ミーティング/会議で成果を出すファシリテーションの6つのポイント
参加したミーティングがあまりにもグダグダで、
「こんなミーティング、時間の無駄だよ。」
と思ったことは誰もがあると思います。
ですが、自分がミーティングの主催者（ファシリテーター）となった場合に、必ず成果を出す自信はありますか？
「なんだよ、このミーティング」と思われないようなミーティングにする自信はありますか？
ミーティングが成果を出すかどうかは、そのミーティングの主催者であるファシリテーター次第です。
まず、Facilitateという単語を調べてみましょう。
facilitate
音節fa・cil・i・tate 発音記号/fəsílətèɪt/
【動詞】 【他動詞】
〈事を〉容易にする，楽にする，促進[助長]する
このような意味が出てきます。
さらに、Facilitatorを調べると、
facilitator
ファシリテーター; 促進薬
促進薬と出てきます。ほぉ。なるほどね。
ビジネス現場で、「ファシリテーション」「ファシリテーター」とは主にミーティングと絡めて使われます。
つまり、ミーティングを容易にする、促進するのが会議の主催者であるファシリテーターのミッションなのです。
私が実践している、ミーティングを成功に導くファシリテーションの6つのポイントを紹介します。
Point-1 ミーティングの準備を適切にする
ミーティングにあたっての準備はとても大切です。
残念ながら、この「準備」をおろそかにしている人は多いと思います。
ミーティングのアジェンダ、資料、参加者への事前情報共有など、ミーティングの内容と目的に応じた準備をしてください。
ただし、準備にかける時間も適切な時間である必要があります。
ミーティングの目的、重みによって準備にかける時間は違います。
ちょっとしたミーティングの準備に1時間もかけてはいけません。
逆に、重要なミーティングの準備を10分で終わらせてはいけません。
Point-2 適切なミーティング時間を設定する
ほとんどのミーティングは、30分とか60分とかで開催されます。
ですが、自分がファシリテーターとなったならば、そのミーティングに必要な本当の時間は何分であるのかを考える癖をつけるようにしましょう。
13分でも27分でも101分でも、本当に必要な時間はどれくらいなのかを分単位で考えるようにしましょう。
それを考えた上で、ミーティングの時間を設定してください。
考えた上での30分のミーティングと、考えていない30分のミーティングでは、まったく価値が違います。
Point-3 ミーティングのゴールを最初に共有する
ミーティングの準備は終わりました。
さあ、ミーティングをはじめましょう。
まず、最初にやらないといけないのは、そのミーティングの目的とゴールの共有です。
ただ単なる情報共有のミーティングなのか、ブレストをするのか、ある課題に対する討議をするのか。
目的とゴールを共有しないミーティングは、大抵、失敗に終わります。
参加者全員が目的とゴールを共有することが、成功するミーティングの大前提です。
Point-4 ミーティングにかかるコストを認識する
残念ながら、悲しいくらいにミーティングにかかるコストを意識していない人が多いです。
ビジネスパーソンはそれぞれの時間単価があり、ミーティングに参加する参加者のカネをかけてミーティングをしているのです。
例えば、
- 時間単価10万円のメンバーが10人集まって1時間のミーティングを開催したとしましょう。
- そのミーティングのコストは100万円なのです。
100万円に見合ったミーティングをやっていますか？
自分がファシリテーターとなったなったならば、そのミーティングにかかるコストを計算するクセをつけるようにしましょう。
逆に、ミーティングの参加者となった場合でも、そのミーティングのコストを計算し、それだけの価値があるかどうかを考えるようにしましょう。
自分がファシリテーターとなったときの反面教師となるミーティングが多いと思います。
ミーティングにはカネがかかっています。そのカネ相応のミーティングやっていますか？
Point-5 ミーティングをコントロールする
ミーティングはコントロールするものです。
ですが、場の流れに委ねるだけで、ただ漫然と時間が過ぎてしまう残念なミーティングが多すぎます。
ファシリテーターであるならば、
- 会話の展開・流れ
- 時間
を常に確認しながら、自らがミーティングの軌道修正をし、コントロールをするようにしましょう。
コントロールされないミーティングは失敗します。
Point-6 最後にミーティング結果の整理する
そのミーティングで、
- 何が結論となったのか
- 未決・持ち帰り事項は何なのか
- 次回のミーティング予定はどうなのか
など、必ず最後にミーティングのまとめをしましょう。
最後のまとめをしないと、やりっぱなしのミーティングになってしまいます。
まとめ
ミーティングが成果を出すかどうかはファシリテーター次第です。
自分がファシリテーターとなった時は、この6つのポイントを実践してみてください。
Point-1 ミーティングの準備を適切にする
Point-2 適切なミーティング時間を設定する
Point-3 ミーティングのゴールを最初に共有する
Point-4 ミーティングにかかるコストを認識する
Point-5 ミーティングをコントロールする
Point-6 最後にミーティング結果の整理する
ブレストのファシリテーターになった時は、ブレストの基本ルールとコツを実践してみてください。
