効率よく仕事をするための3つのメール処理方式
今のご時世、メールなしでは仕事が成り立ちません。
電話や直接の会話で用件を済ませておきながらも、
「念のためメールで送っておいて」
とメールも送ってもらうことも“ざら”です。
メールというのはとても便利なビジネスツールです。
ですが、
うまくメールを使いこなしている人がいる一方で、
メールの山に埋もれて重要なメールを見落としてしまう人
がいるのもまた事実です。
もはや、『メール』というひとつのスキルエリアとして定義してもいいくらいだと思っています。
メールのスキルについてはいろいろありますが、 今回は、大きく3つのメール処理の方式について紹介します。
① 一括処理 （バッチ処理）
溜まったメールを決めた時間に一括処理するパターンを「一括処理」とします。
インターネットバンキングで土・日に振込処理をしても、実際に振り込まれるのは翌月曜日になるパターンです。
週末のデータをまとめて月曜日に一括処理します。システム用語ではバッチ方式といいます。
なので私はバッチ処理と呼んでいます。
メールは、1日のなかでずっとやってきます。 都度都度そのメールを処理するのではなく、メール対応する時間をまとめて取るのです。
例えば、
- 11:30
- 15:00
- 17:00
などのように、時間を決めて、メールを処理する時間を30～60分まとめて取ります。
メールが来てすぐにそのメールの処理をすると、やるべき仕事に集中することができません。
やるべき仕事に集中するために、メールを処理する時間は別の時間で確保するのです。
ほとんどの人は、基本的にはこのパターンでやった方がいいです。
② 即時処理 （オンライン処理）
メールが来るその都度、メール処理をするのを「即時処理」とします。私はオンライン処理と呼んでいます。
平日にインターネットバンキングで振込処理をすると、その瞬間に振込が完了するパターンです。
システム用語ではオンライン方式といいます。
メンバーが増えたり、仕事上の関係者が増えるとメールの数も増えてきます。
一括処理方式では対応しきれないくらいのメールが来る人は、この即時処理方式を採用せざるをえません。
私の場合、1日に300通以上のメールがやってきます。 2～3時間放置していると、あっという間にメールが溜まってしまいます。
そんな人は、メールが来たら読んで、すぐに対応していかないと大量の未読メールで受信ボックスが埋め尽くされてしまいます。
後でまとめて処理をしようにも、溜まりすぎていて、読むのですら時間がかかり、溜まったメールを処理している間に新しいメールがどんどんやってきます。
ですが、この即時方式は、当然やっている作業が中断されるので、仕事を複数同時に行うのが苦手な人にはおすすめしません。
一括処理で対応できる人はできるだけ一括でメール処理をした方がいいです。
基本は一括処理なのです。
③ ハイブリッド方式
一括処理と即時処理の組み合わせです。
即時方式を取りながらも、資料作成などの作業に集中せざるを得ないときもあります。 そんな時は、“一旦”メールを忘れて作業に集中しましょう。
作業が終わったら、それまでに溜まったメールを一括で処理をしてメールボックスをきれいにして、リセットしましょう。
その後は、また即時対応に戻るのです。
私は、“一旦”メールを忘れて作業に集中するときは、メールソフトごと落としてしまいます。
メールソフトが立ち上がっていると、どうしても気になってしまいますし、見てしまいますので、物理的に見れないようにします。
やはり作業に集中すべき時はメール処理は避けたほうがいいです。
冒頭にも言いましたが、メールは便利なツールです。
そのツールに振り回されることなく、うまく使いこなすようにしましょう。
【参考】バッチ方式とオンライン方式について
IT用語ですが、バッチとオンラインについて興味があればWikiを読んでみてください。
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