リーダーは無駄な会議は３０秒でリセットしよう

会議が始まってから会議のテーマを議論したり、その会議のゴールが決まっていない状況で会議が始まったりするケースが良くあります。また、議論をするために必要な準備が十分でないこともよくあります。 　 そして、どのような会議になるかというと、参加しているほとんど人が「この会議、ムダだなぁ」と感じる会議になるのです。

リーダーであるあなたは、このような会議が始まってしまったら開始30秒で終わらせてしまいましょう。「会議をするための十分な準備ができてないから、リスケしよう」と。

みんながムダだと思っている会議を続けると、参加している人の時間をムダに使うことになりますし、精神的なストレス高めることにもなります。

終わらせるときに、そのまま解散してしまっては次回の開催までに時間が空いてしまうことが多いので、必ず次回のスケジュールを決めてから解散しましょう。その場で決められない場合は、スケジュール調整する人をアサインしましょう。そして、次回までに誰が何の準備をするかを明確にしておきます。これで、次回は準備不足で会議が始まる、ということがなくなります。

ムダな会議をやめるとチームにいい効果があらわれます。ひとつは、目先のムダな時間がなくなるということです。仕事ではムダな時間はできるだけ排除しておきたいものです。

もうひとつは、リーダーの評価があがると点です。みんながムダだと思っている会議をスパッと終了させられるリーダーである、という評価を得られます。それは、会議だけでなく局面局面で的確な決断ができるリーダーだ、というように思われるのです。

また、次第に会議の質が上がっていく、という効果もあります。これは即効的なものではありませんが、会議の準備をしっかりしなければ、という、という意識が植え付けられるからです。

実際に私は、それぞれのプロジェクトで「昼からの会議ですが、準備が十分でないのでリスケさせてください」と言われることが増えるようになっていました。

ただ、会議の準備は重要ですが、過剰に準備することを推奨しているわけではありません。場合によっては、5分の準備で十分ですし、しっかりと時間をかけて準備しないといけないこともあります。会議の目的に沿った適切な準備をしましょう。

最後に一点。お客様との会議だったり、自分よりも上位者が主催の会議では、自分の裁量で会議を中止にできない場合もあります。それは仕方がありません。そこはあきらめる、というのも必要です。ですが、自分のパワーコントロールの範囲でできるときはやっておきましょう。