課題管理の失敗 あるある

プロジェクトには課題発生がつきもので、課題のないプロジェクトなんてないですね。

ですので、この課題というのをしっかりとマネジメントしておくことが重要なポイントです。
逆に、多くのトラブルを見てきた経験からすると、トラブルになるようなプロジェクトは課題管理が出来てないことがほとんどでした。

しっかりとした課題管理のポイントは、

• 担当者を明確にする
• 期限を切る
• 課題表の記載内容を具体的に書く

です。

担当者が未記入や複数の名前が書かれていたり、期限が設定されていないケースを実に本当に散見します。

このような課題管理は、課題が解決されないまま放置される典型のパターンです。また読んでもよくわからない課題表は、あとで「何が課題だっけ？何すればいいんだっけ？」となってしまいます。

課題管理をしっかりやる、というの地味で面倒くさい作業です。
ですが、きちんとやらなかったときの代償は大きなものとなります。

いやいやであってもしっかりとやっていきましょう。

課題管理ではないですが、課題設定でヒントになる参考書籍です。↓

プロの課題設定力問題解決力より重要なビジネスリーダーのスキル【電子書籍】[ 清水久三子 ]

問題・課題・ToDoって、結構、混同しちゃうことが多いので、それを整理した記事です。５年前の記事ですが、今でもアクセス数が多い記事です。google検索からのアクセスが多いので、やはりこれで悩んでる人が多いのかなぁ、と思いました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

主観的な事実に振り回されてはいけない

「昨日は３５℃もあって、とても暑かった」
「昨日は３５℃もあったけど、そんなに暑くはなかった」

この２つ、どちらが事実だろうか。どちらも事実である。ただし、主観的な事実と客観的な事実が混在しているのだ。

昨日が３５℃であったというのは気象事象としての客観的事実であるが、暑いと感じたが感じなかったかは主観的な事実である。つまりその本人がどう感じたかである。

仕事をしていると主観的事実の嵐に囲まれることになる。さまざまなメンバーが「～～～だと思う」「～～～した方がいい」「こうなったのは～～～のせいだと思う」といった具合だ。

これらはすべてその本人の主観的意見だ。その人がそう思っていることは事実だが、その主観的意見を鵜呑みにして判断をしてはならない。客観的事実を引き出す必要がある。では、どのように客観的事実を引き出すのか。

もう少し深ぼって質問をしてみよう。

• そう思ったのはなぜか？

• 誰がそういったのか？

• そのときに何が起きたのか？起きた事象を教えてくれ

• 逆に～～～としたら、どうなると思うか？

などという質問をすると、だんだん主観的な意見が削がれて客観的事実に近づくことができるのだ。

リスクにはプラスのリスクとマイナスのリスクがある

仕事をしていると、「リスク」という単語が使われることがよくあります。

ですが、よくよく聞くと、それって「リスク」じゃないよなぁ、と思うケースがあります。

私自身も誤用しているのを聞くと自分の理解が不安になるので、リスクという意味を整理しておきたいと思います。

ここでは、一般的な意味の解釈とPMBOK（PMの知識エリア）での定義で整理しておきます。

リスクとは何か

調べるといろいろな定義がされていますが、Weblioによると

リスクとは、将来いずれかの時に起こる不確定な事象とその影響、という意味である。

と書かれています。

リスクとは「計画から逸脱する可能性」

プロジェクトにおけるリスクは、「計画から逸脱する可能性」を意味しています。。たとえば、新技術を採用した場合に、低コストで計画どおりの品質を達成できる可能性があります。しかし、未解決の問題が残っていて計画の品質を大幅に下回る可能性もあります。このように、計画に影響を与える不確定な要素が、プロジェクトのリスクということになります。

プラスのリスクは最大化して、マイナスのリスクは最小化する

PMBOKでは、プラスのリスクとマイナスのリスクがあると定義されています。 初めて聞くと、「プラスのリスク？」と思ってしまいます。

あまりイメージできないですよね。

よく例として用いられるのが、建設のプロジェクトです。ビルを建設するのに材料費などを見積りますが、鉄鋼材料などは海外から輸入することが多く 材料コストは為替の影響を受けます。

これが損する方向に為替が動けばマイナスのリスクですし、得する方向に動けばプラスのリスクです。

よく「為替リスク」という言葉が使われますが、私もそうですが、マイナスのイメージがありますよね。

やはり「リスク」という言葉にはマイナスの印象が強く根付いているのだと思います。

そのため、リスクのよい要素は最大化し、わるい要素は最小化することがリスク・マネジメントの基本です。

ということで、リスクにはマイナスもプラスもあるので、マイナスのリスクは最小化する努力をしてプラスのリスクに対しては最大化となる努力とする、ということになります。

リスクの対処法

リスクの対処法には、

• 回避
• 低減
• 保有
• 移転

があります。どれにするかはリーダーが状況を鑑みて判断することになります。

回避できるのが一番望ましいと思いますが、現実的にあまりないと思うので実際には低減策を考えて手を打っていくことになると思います。

どのような誤用があるのか？

例として、部門の経営計画数字に対しての進捗の場でのリスクの使い方です。 例えば、10億の計画に対して、実際に達成できそうなのが8億で、残りの2億をチャレンジな数字として積んでいるときです。 その2億を達成するためには、目に見えた案件はないのにも関わらず、「2億がリスクです」と言っているのです。

「それって、ほぼ間違いなく達成できないよな。リスクって言わないんじゃないのかな」

と思ってしまいます。いや待てよ、プラスのリスク、っていう意味で使ってるのかな？

参考図書

私もPM駆け出しの時代にはリスクについて結構本を読みました。

なかなかリスクマネジメントというのは難しいですよね。参考になった本を紹介します。

熊とワルツを リスクを愉しむプロジェクト管理 [ トム・デマルコ ]

図解入門ビジネス 最新リスクマネジメントがよーくわかる本［第2版］【電子書籍】[ 東京海上日動リスクコンサルティング株式会社 ]

エンジニアのためのリスクマネジメント入門 [ 田邉 一盛 ]

単なるKKDと意味のあるKKDの違い

KKDとは、

• 勘（K）
• 経験（K）
• 度胸（D）

の言葉からきています。

『あの人はKKDで仕事をするよなぁ』と年上の人のギャンブル的な仕事ぶりを揶揄するようなときに使われることが多い ですが、私は意味のあるKKDがあると思っています。

このKKDをきちんと分解すると、『経験』という単語が入っています。

私の解釈はこうです。

きちんとした経験（成功も失敗も）からくる勘を使って、度胸を持って判断する

です。

私は、システム開発のPMとして数々の修羅場をくぐってきました。ですので、システム開発の状況を少し聞いただけでいろいろなことが瞬時に思い浮かんできます。

• なぜそうなったのか
• プロジェクトメンバーはどのような心理になっているのか
• この先、このままでは何が起こるのか
• これを打ち取るには何をすべきか

このようなことは、実際に似たようなことをたくさん経験しているので、それに照らして瞬間的に頭に浮かんでくるものです。それを直感と読んだりもしますが、ヤマ勘ではありません。

なぜそう思ったのかを説明することができます。

つまり、きちんとした経験からくるKKDは有用であり、大切です。

これにはある程度のスキルの学びと実践での経験が必要となりますが、ひとたび身につくととても大きな武器になります。

そのようになったときには、自信を持って『KKD』で仕事をしてる、といってもいいでしょう。

*** 参考図書

カンの正体　「直勘力」で逆境に強くなる (知的発見!BOOKS)

右脳思考を鍛える―「観・感・勘」を実践！　究極のアイデアのつくり方

Gmailのショートカット設定

ここ最近のメールソフトの有力どころはOutlookとGmailです。

日本ビジネスメール協会の調査によると、Outlookが51%でGmailが38%です。この2つで約90%という2強時代ですね。

そんなGmailですが、Gmailはブラウザで使うことが多いので、ショートカットを使えるとは思ってない人もいますし、そもそも初期設定を変えないと使えるようになりません。

Gmailでのショートカットの設定方法を説明しておきましょう。

Gmailの画面の歯車のボタンを押してください。そうするとクイック設定の画面が出てきますが、さらに「すべての設定を表示」ボタンをクリックします。

　次のような画面が出てきますので、全般メニューを選択するとキーボードショートカットのOFF/ONの設定があります。初期設定ではOFFになっていますので、これをONにしましょう。

　また、キーボードショートカットというメニューがあります。それを選択するとショートカットの一覧が表示されるので、何の機能に何のショートカットが割りあたっているかを確認することができます。また、ここのキーボードを書き換えるとキーの割り当てを変えることができます。よほどのこだわりがない限りは初期設定のままでいいでしょう。

Gmailでショートカットを使えるようになると、より便利になります。おすすめです。

Gmail関係のおすすめ書籍

はじめてのGmail入門[第4版] (BASIC MASTER SERIES)

メールの超プロが教える　Gmail仕事術

仕事がデキる人たちがやっていること vol.20

私がこれまで見てきた「仕事がデキる人たち」。

ふと、

• その人たちがどのような仕事振りをしていたか
• どのような考え方をしていたのか
• どのような振る舞いをしていたのか

ということをまとめて見ようと思いました。

仕事がデキる人たちがやっていることシリーズ的に少しづつ書いていってみようと思います。 少しづつ書いていきますが、こちらのカテゴリでまとめておきますので、他の記事もよろしければご覧ください。

vekitomo-0.hatenablog.jp

何人もの仕事のデキる人たちを思い出しながらネタ出しをしていますが、 必ずしもその人たちの全員がやっているこではありません。人によってはやっていたり、やっていなかったりするものもあります。

ですが、ネタだしをしたものは、その人たちを思い出したときに強くイメージとして際立っていたものばかりです。

みなさんの参考になるものが少しでもあれば、と思います。

1.リーダーを仕事として捉えている

デキる人たちはポジションアップをしていったり、いわゆる、出生をしていったりしていきます。

そうすると自ずと、組織やチームを持つことに、上司やリーダーという立場になっていきます。

立場上、メンバーに無理を行ったり、提案や報告を却下したりすることが必要になってきます。 はっきりいって、嫌な仕事です。言われた方も嫌ですし、言う方も言う前から億劫な気持ちになってしまいます。

言わずに済むなら言わないでおきたいものです。でも、そうもいきません。

このような状況でデキる人たちはどうしていたかというと、リーダーという立場を仕事として捉えていました。

組織を動かすため、ビジネスを成功させるための仕事、だと。

元来、優しい人でそれなりのリーダーになっている人ほど、ある意味、自分をマインドセットしてリーダーとしてのポジションを仕事と割り切っている人が多かったです。

2.完璧を求めつつ、完璧を求めない

仕事は完成度が高いほどいいに決まっています。しかも、時間をかけずに短時間で完成度が高いほうがいいに決まっています。

完璧な仕事を求めずにいると、大衆に埋もれてしまいます。

しかし、いつもいつも完璧を求めていては無駄が生じてしまいます。

50点のアウトプットでいいのに、100点を目指す。これは無駄以外の何物でもありません。

力を入れるところは入れる。その一方で、力を入れなくていいところには入れない。

このようなバランスが必要なのでしょう。

3.弱みを消す努力をしている

強み弱みは誰しもあるものです。

弱みを伸ばすのではなく、強みを伸ばしていこう、とよく言われます。

私もそれはそうだと思います。

デキる人たちは、その中でも弱みを弱みと見えないくらいにする努力をしています。 まったくの苦手な分野でも、人並み、いや、人並み以下でも目立たないくらいのレベルにする努力です。

そうすると、弱みが少ない人間と見えて、強みがより一層と目立つようになります。

4.切り替えが早い

うまくいかなかったり失敗したりしたときに、怒られたり自分で反省したりします。そのようなときはとてもマイナスなメンタル状態になります。

ですが、いつまでも引きずらず、いつの間にか前向きになっています。切り替えが速いです。

生まれ持った切り替えの速さの人もいれば、自分の努力で切り替えを速くする人もいます。 どちらにせよ、切り替えが速いというのは、次へのステップに移るのが速いということです。

5.落ち込む時は落ち込む

とはいえ、ということなのですが、「落ち込むときは落ち込む」人も多かったです。

これは、自分が全身全霊をかけてきたものがうまくいかなかったときの心理状態なのでしょう。

でも、戻りますが、このような状態に陥っても切り替えは速い人が多かったです。

実はメールの失敗は大したことはない

日本ビジネスメール協会の興味深い調査結果について、以前のこちら↓の記事で書きました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

今回はその中からいくつかの結果から、

メールの失敗は実は大したことはないのではないか？

ということを書いてみたいと思います。

次のリストは調査結果からメールでの失敗に関する内容を抜粋したものです。

• 38.66%がメールの失敗を経験している
• 残業が多いと感じている人は失敗が多い
• 自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（54.67%）
• 自分の失敗を指摘されたことがある人は45.16%
• 72.48%が受け取ったメールに失敗を見つけたことがある
• 見つけた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.49%）
• 残業が多いと感じている人は相手の失敗に気付きやすい
• 相手の失敗を指摘したことがあるのは32%
  （出典：日本ビジネスメール協会　ビジネスメール実態調査2020）

どう思いましたでしょうか？

私は、『意外と大したことないな』と思いました。

もちろん、

• 送っては行けない内容を送ってしまった
• 誤送信してしまった
• 酔った勢いで上司にとんでもないメールを送ってしまった

といった、本当にイタい失敗をしたこともある人もいると思います。

ですが、調査結果によると失敗と思われている大部分は上記のような失敗です。

添付ファイルの付け忘れが自分自身の失敗の第1位です。私もあります。ですが、それを失敗とは全く感じたことはありません。添付を忘れたことくらい大したことはないでしょう。

逆に見つけた失敗の第1位は「誤字脱字」です。なんと度量の小さいことでしょう。 そんなのどうでもいいでしょう。

文字の最初と最後があっていれば、少々間違っていても文章は伝わります。こちらをご覧ください。

ちみなに、 わしたは ブグでロは こかまく チッェク しせいてまん。 ブグロを めちっゃ かてるいひと で、 こかまく じんぶで チすッェクる ひとも いでうすよるが、 わしたに おける ブグロは スマじキかん で かける なよいう ののもを かく、 とていしる ので みおなす じんかは あまり とまてっいせん。

内容はこちらの記事に書いてます。

vekitomo-0.hatenablog.jp

つまり、多少の誤字脱字なんで、大局的にはなんの問題もないのです。

私なんて、

XXさん
おつかれさまです。

と書こうと思ったと思われるメールに、

XXさん
おれさまです。

と書かれていて、ニヤッとほくそ笑んだものです。 「やられた」と思いました。いつか自分もやってやろうと思いながら、勇気がなく、いまだにできてません。笑

メールで失敗したと思われることの大部分は大したことないものです。

送信側の立場でも、受信側の立場でも、このような添付忘れや誤字脱字でメールの失敗と思わないような仕事をしたいですね。

ちなみに、私のメールの一番の失敗は、入社6年目くらいのときのことです。

お客様に送った見積もり資料に、自社のSEの単価や利益率などもろもろの試算の数字が入っているファイルを送ってしまったことです。

夜遅くにメールを送り、送った後に気づいて、翌朝、プロジェクトメンバーで早朝にお客様が出勤してくる前に出勤して、

「お願いです、何も言わず、メールを開かずこのメールを削除してください」

ということをやりました。

今では、笑い話としてネタとして話すことができますが、あのときは、本当に焦りましたし、プロジェクトメンバーにも迷惑をかけ、助けてもらいました。

メールの参考図書

メール文章力の基本　大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

テレワーク時代のメール術 評価される人は1通のメールで仕事が終わる

仕事の基本 正しいビジネスメールの書き方

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか　グーグルの個人・チームで成果を上げる方法

メールは使い方次第でプラスにもなるしマイナスにもなる

今やメールはビジネスでは切っても切り離せないツールとなっています。私自身も本当にそう思います。

ですが、このメールの使い方しだいでは自分の首を締めてしまうこともあります。

メールが多くて残業時間が多くなってしまう、とか、多くのメールを処理して仕事をした気になってしまっている、といったケースがあります。

私は、

• メールは重要なツールではあるが、メールの時間は最小限にすべき

と考えています。

面白い調査結果があります。「日本ビジネスメール協会」というところのが毎年調査している結果です。

businessmail.or.jp

上のリンクのトップページに2020年度の調査結果の抜粋がありますが、私が面白いと思ったものをそこから更に下に抜粋しました。

• 仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）
• 仕事で使用しているメールソフトは「Outlook（Office 365を含む）」（50.52%）と「Gmail（G Suiteを含む）」（38.40%）の二強時代に
• 1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」
• 残業が多いと感じている人ほど受信数が多い
• 仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（51.16%）が最多
• 半数がメールのデスクトップ通知をONに
• 残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い
• 返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」（52.07%）が最多
• 残業が多いと感じる人ほど全ての項目で高い値を示す
• メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒。1日66分メールを読んでいる
• メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒。1日82分57秒メールを書いている
• 残業が多いと感じる人ほどメールに不安を抱く傾向がある
• 見つけた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.49%）
• メールを受け取り、不快に感じたことがあるのは41.24%
• 不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（45.16%）
• メールが上手いと感じた特徴の第1位は「文章が簡潔で分かりやすい」（77.18%）
• ビジネスメールの社員研修がある人は9.60%
  
  （出典：日本ビジネスメール協会　ビジネスメール実態調査2020）

これから何回かに渡って、これらの抜粋したものについて、私視点での記事を書いていきたいと思います。

メールをきちんとさばけるようになると、仕事の効率も格段にあがります。メールに忙殺されていると、時間だけは過ぎますが、仕事の成果は時間に比例してはあがりません。

私がずっと試行錯誤してきて実感として感じています。

参考図書

メールもテクニックです。いろいろ読んで学んで身につけていきましょう。

メール文章力の基本　大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

テレワーク時代のメール術 評価される人は1通のメールで仕事が終わる

仕事の基本 正しいビジネスメールの書き方

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか　グーグルの個人・チームで成果を上げる方法

プロジェクト管理ツールの決定版！！ を目指した管理ツールをリリースしました

今回は、私がPMコンサルとして監修したプロジェクト管理ツールがリリースされましたので、その話をしたいと思います。

私はプロジェクトマネージャーとして、大炎上のプロジェクト経験が多く、というよりむしろ大炎上プロジェクトばかりを渡り歩いて来ました。

そして、常に悩むのがプロジェクト管理をどんなツールを使って行うか、でした。WBS、課題管理、進捗管理など、一般的なツールを使ったり、社内に転がっていたExcelベースのツールを使ったり、プロジェクトで代々受け継がれてきたツールを使ったりしてきました。

結果として感じていたのは、どのツールも

帯に短し襷（たすき）に長し

でした。

超有名なWBS作成ツールなどは、これでもか、というほどの多彩な機能を装備していましたが、それらの機能を使い切ることはできず、最低限の機能のみしか使いませんでした。しかも、多くの機能があるので使い方ガイドを見ることすら大変で、結局は、機能の1/100くらいしか使ってないのでは、という感じでした。

ということで、こんなプロジェクト管理ツールがほしいなぁ、というプロジェクト管理ツールの監修をさせていただき、12/1にClaudio社からリリースされました。

www.claudio-project-plus.com

私が現場でプロジェクト管理ツールとして試行錯誤してきた、

• こんな機能があればいいな
• こんな使い勝手であればいいな

というものを盛り込みました。

Webで動くのでリモートワーク対応してますし、Excelライクに操作をすることができます。

何よりも、自分が使いたい機能、使い勝手で作ってもらったので、当たり前ですが、おすすめです！

プロジェクト現場での苦労を盛り込んだので、多くの人にも気に入っていただけると思います。

まずは無料で試用できますので、お試しください。

今回は基本機能でリリースしていますが、さらに機能拡張していきます！

プロジェクト管理の推薦図書

外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント

みずほ銀行システム統合、苦闘の19年史 史上最大のITプロジェクト「3度目の正直」

外資系コンサルが教える難題を解決する12ステップ プロジェクトリーダーの教科書

予定通り進まないプロジェクトの進め方

仕事がデキる人たちがやっていること vol.19

私がこれまで見てきた「仕事がデキる人たち」。

ふと、

• その人たちがどのような仕事振りをしていたか
• どのような考え方をしていたのか
• どのような振る舞いをしていたのか

ということをまとめて見ようと思いました。

仕事がデキる人たちがやっていることシリーズ的に少しづつ書いていってみようと思います。 少しづつ書いていきますが、こちらのカテゴリでまとめておきますので、他の記事もよろしければご覧ください。

vekitomo-0.hatenablog.jp

何人もの仕事のデキる人たちを思い出しながらネタ出しをしていますが、 必ずしもその人たちの全員がやっているこではありません。人によってはやっていたり、やっていなかったりするものもあります。

ですが、ネタだしをしたものは、その人たちを思い出したときに強くイメージとして際立っていたものばかりです。

みなさんの参考になるものが少しでもあれば、と思います。

1.あるべき姿から考える

現時点の状況からできることを考えると、あれができない、これはできない、という思考回路になります。 いろいろな制約条件があったり、目に見えて明らかに困難なことが頭の中に浮かび上がるからです。

ですが、デキる人たちは違いました。

どうあるべきか、から考え始めてるのです。

どうあるべきか、というゴールを描き、それに向けてやらなければいけないことを逆算して考えます。

そうすると、制約条件や困難なことは、打ち破るべきこととして捉えるのです。

できないと諦めるのか、打ち破るべきこととして進むのか、大きな差を生み出します。

2.自分の失敗談を語る

全員が全員とは言いませんが、デキる人たちの多くは、自分の失敗談を語る人が多かったです。

これは意図して語ってる人はあまりいなかったように思えますが、すごいと思われてる人が失敗談を語ると、自分でもできるんじゃないか、という気持ちを持てたり、親近感を持てたりします。

そうすると、結果的にチーム力も上がってきます。

3.スキマ時間を使う準備をしている

端から見ているととても忙しそうに見える人でも、すごい人達はそれでも勉強をしていたりしていました。 エグゼクティブと呼ばれる人たちの殆どは、どこにそんな時間があるの？と思える状況でも本を読んでいたり、自己研鑽に努めていました。

よくよく見ていると、かばんの中に常に本を入れていたり、常に読むニュースをブックマークしていたり、ちょっとした移動時間でメモを見直したりと、それぞれにいろいろな工夫をしていました。

１日２４時間という上限はありますが、もっともっと切り詰めて効率的に使える余地はあるでしょう。

4.いざ、という時のために準備をしている

例えば英語です。

英語は必要だ、と学生時代から勉強はしてきたものの、いざ会社に入ってすぐに必要になったり、常に必要になったりする人はあまりいません。

ですが、いずれ必要になる可能性があります。また、役職が上がるために必要なケースもあります。

そういった、いつ来るかわからない事態のために勉強をしていたりする人が多かったです。

昔プロジェクトで一緒になったある先輩は、そのプロジェクトでは英語は不要でしたが、毎朝４時に起きて英語の勉強をしていました。

いやー、すごいな、と思ってました。

5.人の悪口を言わない

これは割と共通項かもしれないです。トップオブトップの。

もちろん、自分の気持の中ではいろいろな気持ちがあるでしょうけど、口にはネガティブなことは出さない人が多かったです。逆に、ポジティブな言葉が多かったです。

これは、２つの効能があると思います。

ひとつは、人の悪口を言わないので、多くの人がついてきます。本人がいないところでその人の悪口を言うような人は、自分がいないところで自分の悪口をいっているだろう、と思ってしまいます。そんな人にはついていきたくないですよね。

もうひとつは、前向きな発言が多ければ、必然的にチーム全体も前向きになるものです。そうすると、ネガティブで後ろ向きなチームと比べると、格段の差が出てくることは明らかです。