Excelショートカットテクニックのベスト3!
Excelはたくさんのショートカットやテクニックがあります。 それだけでたくさんの本が出ていますので、想像に易しだと思います。
今回はその中でも特に便利な3つのショートカットを紹介します。
私の中でのベスト3です。
この3つを使うだけでもかなりのExcelスピードアップになると思います。
【No.1】 [Ctrl+1]で「セルの書式設定」一発起動
Excelで「セルの書式設定」という機能を使ったことがない人はいないでしょう。本当によく使う機能だと思います。Excelは文字のフォント設定だけでなく、文字の表示形式やセルの罫、背景色など多くの設定をすることができるので、それだけ「セルの書式設定」といった作業も多くなります。
これは本当に便利です。[Ctrl]+[1]を押してみてください。セルの書式設定のウィンドウが一瞬で表示されます。このショートカットを知らないと右クリックのメニュー表示から「セルの書式設定」を選ぶので3秒かかってしまいます。
ショートカットとマウスとの差は3秒ですが、このテクニックは本当に何回も何回も実行するものなので積み重ねで時間効果を得られるテクニックです。また、使ってみると感じますが、本当に便利なので、気持ち的にも得した気分になります。すっと一瞬でセルの書式設定が出てくるので気持ちよくさえもあります。
このテクニックはExcelでは習得必須です。
右クリック以外メニューを使わないときは、図のようにホームメニューの書式からたどっていけますが、これは更に面倒くさい作業となります。
また、このように使う頻度が高いショートカットは、もし知っていなかったとしてもマウスカーソルを当ててショートカットが割り当てられてないかを確認することができます。図のようにリボンを辿って表示される「セルの書式設定」にマウスカーソルを当てると(Ctrl+1)というショートカットキーが表示されるのでショートカットが割あたっていることがわかります。これが一番速いショートカットキーの探し方ですので、このテクニックも身に染み込ませておきましょう。
この書式設定のショートカットテクニックはExcelの習得必須No.1のテクニックです。
【No.2】 [F4]で直前の作業を何度も繰り返す
さて次はExcelの習得必須テクニックのNo.2の[F4]機能です。 [F4]は、ひとつ前の操作を繰り返す、という機能です。何度も同じ作業を繰り返すときに大活躍するキーです。 Excelでは何度も同じ作業を繰り返す、ということがよくあります。これは文字や数字をセルごとに入力するので、フォントの変更やセルの背景色の変更など、同じ設定変更作業をいくつものセルに実行するからです。
例えば、文字を太字(Bold)にするときもひとつのセルだけではなく、複数のセルで変更を行うことがあります。
[F4]の機能をサンプル事例で紹介しましょう。
図のように店舗の売上が一覧表示されている表があります。この店舗一覧の中から、年間売上が4000万円を超えている店舗の年間売上のセルを黄色にする、という作業をします。まず、品川店舗が約6000万円なのでメニューからセルを黄色に変更します。その次は新宿が超えています、そして、調布、横浜の店舗も超えています。これらのセルを黄色にするときに、毎回、メニューから黄色にするのではなく、[F4]を押せばセルを黄色に変更した作業を繰り返し実行されます。
何個も何個もセルの背景色を変更する、という作業を行ったことがある人は多いと思います。何度も何度もマウスでメニューから背景色を変更するのではなく、[F4]を連打しましょう。驚くほど作業効率が上がります。
セルの色だけでなく、フォントを変えるとか、罫線を引くなどといった作業も頻繁に行います。これらの作業も[F4]を押すことで繰り返すことができます。
この[F4]機能は、他の操作を行うと無効になってしまいます。例えば、セルを黄色にして[F4]で他のセルも黄色にしているときに、あるセルの文字のフォントをBoldにします。そうすると、その後からはBoldにするという機能が[F4]で実行されます。
【No.3】 [F2]でセルを瞬時に編集モードにする
3つ目の習得必須のExcelテクが[F2]です。セルを編集するときに役立つテクニックです。
セルに新規に文字を入力したり、入力済みのセルを修正したり、追加で文字を入力したりすると思います。そのときに、そのセルでダブルクリックをして編集モードにするのがよく実行されるパターンです。もしくは、上の方にある入力バーにマウスカーソルと当てて入力モードにしたりすると思います。どちらもマウスを使った操作です。
そんなときに[F2]をポチっと押してみましょう。その瞬間に編集モードになります。
また、編集モードになったときは、カーソルはその文字列の最後にあります。文字列の最後に追加で文字を入力するときはそのままでいいですが、先頭の方に文字を入力したいときもあります。そのときは、[Home]ボタンを押しましょう。そうすると、文字列の先頭にカーソルが移動するので、そのまま作業をすることができるようになります。
[F2]には、もうひとつ便利な使い方があります。それは数式が入力されているセルで使うときです。数式が入力されているセルで[F2]を押すと、その数式が参照しているセルが色のついた枠線で表示されます。数式が間違っていて結果に誤りがあることがあるので、そのときには[F2]を押して数式の参照先をすぐに確認することが出来ます。
下の表では、売価と合計の欄を数式で計算するようにしています。
ここで、数式のセルを選択して[F2]を押すと、その数式自体が表示されると同時に、参照しているセルに色がついてハイライトされます。
数式を使っていたりしていると、計算が合わなくなってくることがあり、数式が正しいか、と確認することがよくあります。そのときは、[F2]をおせば図のように色で参照先が示されるので、確認も簡単になります。とても便利なのでぜひ使ってください。
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パワーポイントで画面キャプチャーを一発で取得するワザ
PowerPointで資料を作っていると、画面キャプチャーを入れることがよくあると思います。そして、そのほとんどの場合、画面全体を使いたいのではなく、画面の一部分のみが欲しいのです。
そのとき、よくやる方法はPrint Screenで画面全体のキャプチャーを取り、それをWindowsのペイントに貼り、そこから欲しい部分を切り取る、そして、PowerPointにペーストする、という作業をします。
この手順を書いているだけでも面倒ですので、資料作成のときに何回も何回もこの作業をしてしまうと、かなりの時間ロストなってしまいます。そこで、画面の欲しい部分だけを一発で取得する方法があります。
挿入メニューのところにとても便利な機能が眠っています。挿入メニューを押し、スクリーンショットを選択すると、図のようなメニュー表示になります。この一番下に「画面の領域」というメニューが出ているのでこれをクリックします。
すると、キャプチャーを取りたいブラウザの画面領域が白っぽくなり、範囲を選択できるようになります。ここでキャプチャーを取得したい範囲をマウスで選択しましょう。たったこれだけで、使いたい部分だけのキャプチャーがPowerPointにそのままペーストできます。
この機能はかなり便利です。そして、かなりの頻度で使うので、クイックアクセスツールバーにアイコンをセットしておきましょう。そうすれば、いちいち挿入メニューから選ばずに、ワンクリックで実行することができます。画面の領域というメニューのところで右クリックを押すとアクセスツールバーに追加、というメニューが出てくるのでそこをクリックすればいいです。
なお、この機能は最後にアクティブにしていた画面をキャプチャーするので、画面キャプチャーを取得した画面を一度開いてからパワーポイントに戻るようにしておきましょう。
パワポイントの書式コピー作業を9割削減するワザ
PowerPointのオブジェクトのコピペも面倒くさいですが、同じくらい面倒くさい作業が書式のコピペです。
オブジェクトの中に書いた文字のフォントやサイズ、また、オブジェクトの背景、枠線の色や太さなどをコピペすることがたくさんあります。
最初からバシッと、オブジェクトの色や文字のフォントが決まればそのような作業の必要はありませんが、PowerPointの場合、資料作成が進むにつれてオブジェクトが増えてきて、サイズのバランスが変わってきたり、メッセージに合わせて色を変更したり、オブジェクトの枠線の太さを変えたりという作業が発生してしまいます。そして、そのような作業は資料作成の終盤に発生することが多いです。つまり、たくさんのオブジェクトを作りきった後に書式変更の作業をしなければいけないということです。
書式コピーの便利なテクニックを知らないと、フォントサイズのコピペ、背景のコピペ、枠線のコピペなど、膨大な作業量になります。そして、膨大な作業量になるので、最後にはあきらめてしまう、ということになり、最後の資料の仕上げをしきれずに統一感のない資料となってしまう、ということがあります。
そういった書式コピーに使えるテクニックが「ハケ」です。ハケはホームタブの左側にあるアイコンで、書式だけをコピペする機能です。使い方は、コピーしたいオブジェクトを選択して、ハケのアイコンをクリックするとそのオブジェクトの書式がすべてコピーされます。そして、その書式を反映させたいオブジェクトをクリックすれば、書式まるごとがペーストされます。文字のフォント、色、大きさからオブジェクトの背景、先の太さと色まですべての書式がコピペされます。
本当に便利な機能ですが、普通につかうとこのコピペは一回分しか覚えていません。一回ペーストすると通常モードに戻ってしまいます。ですので、2個目のオブジェクトにコピペしたいときは、もう一度ハケをクリックする必要があります。というようにコピペの度にハケをクリックするのは面倒くさいですよね。そのようなときは、ハケのアイコンをダブルクリックしてください。そうすると、コピーした書式を何個でもペーストできるようになります。コピペを終わらせたいときはEscキーでコピペモードをキャンセルできます。
また、書式のコピーはキーボードのショートカットもあります。[Shift]+[Ctrl]+[V]で実行できます。ですが、PowerPointを使っているときはマウスでオブジェクトを操作することが多く、書式のコピペをするときもオブジェクトをマウスで選択する、という作業が発生するので、キーボードのショートカットよりもハケのテクニックの方がマウスのままで実行できるので便利です。
もちろんキーボードでの操作の方が速いときもあるので、どちらのテクニックも使えるようになっておくとより便利になるでしょう。
なぜプロジェクトはトラブってしまうのか? ~永遠の課題?
私は2002年からシステム開発の世界で仕事をしてきましたが、その当時からいままでずっとどこかしらでトラブルプロジェクトが起きていました。 それは別に自分の身の回りだけで起きていたわけでなく、業界を見回してもずっとどこかしらでトラブルプロジェクトは起きていました。
また、この業界には「デスマーチ」という名著があるくらいですので、やはりトラブルプロジェクトはいつの時代もある、ということなのでしょう。
トラブルプロジェクトは、なくならないものなのでしょうか?
おそらく、これから未来もトラブルプロジェクトはなくならないでしょう。
トラブルが大きくなり炎上してしまうと、いわゆる火消しPMがやってきます。 その火消しPMはだいたいの炎上は鎮火させてしまいます。いわゆる、スゴ腕PMです。
そのようなPM達を見ていると、このような人が最初からプロジェクトをやっていれば炎上しないんだろうなぁ、と思ってしまいます。
「じゃあ、その人達が重要プロジェクトをやればいいのでは?」と思うでしょうけど、だいたいどこの会社・組織もそのような人たちはどこかの炎上プロジェクトに入っていて、トラブってもないプロジェクトにアサインされることはほとんどありません。
一方で、炎上させてしまったPM達は、その後もどこかのプロジェクトのPMをやっていたりしますが、そのPMの実力値を超えたプロジェクトを任された途端にまた火がくすぶってしまいます。
『つまり、トラブルかどうかはPM次第だ!』と結論づけてしまうのも何とも雑ですので、なぜプロジェクトはトラブるのか、トラブらせないためにはどうすればいいのか、ということを今回は書いてみようと思います。
今回は、大きく2つの視点で考えます。大小問わず、トラブらないためのテクニックを上げると100個以上はすぐに出てきますが、文字数があっという間に溢れてしまうので、2つの大きなポイントに集約して書いていきます。
見積り通りに計画を立てるからトラブル
見積もったコストとスケジュールを下回って終わるプロジェクトはほとんどありません。成功したプロジェクトでせいぜい見積り通りで完了します。ちょっと規模が大きくなったり、難易度が上がったプロジェクトでは、9割以上のプロジェクトはコストやスケジュールが超過してしまいます。
なぜでしょう。
答えは簡単です。見積り通りに計画を立てるからなのです。
「ん?何を言っていのだろう?」と思ったかもしれません。「そりゃ、見積どおりに計画立てるだろう」と。
実は、見積りからプロジェクト計画を立てるとところに最初の大きな落とし穴が潜んでいるのです。
例えば、システム開発の見積りして、20人で2年かかる見積りとなったとします。工数としては240人月で、期間は2年という見積りです。そして、その見積りに沿って計画を立てます。
ここで、ほとんどのプロジェクトは20人で2年かかる計画を立ててしまうのです。
そして、見積りモレや見積りミス、想定作業のモレなどが大体あるので、それが発覚した瞬間にコストとスケジュールのどちらも計画内に収まらなくなってしまうのです。
そうならないために、コストバッファーとスケジュールバッファーを最初に確保しておかなければいけません。
当たり前に聞こえる話ですが、実際のプロジェクトの計画立案のときには、この当たり前ができていないのがたくさんあるのです。
その当たり前ができていない理由もあります。
ほとんどのプロジェクトの場合、開発チームや開発会社ごとに見積りを行い、それらを集約してプロジェクト全体の見積りになります。とすると、見積りをしたチームや会社に対して、見積りよりも少ない工数とスケジュールで計画を立てさせなければいけない、ということになり、当然、反発を食らってしまうのです。その反発に負けてしまい、見積り通りの計画を立ててしまうことになるのです。
じゃあ、プロジェクト全体でバッファーも含めて見積りをしておけばいい、と思いますが、プロジェクトの見積りは提示してから契約に至るまでの間にコストダウンという名のもとに見積りが削られていくのが常です。ですので、なかなかバッファーを持たせた見積りをできることはありません。できたらラッキーくらいに思っておくといいでしょう。
つまり、最初のプロジェクト計画の段階で、いかにコストとスケジュールにバッファーを持たせた計画が立てられるか、がポイントです。
想定外を想定内にしていなからトラブル
トラブったときもそうだし、コストやスケジュールが超過したときもそうであるが、プロジェクトがコケたときによく聞く言葉があります。
「 想定外のことがおきました」
いや、そんなの当たり前でしょ、と思います。 すべてのことが想定できて、想定通りに進むプロジェクトなんていうものは存在しません。
では、どうするのか、というと、禅問答のようになってしまいますが、
「 想定外のことが起きるということを想定しておく」
ことです。
そして、想定外が起きたときには「ほら、きた!」と言わんばかりに、即座に手を打ちましょう。
次の図を使って少し説明しましょう。
PMBOKの知識エリアごとに、状況をシグナルで示したものです。左から右に時間軸が進んでいく、というイメージでご覧ください。
プロジェクトの状況は刻々と変動するものです。
プロジェクトの立ち上げ当初はオールグリーンの健全は状況で進んでいますが、プロジェクト進むにつれて、品質やコスト、スケジュールなどで少し状況が芳しくなくなってきます。このときに、これらをグリーン戻せばまた健全な状態に戻ります。
このイエローシグナルになったときに放置していたり、きちんと対処しきっていなかったりすると、次第にイエローが増えてきて、レッドも増えてきて、最終的には真っ赤な炎上プロジェクトとなってしまいます。
そして、その理由が「想定外のことが起きました」となることが多いのです。
想定外のことは起きます。間違いなく起きます。まず、そう思っておくことで想定外のことが起きたときに焦らなくなります。まあ、ちょっとびっくりすることはありますけど。
実は、この心持ちが重要なのです。このように構えておけば、打ち手のための初動が速くなります。火がつく前の煙のときに消しておけば火はつきません。
『困難は背中を見せると大きくなる 向かっていくと小さくなる』
この繰り返しができるかどうかが、プロジェクトがトラブるかどうかの分かれ道です。
プロジェクト管理ツールを監修しました
私は、長年、数多くのトラブルプロジェクトを経験してきました。どのプロジェクトのときもそうでしたが、WBSや課題管理などにどのツールを使おうか、といつも悩んでました。
重厚長大すぎるツールや、帯に短し襷に長しといったツールもありました。
ちょうどいいプロジェクト管理ツール、というものがなかったので、今回プロジェクト管理ツールを作りました。作りました、といっても私がプログラミングしたわけではありませんが、PMコンサルとして活動している中でツール要件や仕様を決めてきました。
今後、機能拡張はしていきますが、プロジェクトで最重要のWBSや課題管理といったコアな機能からリリースしています。
まずはお試しで使えますので、よろしければちょっといじってみてもらえればと思います。
以前の記事に、プロジェクト管理で絶対におさえるべき3つの管理ということを書いていますので、こちらも読んでみていただければと思います。
参考書籍
トラブらないようにするためにはどうすればいいか、トラブってしまったらどうすればいいか、など、自分で経験する前に、まずは歴史上の経験から擬似的に学んでおいた方がいいです。
本を読めばトラブらないわけではないですが、とても多くのヒントを得ることができますので、ぜひ読んでおいた方がいいと思います。
私が読んできた本を以下に紹介します。
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パワポテクニック オブジェクトコピー編
Excelは表形式で使えることと数式が使えることがメリットですが、PowerPointのメリットはオブジェクト(図)が使いやすいというところがメリットだと思います。ですので、PowerPointを使うということはオブジェクト操作をたくさんする、ということです。
PowerPointでは、多くの種類の図形や吹き出しなどがあり、それらをオブジェクトと呼びます。資料を作るときは、このオブジェクトをたくさん使います。そして、たくさん使うので一度作成したオブジェクトをコピーして流用することが多くあります。
例えば、ある作業の手順を図を用いて書くとき、矢印や説明のボックスのオブジェクトをひとつ作って、それをコピペして同じものを何個も作っていきます。
そして、このようにコピペして使うときにポイントが、図は、縦横の位置が揃っているのがきれいなので、縦や横の位置を揃えてコピペしたい、というところです。
ですが、[Ctrl]+[C]でコピーして[Ctrl]+[V]でペーストをすると、元のオブジェクトの右斜め下にコピーされてしまいます。
そうすると、その後に縦/横をあわせるという作業が発生してしまいます。
この位置調整の作業がムダな作業時間となります。一発でタテヨコが揃えばいいですが、微妙にずれてしまうこともあります。また、1,2個程度であれば、手間とはいえ、たいしたことありませんが、オブジェクトをたくさんコピーするようなときには、とても大きな時間ロスとなってしまいます。
ここで、キーボードとマウスを使ったコピペのテクニックが活躍します。
[Ctrl ]+ [Shift]を押しながら、マウスの左クリックを押しながらオブジェクトを移動させてみてください。すると、選択したオブジェクトが垂直方向、もしくは水平方向にスライドしてコピーされます。
このテクニックを使うと、コピーした後に位置を修正する作業が必要がありません。
少し機能を分解して説明します。
まず、[Ctrl]キーを押しながらマウスでドラッグ&ドロップをすると、これはオブジェクトをコピー&ペースとする機能になります。この場合は、垂直・水平方向ではなく自由な場所にコピーすることができます。
そして、[Shift]キーを押しながらオブジェクトをマウスでドラッグ&ドロップすると、選択したオブジェクトを垂直・水平方向に移動させることができます。
このふたつの組み合わせて、[Ctrl]+[Shift]とマウスのドラッグ&ドロップでオブジェクトを垂直・水平方向へのコピー&ペーストする機能になります。
この機能はとても便利なので知らない人を見るたびにすぐに教えています。みんな「え、目からウロコです。超便利ですね」といってすぐに使い始めています。
PowerPointのイチオシテクニックです。これを知っているかどうかで作業時間が格段に変わります。
また、これは複数のオブジェクトで同時に実行できます。例えば、図のようなフローを書いた後に、全てを選択して、[Ctrl]+[Shift]とマウスのドラッグ&ドロップをすると選択した全てのオブジェクトが垂直・水平方向にコピーできます。
オブジェクトが多くなればなるほど効果が大きなテクニックです。
ぜひお試しあれ。
パソコンテクニック参考図書
英検3級 2次試験 面接対策
子供が英検3級の1次試験をパスして、今度、2次の面接ということになったので、過去問をざっと見て傾向がつかめたので子供の追い込み学習用にパワポにまとめました。
せっかくまとめたので、ブログでシェアしようと思います。 はてなブログでファイルのアップロードがちょっとだけ手間なので、パワポを画像で添付しました。画像をダウンロードして印刷しても問題なく読めると思います。
私の分析結果からすると、センテンス、図、フリー質問のそれぞれ、構造やパターンがありました。 それを理解して、そこに頻出するパターンを中心に学習するのが良さそうです。
というのも、英検の勉強は1次の結果が出るまで2次の学習をすることがあまりなく、1次の合格が出てから面接まで2週間くらいなので、傾向をつかんでそれに絞った対策をすれば良いと思います。
私は専門家ではないのでわかりませんが、2次面接の合格率は90%程度のようです。
ということは、傾向を捉えて対策をしていればかなりの確立で受かるのではないか、と思います。
テストが始まるまでの流れ
まずは、部屋に入ってからテストが始まるまでの流れです。
ここで、"I"はIntervierで面接官の略、"H"は子供のイニシャル文字なので、受験生と思ってください。
まず最初は、挨拶をして、自分の受験票を渡します。そして、お互いに自己紹介をしてからテストに進みます。
一応、これは3級のテストだけどOK?と聞かれますが、Yes/OKと返しておけばいいでしょう。
センテンスと絵の構成
まず、最初に文章と絵が書かれたカードが渡されます。 そして、それを黙読で20秒で読んで、その次に 「声に出して読んでください」と言われます。
まず、この文章は、過去問を見た限り、4つのパートで構成されています。
まずは、タイトル。そして、タイトルを補足する本文の一文目です。そして、そのあとに、2つのセンテンスが続く、という構成です。これを理解しておくとだいぶ楽だと思います。
そして、声に出して読んでください、という流れになります。
もぞもぞせずに、はっきりと読むといいでしょう。分からない単語は、わからないなりにローマ字読みとかで音にすればいいでしょう。
音読が終わると、質問に入ります。このカードでの質問は3つです。
ひとつは、センテンス/文章に関する質問。そして、残りのふたつは絵からの質問です。
まず、センテンスからの質問ですが、文は2つの文しかないので、そのどちらからしか質問をされません。 そして、回答は、その文章に書いてあるのを読みながら答えればいいです。
ケースとしては、Whyで聞かれて、Becauseの後に、本文に書かれている文章を読む、といった具合です。
次に絵に関する質問が2つあります。
よくあるケースとしては、
- 人の頭から吹き出しが出ているときは、「その人が何をしようとしているか」といったことが聞かれます。吹き出しが出ているときは、かなりの確立で質問がくると思っていいでしょう。
- つぎに、数を問う問題です。椅子の数や牛の数など、数についての質問があります
- もう一つのケースは、モノの場所です。バッグがどこにあるか、とかドリンクがどこにあるか、といった質問があります。
絵を見たときに、ある程度、予測できておくと気持ちが楽になるでしょう。
カードに関する質問はここで終わりです。カードを裏返してください、と言われるでしょう。
自分のことについての質問1
そして、次は、自分のことについて2つ質問がされます。
まず、ひとつ目の質問は、WhatやHowを使った質問です。 そこに、文法として過去形とbe動詞+going+toやbe動詞+planning+toを組み合わせたものです。
回答のポイントは、過去形で聞かれたことに対しては過去形で答えること。そして、be動詞+going+toやbe動詞+planning+toで聞かれたことについては、be動詞+going+toやbe動詞+planning+toを使って答えることです。
回答の内容自体はなんでも構いません。上記の文法を押さえて回答すればOKです。
自分のことについての質問2
そして、自分のことに関するふたつ目の質問です。
この質問では、まずYes / Noで答える質問がきます。 そして、そのYesかNoかによって、次の質問がきます。
まずのポイントは、最初の回答は、YesかNoだけにしておきましょう。ここでは、その理由などの情報は言わなくていいです。むしろ、言わないほうがいいです。
そして、Yesであれが、Please tell me more. もうちょっと教えて、といった質問がきます。
Noのときは、また別の質問がきます。このNoのときの質問ですが、過去問からの私の分析によると、先ほどの質問1と同様の質問が来るケースが多いです。もともとの流れの延長の質問もあれば、まったく話が飛ぶケースもありますが、パターンとしては質問1と同じケースです。つまり、時制や文法を意識して答えることに集中するのがいいと思います。回答内容がトンチンカンであったとしても、質問の文法に沿って回答すれば問題ないでしょう。
質問でよく出てくるパターン
最後に、質問でよく出てくる文法のパターンです。過去問からだと、8~9割の質問はこのパターンの文法が使われていました。
試験対策の最後の最後は、ここに絞ってもいいのでは、と思います。
2次面接の合格率が9割程度ということを考えると、質問で使われて文法を使って回答をすれば、かなりの確立で合格するのではないかと思います。
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パワポのオブジェクトはShiftやCtrlを使うと綺麗に挿入できる
今回は、PowerPointでオブジェクトを使うときのちょっとしたテクニックを紹介します。
正方形やまん丸を作りたいときは[Shift]を使おう
四角形のオブジェクトを使って正方形を描いたり、丸のオブジェクトを使って正円を描くのは結構難しいですよね。目で見て正方形やまん丸と思っても微妙に縦横のサイズが違ったりします。こんなときには[Shift]を使ってみましょう。そうすると綺麗な正方形や正円を描くことができます。
これは正三角形や正五角形にも使えます。それ以外にもハートなども綺麗なバランスで描くことができます。
オブジェクトのサイズ変更は[Shift]/[Ctrl]を使おう
オブジェクトのサイズが最初の一発目から決まることはありません。資料を仕上がっていく中でオブジェクトの数が増えたりするので、ページ全体のバランスを見ながらサイズ調整をしていきます。 このオブジェクトのサイズ変更のときにやりたいことのほとんどケースは、
- オブジェクトの縦と横の比率を変えないままサイズを変える
- いまある位置を変えずにサイズを変更する
です。
単にマウスだけでオブジェクトのサイズ変更をすると、自由に形が変えられるため縦横比が変わってしまったりします。こういったことにならないようにしたいときは、[Shift]キーや[Ctrl]キーを使えば簡単にオブジェクトのサイズ変更ができます。
まず、[Shift]を押しながらのオブジェクトサイズの変更をすると、オブジェクトが縦横比を維持しながらサイズ変更されます。このとき、オブジェクトはマウスでドラッグした頂点の反対の頂点の位置を固定した状態でサイズ変更されます。
次に、先ほどの操作にCtrlを加えます。そうすると、今度はオブジェクトの中心点が固定されたまま縦横比を維持してサイズ変更できます。
これらのテクニックを使えば、サイズ変更をしたあとに位置を調整するという作業がいらなくなります。
図解思考のすすめ ~仕事で一歩抜けるために
今回は、思考のテクニックとして、図をつかった仕事について書きます。
図を使った仕事をすると、コミュニケーションがとてもスムーズになります。それだけでなく、図解の思考回路ができると資料作成も速くなります。それだけでなく、情報整理などのにも効果的です。
ノートを取るときも図を使うといいですし、会議でホワイトボードを使って議論するときも図を書きながら進めると効率的に進めることができます。
資料作成も速くなりますし、何よりもわかりやすい資料をつくれるようになります。わかりやすい資料を作っていれば、おのずと上司や周りからの評価も上がっていきます。
図を使った仕事ができるようになると、あっという間に仕事のスピードはあがり、スピードだけでなく仕事の質も高くなるので、周りと比べても差がついてくるようになるでしょう。
ぜひチャレンジしてみてください。
図解とは単なるお絵かきではない ~図解は成長につながる
ビジネス文書における図解は、単なる絵を書くことではありません。情報を論理的に整理し、それらの情報の関係性を図で示すことです。つまり、論理的思考力が必要になります。「昔から芸術センスがないから、図解は苦手だなぁ」ということはありません。美的センスや絵心は全く不要です。
普段の仕事の中で図解を使うようになれば、おのずと思考の時間が増えることになります。何度も何度も図解をしていくうちに、論理的思考回路ができあがり、周りよりも一歩、二歩と差をつけていくようになります。
図解に必要なプロセスを説明しましょう。
まずは、情報に含まれている要素を分解して抽出します。要素分解と呼んでいます。
そして、それらの要素を□などで囲みます。
次に、それらの要素間の関係性を矢印などを使って表現します。関係性とは、順序、大きさ、時系列、位置、相関、因果などです。
このような手順で図解をしていくと、仕事がスムーズに進みだすのが実感できると思います。
図解は論理的思考を必要とする、とは言いましたが、そんなに仰々しく構えなくて大丈夫です。普段の仕事の中で、図を描くことを繰り返していれば、気づいたら思考回路が論理的になり始めてきます。そして、繰り返せば繰り返すほどその論理的思考のスピードが上がり、より複雑な状況や情報を簡単に整理できるようになります。
複雑な情報を図解でシンプルにする
イタリアの天才、レオナルド・ダ・ヴィンチは、
シンプルさは究極の洗練である
といい、
フランスの哲学者、ルネ・デカルトは
難問は分割せよ
と言いました。
仕事が難しく複雑になればなるほど、それをまずはシンプルにしてから取り掛かることがとても大切です。特に、多くの人がかかわる仕事ほど、難しく複雑な状況だとうまくいきません。シンプルに簡潔な方針、指示であることが重要です。
そのためには、論理的に整理して図解で示していくことが有効です。
次の図を見てください。いろいろな色のキャラクターが転がっています。ごちゃごちゃしてよくわからない状況です。
これを少し整理してみましょう。キャラクターとその色でまとめてみました。
だいぶわかりやすい状況になったでしょう。そして、これを表にしてみます。
かなり情報がシンプルに理解しやすくなりました。そしてこれを定量的に示すと次の表になります。
ここまで来ると最初の図とかなり違っているのがわかるでしょう。全部で221のキャラクターがあって、茶色が68個みたいな感じですぐに伝えることができます。
図解とは、論理的に整理をして、それをわかりやすい図で表現する、ということです。
もとは同じ情報であっても、理解のしやすさが格段に違います。どちらがいいかは明確でしょう。
図はコミュニケーションミスがなくなる
情報を伝達する手段として、文字、言葉などがありますが、ビジネスにおいては図が最も効率的でミスのない情報伝達の手段です。
どういうことでしょうか。
口頭で言葉を使って何かを伝えることをイメージしてみてください。
まず、人に何かを伝えるときは、自分の頭にある情報・イメージが源泉です。それは言語化されたものではありません。その情報を伝えるときに頭の中でイメージを言語に変換する作業が発生します。
普段、このようなことを意識していないと、「そんなことはないよ、頭の中で言語化されているよ」と思うかもしれません。
英語学習をイメージしてください。「私は自転車で学校に行きます。」という日本語を言語変換で「I go to school by bicycle」と英語に訳します。ですが、英語学習が進むにつれて、日本語→英語変換でなく、イメージ→英語というプロセスに変わっていきます。自転車で学校に行くイメージを頭の中で描いて、それを日本語を介さずに英語でアウトプットする、ということです。
そして、言語で情報を受け取った側は、その言語情報をイメージに置き換えます。
このコミュニケーションプロセスにおいては、3つの誤変換が発生し得ます。
ひとつは、発信側のイメージから言語化、そして受け手の言語からイメージ化です。もうひとつは、言語での伝達自体にも誤変換が生じる可能性があります。
会議の中で議論がかみ合わずに空中分解することがよくあると思います。このときは、この3つの誤変換が発生しているのです。 この3つの誤変換をなくすには、図を使ったコミュニケーションがベストです。イメージからイメージへと伝えることができるからです。
分かりやすい例で説明してみます。
みなさん、
○を3つ重ねて書いてください
さて、どのような図を書きましたか?
この二つの絵は、どちらも正解ですね。これが言語によるコミュニケーションミスです。
そして、図は世界共通のコミュニケーションツールです。言語が違えど、図を描くことで言語的なギャップをカバーしたコミュニケーションができるようになります。
私が図解にこだわり始めた経験のひとつが、中国の大連でのオフショア開発でした。大連の開発チームのリーダークラスは日本語を話すことができ、ほとんどのケースでは困ることはなかったのですが、細かい議論や難しい議論になるとその言語ギャップが次第に出てきてました。それは、私たち日本人が英語でどこまで仕事をできるか、ということと同じです。そこに文句を言ってもしょうがないので、紙やホワイトボードに図を書きながらコミュニケーションをしはじめました。そうすると、言葉だけは伝えきれない情報が伝えられるようになってきました。
そして、面白かったのはこれは日本人同士の会話にも効果的であったことです。
図で会話する、ということは人間の本質的なコミュニケーションかもしれません。ある意味、象形文字ですね。
図解は四角と矢印から始めよう
図解の基本は四角と矢印です。要素分解した情報を四角で囲み、その要素間の関係性を矢印で表現します。たったこれだけで図解ができるようになります。
図解に慣れてくれば、要素情報を囲む図形をいろいろなものにしたり、関係性を表すのに矢印以外を使ったりしますが、四角と矢印だけでもほとんどのパターンを表現できます。
資料は文章でなく図を使ってつくる
文字ばかりの資料で、読んでもよくわからない資料を見たことはありませんか?文字だけで難しい情報を正しく伝えることはとても大変です。また、読み手の読解力によっても理解度が変わってしまいます。
次のニュースを読んでみてください(企業名などは置き換えてます)。それほど難しい情報はありませんが、私は3回読んでも4回読んでもよくわかりませんでした。
【A社、1月既存店売上は35%増 客数は33カ月ぶり増加】
2月4日、A社 は、1月の既存店売上高が前年比35.0%増となったと発表した。客数は同17.4%増、客単価は同15.0%増。客数は、2013年4月以来、33カ月ぶりのプラスとなった。
新メニューも加わった「ナイスバーガー」が好調だったという。また、不採算店の閉鎖や改装なども寄与した。ただ、昨年1月は、異物混入事件で既存店売上高は38.6%減、客数は28.5%減、客単価は14.1%減と大幅に落ち込んだ月。この影響が一巡した面も大きい。
では、これを図解してみましょう。
まず、この記事のメインのテーマは「売上」です。そして、記事をよく読み解くと、売上を「客数」と「客単価」で表現しています。これを要素分解と呼びます。図解をするときのテクニックのひとつです。要素分解をしていくことで、表面的な情報だけでは見えづらいものが見えやすくなってくることがあります。これを図で書き現すと次のようになります。
そして、この記事をもっと読み解くと、この客数×客単価=売上のそれぞれの要素について、年毎の増減を示しています。この情報を表で表してみましょう。すると次のようになります。
この表が先ほどの記事で書かれていることです。どうでしょうか。文字だけの文章と図を使った情報伝達。明らかに図解の方が理解しやすいでしょう。また、図にすると浮かび上がってくる情報もあります。表に「新規店」と書いていますが、これは文章には書かれていません。ですが、新規店があるならばMECEの考え方で既存店があることがわかります。このように図に書くことで行間を抽出することができるようになります。
ここでは表形式の図解を例にしましたが、折れ線グラフや棒グラフでももちろん表現可能です。
情報は受け取り手が理解しないことには、まったく意味をなしません。自分がどれだけ頑張って長文を書いたとしても、相手が理解しない限りは意味のない仕事ということになります。
図を使った資料を作ることが相手にとってもプラスであり、自分の評価も上がりプラスになります。
昔話で図解のトレーニングをしよう
図解を使えるようになるためのトレーニングはいろいろな場面でできますが、昔話を使ったトレーニングがおすすめです。話の内容も知っているものを題材にして、ストーリーを完結に、必要な要素を抜き出して、正しく間違いなく相手に伝えられるような図解をしてみましょう。
例として、浦島太郎を図解してみましょう。有名な話ですね。浦島太郎が亀を助けて、竜宮城に行き、戻ってきて玉手箱を開けたらおじいさんになってしまった、というお話です。
これをどのように図解するか、という図解のアプローチを説明します。浦島太郎の話がうる覚えの方は、ちょっとググっていただいて、あらすじを読んでみてください。
まずは、要素分解します。そうすると、大切な要素として抽出されるのは、
浦島太郎
カメ
いじめてる子どもたち
乙姫
タイやヒラメ
おじいさんになった浦島太郎
などといった登場人物を洗い出せます。
また、
砂浜
海
竜宮城
といった場所の要素も出てきます。
このようにまずは要素が抽出できたら、次は、それらを構造化して図にします。構造化とは、要素の関係性を示す、と理解するとよいでしょう。そうすると、時間の流れや場所の位置関係などの関係性が見えてきます。
下図に図解の例がありますが、縦軸に、
海の上
海の中
という場所の位置関係を示して、横軸は時間の流れを示しました。
また、登場人物を○で囲み、場所的要素を□で囲み、流れを→で表現しました。いかがでしょう。これは時間がかからずにすぐにできるトレーニングです。
昔話だと馴染みがありとっつきやすいですし、有名な昔話だとこの図を誰かに見せても評価してもらえるので題材としてはとてもおすすめです。
図解のための3つのアイテム
図解を使いこなしていくためには、図を書きやすい環境を整備しておくこともポイントになります。環境とは、いつでもどこでも図解ができるようにしておくこと、そしてストレスなく図解ができるようにしておくことです。
そのためにそろえておきたい3つのアイテムがあります。
方眼ノート、ちょっと太めのペン、コピー用紙です。
まず、方眼ノートですが、図解をするときに方眼の罫線があるとフリーハンドで図や線が書きやすいからです。また、私はリングタイプのノートを横向きに使っています。リングタイプの理由は、半分に折って使うときに折りやすいからです。また、ノートに資料のイメージを書くことがありますので、A4横をイメージしやすいように横に使っています。
ペンはちょっと太めのペンの方がいいです。視覚的に見やすく頭に入りやすいですし、書きやすいです。ボールペンだとちょっと細いです。机の上に紙一枚を置いて書くときには、ちょっと太めのカラーペンの方がスムーズに書くことができます。ボールペンだと紙の上ですべってしまい、ちょっと書きにくいのでストレスになります。
100円ショップで20本くらいのセットで売っています。それで半年以上はゆうに持ちます。
3つ目のコピー用紙は、メンバーなどとコミュニケーションをするときに、すぐにその場で図解ができるように、と常に持ち歩いています。固定席だったときは、自分の机の横にコピー用紙の束で置いてましたが、いまはフリーアドレスで仕事をしているので、文房具を入れているケースに20枚くらいを常備しています。
いつでもすぐに書きやすい環境を整えておくことがポイントです。
図解に便利なアイテムの紹介
ノートはロルバーンを使っています。5mm幅の罫線があるタイプです。書きやすいですし、ミシン目がついていて切りやすいし、かなり使いやすいノートです。
最近、ずっと使っているペンはuni ball AIRです。これは書き心地がかなりいいです。本当に楽で書きやすいです。
ノートは、持ち運び用に便利なのがMOLESKINEです。ちょっと値ははりますが、書きやすいですし、これの罫線付きのものを使っています。ハードカバーなので移動中にも比較的書きやすいノートです。
図解を学ぶのにおすすめの本
図解を習得するのに役に立った本を紹介します。どれも一度は読んでみるといいと思う本です。
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人に教えることにチャレンジしていこう それが自分の成長につながる
人に教えるということは、間違いなく自分の成長につながります。
まず、人に教えることで自分の理解が整理される、ということがあります。
これは自分が感覚で、体で覚えていることを、人に伝えるというプロセスの中で言語化しなければいけないので、ぼんやりとしていたことを明確に理解、整理されるのです。
また、教えるときには、質問が来たらどうしよう、と思うので、いろいろと調べるので、その結果、自分の知識も整理されますし広がります。
仕事の中で教えるのも自分の成長につながりますが、 講義形式で教える方が、より一層の成長につながります。
講義形式といっても、自分の周りの後輩たちを数人集めてレクチャーをする、といった簡単なものでもOKです。ポイントは、改まって、講義形式で教える、というところです。
これこそ、教えるという立場に自分が不安になるので、かなりの事前準備が必要になるのです。
経験上の肌感覚値ですが、講義形式で教えるということは、そのレクチャーの基本的内容の10倍以上の知識が自分の中にないと厳しいかな、と思います。それはいろいろな質問に耐えるためです。どんな質問がくるかわからないので、かなりの準備をすることになります。
そういった講義の前は、かなり不安に思います。でも、そのような経験は自分の成長に間違いなくつながります。
数人に向けて、で十分ですので、自分でそういった場を作っていくのもいいでしょう。
トラブル対応のときに最初にやること
あのトラブルを何とかしてくれ、と言われたときからあなたは当事者である
「あのトラブルを何とかしてきてくれ、頼む」
と言われたその瞬間からあなたは当事者である。
そのプロジェクトで過去に何があろうが、過去に誰が何を言っていようが、それらをすべてひっくるめて、これからは自分の責任とする覚悟を持たなければならない。それが火消しリーダーになるということだ。
過去のことでお客様に何を言われても、文句は言えないし言ってはいけない。全てを受け入れて自分ごとにしなければ始まらない。 その覚悟がない人にはトラブルを対処することはできない。
いつまでも第三者的、評論家的な発言をしていてはいけない。メンバーもついてこない。
その瞬間が「トラブルの火を消す」というあなたのプロジェクトの開始である。
そして、あなたは火消しとして期待されていると思っているかもしれない、だが、そうとは限らない。次のような人たちが次々と出現してくる。
- 期待する人
- 煙たがる人
- お手並み拝見と評価する人
- 足を引っ張る人
- 裏でロビー活動をする人
こういった人たちとも戦っていかなければならないのだ。
「初動」はありったけの資料を集めること
手ぶらでトラブルに突っ込むのは愚の骨頂である。最初にやるべきことは資料を集めることだ。
だが、これまでのプロジェクトメンバーにプロジェクト資料を全部くれ、というと、「綺麗整理されてないので渡せません」とか「渡すために綺麗にするのに時間がかかります」と言われるのが関の山である。
それこそトラブルプロジェクトであり、トラブっているプロジェクトに綺麗な資料を期待してはいけないし、そのような回答に愕然としてはいけない。
そんなもんだ、と思って、資料があるだけマシだと思っておくくらいでちょうどいい。
資料を収集したあとにすることは、資料の存在網羅性と質の確認である。
システム開発の設計書であれば、開発フェーズごとに作るべき設計書とその質をわかっているので、ざっとサンプリングで見れば網羅性と質の確認をすることができる。
プロジェクトメンバーの全員が歓迎してくれるわけではない
これから一緒に火消しをしていく仲間となるであろうプロジェクトメンバーがすべて味方とは限らない。いや、敵もいるものだと思っておこう。
これまでプロジェクトをやってきたメンバーからすれば、突如やってきたあなたはいわば外部の人間である。それを受け入れられない人は必ずいるものだ。だからこそ、それを認識しておく必要がある。これから情報収集などで話をしていく人たちが敵なのか味方なのか、その品定めをしながらトラブルプロジェクトに入っていかなければならない。
敵視されているならば、当然、出てくる情報は限られてしまうし、情報が曲げられる可能性もある。
同じ会社のメンバーなのに、とか、同じプロジェクトのメンバーなのに、なんで敵視するんだよ、と思ったとしてもそこに意味はない。トラブルリカバリーに入るということは、そのような状態の中に突っ込んでいく、ということなのだから。
そのように割り切っておかなければいちいちストレスがたまってしまい、とてもじゃないけど持たないのだ。
聞きたいことは100個は作っておけ
これから現場に入ってメンバーや関係者にヒアリングをしていくが、質問リストは事前の準備として100個は作っておこう。質問なんて、現場に入って状況を見て臨機応変にすればいいんだよ、と言っていてはダメなのだ。臨機応変な質問ももちろん必要だが、それは周到な準備をした上でのオプションである。
なぜ事前に質問のリストアップが必要かというと、課題や要因などを漏れなく聞き出すためである。現場での思いつきや会話の流れで質問をしていくと、必ず情報収集に漏れが発生してしまう。その時点であなたのトラブルリカバリーは失敗の第一歩を踏み出していることになる。重要なのは聞くべきことを漏らさない、ということだ。
100個も無理だよ、と思うかもしれない。100個洗い出せ、と言われれば難しいだろう。 だが、簡単な方法がある。
品質、コスト、スケジュール、などといったカテゴリをまずは10個洗い出してみよう。そして、そのカテゴリごとに10個の質問を考えてみよう。そう考えるとできそうな気がするだろう。そして、実際にやってみてもできるはずだ。
これで100個の質問ができるのである。
そして、カテゴリレベルで漏れがなければ、たとえ100個の質問を洗い出せなくとも質問の洗い出しとしては合格である。100に意味があるのではなく、聞くべきカテゴリに漏れがないことに意味があるからだ。
また、100個の質問が出来上がること以外の効果がある。あなたの頭の中が整理されるのだ。そのプロジェクトで考慮すべきことが網羅的に整理されるので、こからヒアリングをしたりいろいろな物を見聞きしたときの理解度が格段に高まるのだ。
あなたの懐刀を手に入れよう
これからトラブルの鎮火を開始するが、いくらあなたが優秀であってもあなたひとりでは鎮火することは不可能である。ひとりで局面を変えることはできない。
なぜならば、プロジェクトメンバーのほとんどはこれまでのプロジェクトメンバーであるからだ。これまでトラブルの流れを食い止められなかったプロジェクトメンバーにあなたひとりが入っただけで変えられることはできない。
そのために必要なのは懐刀である。懐刀とは、知識や技術に長け、上司・主君に対し忠実であり、なおかつ上司・主君から絶大な信頼を得ている部下・家臣のことをいう。右腕とも参謀ともいうこともある。これから火消しに入るにあたり、頼りになる有能なメンバーを巻き込んでおくことだ。
そのような人材は、すでに他の仕事やプロジェクトで活躍していることがほとんどだ。だから、欲しいと言ってもなかなか調整が難しいが、ここが最初の頑張りどころである。
1ヶ月後からならOKとか、兼務であればOK、ということもある。欲は言えない。そのような条件であったとしても譲歩して参画してもらおう。どうせトラブルプロジェクトの方が優先度があがり、いずれはどっぷり入ってもらうことになるからだ。
自分自身の仮説を立てよう
事前に収集した資料や、これまでに聞いてきた情報から仮説を立てる必要があるが、仮説は自分自身で立てておこう。
ここで立てるべき仮説とは、なぜトラブルになってしまったか、という原因と、どのように立て直すべきか、というこれからの対策の仮説である。
ここで立てる仮説がバージョン1.0であり、これから現場に入っていってその仮説の確からしさを検証していくものである。 なぜ自分で立てるべきなのだろうか。
すでにいろいろな資料を見て、いろいろな人からの断片的な情報も入ってきている。そして懐刀ともディスカッションをしていることであろう。それらはもちろん仮説の参考にしていい。だが、「これが仮説だ」というのは自分で最終結論を出そう。
この先、さらに多くの情報が入ってきて、さらに多くの人と会話することになる。そのときに、だんだんと振り回され始めてくることになる。もちろん、いい方向に軌道修正することはすべきである。だが、単に振り回されてはダメだ。
そうならないためには軸をもつ必要がある。自分の仮説に自分の意志を込めておくのだ。そのために自分自身で仮説をつくるのだ。 恐れることはない、仮説は仮説なのだ。間違っていてもいい。だが、最初の仮説づくりから、自分自身の軸を持って進んでいくことが重要なのだ。