メールは使い方次第でプラスにもなるしマイナスにもなる

今やメールはビジネスでは切っても切り離せないツールとなっています。私自身も本当にそう思います。

ですが、このメールの使い方しだいでは自分の首を締めてしまうこともあります。

メールが多くて残業時間が多くなってしまう、とか、多くのメールを処理して仕事をした気になってしまっている、といったケースがあります。

私は、

メールは重要なツールではあるが、メールの時間は最小限にすべき

と考えています。

面白い調査結果があります。「日本ビジネスメール協会」というところのが毎年調査している結果です。

businessmail.or.jp

上のリンクのトップページに2020年度の調査結果の抜粋がありますが、私が面白いと思ったものをそこから更に下に抜粋しました。

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）

仕事で使用しているメールソフトは「Outlook（Office 365を含む）」（50.52%）と「Gmail（G Suiteを含む）」（38.40%）の二強時代に

1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」

残業が多いと感じている人ほど受信数が多い

仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（51.16%）が最多

半数がメールのデスクトップ通知をONに

残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い

返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」（52.07%）が最多

残業が多いと感じる人ほど全ての項目で高い値を示す

メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒。1日66分メールを読んでいる

メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒。1日82分57秒メールを書いている

残業が多いと感じる人ほどメールに不安を抱く傾向がある

見つけた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.49%）

メールを受け取り、不快に感じたことがあるのは41.24%

不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（45.16%）

メールが上手いと感じた特徴の第1位は「文章が簡潔で分かりやすい」（77.18%）

ビジネスメールの社員研修がある人は9.60%

（出典：日本ビジネスメール協会　ビジネスメール実態調査2020）