乳はスーパーの奥の方に置かれているのか？
いま、『なぜこの店で買ってしまうのか ショッピングの科学』という本を読んでいます。小売業の売り側、特に店舗の視点から、顧客の購買パターンなどを分析している本です。
2年位前に社内研修を受けたときに紹介された本で、全然読まずに放置していたものを最近読み始めました。
なぜこの店で買ってしまうのか ショッピングの科学 (ハヤカワ・ノンフィクション文庫)
- 作者: パコ・アンダーヒル,鈴木主税,福井昌子
- 出版社/メーカー: 早川書房
- 発売日: 2014/03/06
- メディア: 文庫
- この商品を含むブログを見る
まだ途中なのですが、その中で、
牛乳はスーパーの奥の方に置くべし
というのがありました。
その理由は、
客のほとんどは牛乳を買う。つまり、牛乳を店の奥においておけば、必ずそこまで足を運ぶ。そうすると、店の中にある商品が購入される確率があがる
からです。
なるほどね、と。たしかにそうだな、と思いました。
この本は、人間の物理的な構造、たとえば、手は2本しかない、とか、目は顔の正面についている、とか、あとは、精神的な傾向などから売り手はどのように店の中を配置すればよいか、などが書かれています。
まだ、途中ですが、とてもおもしろいです。
小売の仕事をしていない私ですが、普段の仕事にも役に立ちそうな視点がたくさん散りばめられていると思います。
ちなみに、私は、
「仕事帰りに牛乳を買ってきて」
と嫁から頼まれることがあります。
最寄駅にあるスーパーも、同じように奥の方に牛乳が置かれています。
ですが、その手前、レジの前辺りにビール売り場があります。
そして、だいたいそのトラップに引っかかります。そして、ビールを手に取り、牛乳を買うのを忘れてしまいます。。。
それもそれで、スーパーの作戦にはまってるのかな、と思いました。
新しい備忘アイテムを使い始めました ～手帳サイズのホワイトボード
チーム数が12チームに増えて、メンバーが300人に増えたことで、一気にコミュニケーション量が増えました。
例えば、ミーティング。
朝8：30から11：00まで朝会があります。 まとめてやりたいのですが、チームごとに状況がぜんぜん違うので12のチームを3つのグループに分けて実施しています。
- 8:30 上位マネジメントチームでの朝会
- 9:00 私のグループの全体推進チームの朝会
- 9:30 グループAの朝会
- 10:00 グループBの朝会
- 10:30 グループCの朝会
- 11:00 終了
というような感じです。
そして、相応にメールの量も増えています。これ以外の時間のミーティングも増えて来ました。
別に忙しいということを自慢したいわけではありません。
このような状況なので、これによって、これまでなら漏らさなかったような仕事を漏らしがちになってしまいました。
ほんのちょっとした確認作業や、その日の午前に言われて、夕方までにやっておけばいい、雑多な仕事。 いちいち手帳にToDoとして書かなくても、今までは忘れずにちょいちょいとできてた仕事を漏らすようになってしまいました。
理由は、
- そのちょいちょい仕事が増えてしまって、覚えきれない
- ミーティングなどが多すぎで、気付いたら夜になってしまっていて、結果的に漏らしてしまってる
だと思っています。
そこで、新たな備忘アイテムを使うことにしました。
それは、「手帳サイズのホワイトボード」です。
100円ショップにいったらちょうどいいサイズのものがあったので、これを使うことにしました。
なぜ、手帳にToDoを書く方法ではないのか、というと、そのちょいちょい作業が多すぎて手帳に書くとすぐに埋まってしまうからです。
ホワイトボードタイプだと、終わった仕事を消せば次のものを書くことができるので、量が多くても大丈夫です。
まだ使いはじめて1週間くらいですが、今のところ、なかなかいい感じです。
大きな改善を求めるときは、あえて超高いハードルを設定してみる
前に、チームを強くするためにはハードルを下げてはいけない、という記事を書きました。
今日は、あえて高いハードルを課す、ということを紹介したいと思います。
先週のことでしたが、最近私が引き継いだ大連のあるチームの進捗状況を聞いていたところ、 あるタスクに対して、時間と工数をかなりムダにしているな、と感じるところがありました。
もっと効率よくやれば、今の人数でざっと半分の期間でできるな、と直感的に思いました。
そして、今のやり方、プロセスをひとつひとつ聞いて、改善点を指摘していったのですが、「それはできない」とか言われたり、テレコンでやっていたこともあり微妙なところが「伝わらない」とかで、埒があかないな、と思いました。
というわけで、ここで高いハードルを設定しました。
- 半分の人数で
- 半分の期間で
やってくれ、というオーダーです。
それを達成するために、ありとあらゆることを考えてくれ、と。
大連のリーダーも、ちょっとの改善の積み上げではダメだと感じたようで、抜本的に考え直しました。 その結果、やり方を変えたり、効率的なツールを作ったりして、今のところ、高いハードルのオーダーをクリアしています。
ただ、この後の残りの作業に対しては、このままではいけないリスクがあるとは思っているので、もう少し様子を見て、適切なタイミングで人の投入をしてあげようと思っています。
今回の件でわかったことは、
- 高いハードルを課すと
- 「考える」
ということです。
何か機会があったら試してみて下さい。
「成果に表れる」と「成果に現れる」の違いは・・・？？あなたはどっち？
本の原稿チェックをやっているなかで、「あらわれる」の漢字の壁にぶつかりました。
本文では、「成果にあらわれる」という文章で、最初に私は「現れる」と書いていました。 それが校正で「表れる」と直されていて、再度、「現れる」と赤字で修正をかけたのですが、「表れる」のままでした。
自分なりにこだわって、「現れる」としたのですが、それが2度も却下されたので、むむむ、と思って、プロジェクトメンバーの何人かに聞きまわって多数決を取りました。
結果、「表れる」の方が多数でした。
さて、このふたつ何が違うのでしょうか？ 超ざっくり書くと、こんな感じではないでしょうか？
表れる=抽象的なもの
現れる=物理的なもの
すなわち、私は、成果を物理的に明確に目に見えるものと捉えていたのです。そして、他のメンバーは抽象的なものとして捉えていたようです。
ということがわかり、うちの若手メンバーに、「だから成果がでないなのかぁ」と茶化して、「早く明確な目に見える成果を出せよ～～」とさらに茶化しました。
どっちの漢字を使うか、それだけでも、ものごとをどう捉えているのかが分かる、という経験をしました。
参考書籍
もっと早く、もっと楽しく、仕事の成果をあげる法 知恵がどんどん湧く「戦略的思考力」を身につけよ
- 作者:古谷 昇
- 発売日: 2015/04/24
- メディア: Kindle版
仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」
- 作者:石川 和男
- 発売日: 2020/03/12
- メディア: Kindle版
仕事の成果って、「報・連・相」で決まるんです。 「信頼される」「トラブルがなくなる」「評価が上がる」７つのルール (大和出版)
- 作者:三上 ナナエ
- 発売日: 2020/02/11
- メディア: Kindle版
- 作者:田中 マイミ
- 発売日: 2020/06/22
- メディア: Kindle版
- 作者:谷口 和信
- 発売日: 2020/04/02
- メディア: Kindle版
![やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑 [ 岡田 充弘 ]](https://thumbnail.image.rakuten.co.jp/@0_mall/book/cabinet/4788/9784761274788.jpg?_ex=128x128 "やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑 [ 岡田 充弘 ]")
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やっぱり「たかがペン」で仕事の効率が全然変わる ～ゲラチェックで実感
だいぶ前に、いい仕事をするためには、ペン選びにもこだわろうという記事を書きました。
これまで、ペンはいろいろと試行錯誤しながら、自分の仕事にあった快適なペンを探してきました。 今は、LAMYの万年筆をメインとして、サブでLAMYの4色ボールペンを使っています。
さて、今回の記事は、『やっぱりペンで仕事の効率が変わるということを実感しました。』です。
今、本のゲラチェックをしています。そのゲラチェックは赤入れしてください、ということなので、LAMYの4色ボールペンの赤でチェックをしようと思ってました。
ですが、その本にペンのことを書いていて、その写真撮影のためにペンを貸してください、とのことで、手元に馴染みのペンがありませんでした。
仕方がなかったので赤ペンを買うことにしました。
一時的なものなので、安いやつでいいや、と思って
ゲルインクの赤ペンをオフィスビルにあるコンビニで探したのですが、FRIXSION BALLしかなく、ちょっと高めだったのですが、それを買いました。
FRIXION BALLは、こすると消えるペンのやつです。
[撮影されたLAMYとゲラチェックに使ったFRIXION BALL]
さて、偶発的にゲルインクの消えるFRIXION BALLでゲラチェックをすることになったのですが、結果的に、これが最高でした。
初めてのゲラチェックなので、よく分かってなかったのですが、赤入れも推敲しながらやるので、何回も書き直したりしました。
つまり、LAMYの赤ボールペンだったら、どんどん原稿が汚くなっていたと思います。 効率もぜんぜん違うと思います。
効率は、赤入れする私の方もそうですし、赤入れを確認する編集者側もそうだと思います。 途中過程の赤入れは消しているので、余計な確認をすることがありません。
本は5/20発売予定
『仕事を速くする』をテーマに本を書いています。 5/20発売予定となっています。本屋で見かけたら、お手にとっていただければと。
私のおすすめのペン
ラミー 万年筆 ペン先EF(極細字) サファリ ブラック L17-EF 両用式 コンバーター別売 正規輸入品
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ペン関連の記事
意味のあるブレストにするための２つのポイント
前にブレストの記事を書きました。お作法的なステップと、残念な結果に終わる5つのパターン。
今回は、意味のあるブレストにするための２つのポイントを書きたいと思います。
最近、いくつかのブレストを見ていたのですが、うまくいっていなかったところがありました。
何がうまくいってないのかなぁ、と思って考えてたところ、今回は２つのポイントが見つかりました。
グルーピングとクロージングです。
グルーピングする
ブレストをやるといろいろな意見が出てきます。普通はそれらをホワイトボードや紙に書いていくと思います。
盛り上がれば盛り上がるほどたくさんの意見が出てきます。
そしてある程度出たら、出てくるペースが落ちてきます。
もうそろそろ出尽くしたかな、と思ったところがポイントです。
次にやることは「グルーピング」です。
たくさん出てきた意見をグルーピングするのです。
なぜグルーピングをするのかというと、出てきた意見をそのまま扱うと数が多すぎるからです。1時間もブレストをやれば、それなりの数が出てきます。
それをグルーピングすることで人間が取り扱えられる分量に絞り込むのです。
経験的には3～5つのグループくらいにするのがいいと思います。7個までいくと、ちょっと多いと思います。
例えば、車の名前を洗い出したとします。
膨大な数の名前が出てくると思います。
それを、メーカーの切り口や車種（SUVとか）の切り口でグルーピングします。
そうすると、次のステップの検討をするときに取っ掛かりやすくなります。
クロージングする
見ていると、結構、やっていないことです。
何人か集まってブレストをやってはみたけど、意見がまとまらずにそのまま解散してしまうパターンです。
ブレストで意見をまとめるには、グルーピングが必要です。
そしてそのグルーピングしたものに対して、次にどうするか、誰が担当するか、を最後に決めなければいけません。
これをしなければ、ブレストをした意味がありません。時間のムダとなってしまいます。
でも、必ずしも意見がたくさん出てグルーピングがうまくできるとも限りません。そのときは、「次はどうするか」を決めましょう。
もう一回集まるのか、それとも他のアプローチをとるのか、集まったメンバー全員と次のステップを共有しましょう。
