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メールで依頼された仕事を忘れない方法 〜未読マークでToDo管理しよう

仕事術 メール仕事術

メールで依頼された仕事をすっかり忘れてしまったことはありませんか?

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仕事のToDo管理は、だいたいノートや手帳、ポストイットでやっていると思います。

ですが、メールできた細々なことまでノートのToDoリストに書き写して管理する人はあまりいないと思います。めんどくさいですよね。

メールで仕事の依頼がよくきますが、しばらくそのままにしておくと大量のメールに埋もれてしまい、その他多くのメールの仲間入りとなってしまいます。
そして、やらなければならないことを忘れてしまいます。

ちょっとした作業依頼であればあるほど埋もれてしまいがちです。

メールのToDoは未読マークで管理しよう

わたしはメールできた仕事の依頼については、「未読マーク」でToDo管理しています。

メールが来たときにまずは内容を読みますよね。そうすると、当然既読のステータスになります。
何かをやらなければいけないメールに対しては、それをあえて未読ステータスに戻すのです。

わたしの受信ボックスには、本当に読んでいない未読マークのメールと、何かを対応しないといけないToDoの未読マークのメールがあります。
混在はしていますが、本当に読んでいないものはすぐに分かりますし、もちろんToDoメールもすぐに判別します。混乱はしません。

未読マークは目立つようにしよう

また、「未読マーク」はいろいろなマークがあると思いますが、目立つようにしておいたほうがいいです。
わたしの場合は、タイトルの「赤字・太字」表示を未読マークとしています。

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既読メールは黒いタイトル表示されるので、ぱっとみで赤字のToDoメールを判別できます。
何より既読メールの中に赤字タイトルのメールが残っていることは、残作業があることを眼に訴えてくるのです。
わたしは未読マークのメールが残っている受信ボックスが気持ち悪くて仕方ありません。

早くそれを片付けてしまいたい気持ちになります。

ただ、そもそもの未読メールが多い人にはこの方法は使えません。本当の未読とToDoが混ざり過ぎてしまいます。
そのような人にはまずは別のメール術の処方が必要です。
メールボックスをすっきりするメール術についても追い追い書いていきます。

まとめ

  • メールできたToDoは未読マークで管理する
  • 未読マークは目立つ方がいい
  • 受信ボックスをきれいにしておかないとToDoメールが目立たない