会議がムダに終わってしまう3つのパターン

仕事の中で、大なり小なり会議はたくさんあります。そのたくさんある会議でも、良い会議・悪い会議というものがあります。

悪い会議になってしまったら最悪です。時間と労力がムダになってしまいます。

良い会議となるポイントはいくつもありますが、今回は「会議の参加者」に焦点をあててみましょう。

効率のいい会議をするには、適切な参加者を集めることが大切です。 「参加者」によって、ムダな会議になってしまう3つのパターンがあります。

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無用に人数が集まっている

参加することに意義がある、というような会議はかなり多いです。「みんなで考えよう!」と言って、20~30人が集まる会議もあったりします。ところが実態としては、発言する人は片手で足りるくらいの人数で、他の人は聞いているだけ。「参加しているだけの人」には他の仕事をやってもらったほうがいいでしょう。

参加すべき人が参加していない

あるテーマについて議論をしたいのに、そのテーマについての有識者が参加していないときは、持ち帰りや後日確認事項が増え、十分な議論ができなくなります。参加すべき人が参加できないときは、その会議をリスケすることも考えましょう。意味のない会議をするのは時間のムダです。

余計な人が参加している

問題を解決するためにブレストをするが、問題に対して文句ばかりをいう人が参加している。このような場合は、建設的なブレストができず、後日、改めてメンバーを変えてブレストをやり直すことになります。 「自由闊達に意見を言ってください」といいつつ、会社の重役が参加しているために、若手が発言できない。ということもあります。  このようなケースも会議の目的が達成されずムダな会議となります。 自分が会議を招集する場合は、ムダな会議にならないよう、開催前に適切な参加者を決めるようにしましょう。