わたしの手帳の使い方 ～ToDo管理法
私が手帳で管理しているものを、ざっくり言うと、
- スケジュール管理
- ToDo管理
のふたつです。
スケジュール管理は、会議などの予定を書き込むくらいなので、使い方としてはごく普通です。
ToDoの管理方法については、私なりのこだわりがあるので、手帳でのToDo管理法について紹介します。
昔は、ノートにToDoをリストアップして管理していたのですが、イマイチしっくりきませんでした。
なにがしっくり来なかったかというと、
- 見るのを忘れる
- 期日管理がしにくい
です。
ノートで管理していた時代は、ノートの最後のページからToDoリストを書くようにしていました。
そうすると、わざわざ最後のページを開いてToDoを確認しないといけなく、その、見るという行為を忘れがちになってしまいます。
また、そのToDoリストに期日を書いてはいましたが、ToDoリストに書かれている順番と、期日の順番は必ずしも一致せず、感覚的にしっくりきませんでした。
まず、私の好みの手帳のタイプはこんな感じです。
細かいことは、こちらの記事に書いています。 vekitomo-0.hatenablog.jp
日次のToDo管理
左側のページにはバーチカルの1週間カレンダーがあります。
日次のToDoはその下のメモ欄を使います。
例えば、
今日が月曜日として、今日の会議で今日中のタスクが出てきたら、月曜日のメモ欄に、
□ 調査結果提示
と書いておきます。
今週の木曜日に提出しないといけない報告書があれば、木曜日のメモ欄に
□ 報告書提出
と書いておきます。
そして、そのTODOが終わったら、
☑️ 調査結果提示
☑️ 報告書提出
と□にチェックを入れて、コメントに横線を引いて潰し込みます。
横線引いておくことにも意味があります。
☑️だけだと、文字がそのまま読める状態で残ってしまいます。
そうすると目に入ってきたときに読んでしまうのです。
取り消しておけば、意識的に読まないと頭に入ってこないですし、残っているToDoが視覚的にもわかりやすくなります。
ぼかしていますが、イメージはこんな感じです。
（ちなみに、この手帳は今年の手帳で好みへのヒット率50%のものです。右ページにフリーのメモ欄がありません。）
週・月単位のToDo管理
その週のうちのどこかでやればいい、とか、1ヶ月くらいのスパンの中でやればいいような、ちょっとゆるいToDoもあります。 そういう類のToDoは、右のフリーメモページにToDoとして書き込んでおきます。
当然、終わればチェックをいれて消し込めばいいです。
終わらなかった場合はどうするかというと、
金曜日の夜に、翌週のページにそのToDoを書き写すのです。
その書き写すという行為が重要で、できていなくても、忘れていても、必ず金曜日の夜に書き写すことで頭の中に蘇ります。
普段忘れていたとしても、必ず思い出します。
そうすると、漏れることは絶対にありません。
長期的なToDo管理
3ヶ月先、半年先というくらい先のToDoは、あらかじめその日カレンダーの下のメモ欄に書き込んでおきます。
例えば、いまの私だと、年末までにチームとして終わらせないといけないことがあるので、 11月中旬のToDoとして、
□ xxxの件、状況確認
とすでに書いています。
そうすると、その日に状況確認を行い、何かあっても年末までにリカバリできるようにしています。
頭の中からToDoを消し去ることが大切
あれをやらないといけない、 いつまでにやらないといけない、というのを頭の中に残しておくと、何かとちょっとしたことで思い出したりして、思考の邪魔になります。
今回 紹介した方法で、手帳で短期から長期的なToDoまで管理しておくと、頭の中から消し去っても、その日がきて手帳のToDoを見れば思い出せます。
普段の仕事の中で、余計なことを覚えて・考えなくていいように手帳でToDo管理をしています。
結構おすすめです。よければお試しください。
