すべての仕事の基本、「IPO」を意識しよう
システム開発の世界では「IPO」という言葉があります。アイポと読みます。
これは、
Input(インプット)→Process(処理)→Output (アウトプット)
の3つの頭文字を取ったものです。
すなわち、インプットを処理してアウトプットを作成するというシステムの流れを意味しています。 あらゆるシステムは、このIPOの膨大な組み合わせと連なりで成り立っています。
実は、この構造はあらゆる仕事においても共通です。どんな仕事でもインプット となるものがあり、私たちが仕事をすることでアウトプットが生まれます。そして、 アウトプットは次の仕事のインプットになります。 つまり、いまの目の前の自分の仕事が、誰かの次の仕事のインプットになるということです。
そう考えると、おのずと自分の仕事をどのレベルのものでアウトプットすればいいかを考えるはずです。
つまり、次の仕事のインプットとして適切なレベルのものを出すことで、仕事の ムダを省くことができます。 過度に力を入れすぎたものを作ってしまうとムダに時間と体力をかけたことになりますし、逆に不十分なものをアウトプットしてしま うと次の人の仕事に負荷がかかってしまいます。
「自分の次に仕事をする人を『お客様』と思って仕事をしろ」
私が若い頃に先 輩から言われた言葉です。
社内でも取引先でもこれを意識すれば、粗雑な仕事はで きなくなるはずです。 仕事で人のことを気づかうというのは、「お疲れさま」と声をかけたり仕事を手伝ったりするだけではありません。
どうすれば他の人が楽になるか、他の人が仕 事をやりやすくなるかを考えることが、いまのあなたの持ち場での気づかいになるのです。
気づかいができる、できない、というのは、結構仕事では大切なことだと思っています。
仕事は段取りが重要 〜 「一番時間のかかる仕事」を見極めよう
エレベータの「行き先階」ボタンとドアの「閉」ボタン。どちらを先に押せば最速で行き先階に行けるでしょうか?
答えは「閉」ボタンです。
仕事のスピードは、段取り次第でいかようにも変わります。段取りが命です。段取りとは、言い換えると「仕事をどの順番でするか」ということ。
段取りを考えるときは、次の6ステップで行います。ちょっと複雑ですが、一番大切なのは、「一番時間のかかる作業を見極めること」そして、「その作業を中心に、順番を組み立てること」です。
エレベーターが動き出すまでに一番時間がかかるのが、ドアが閉まる時間なので、先に「閉」ボタンを押すわけです。
【ステップ1】仕事のゴールを決める
まずは、目的は何か、どのレベルで完了させればよいのか、これから取り掛かる仕事のゴールを設定します。
【ステップ2】仕事のゴールまでを作業に分解する
仕事は、複数の作業の積み重ねでできています。着手してから完了するまでを、いくつかの作業に分割します。
【ステップ3】作業ごとの時間を見積る
次はそれぞれの作業にかかる時間を見積ります。10分、1時間、半日、肌感覚で十分です。このレベルで精度を突き詰める必要はありません。
【ステップ4】最も時間のかかる作業を見極める
それらの作業の中でいちばん時間のかかる作業を見つけます。仕事の段取りは、このいちばん時間のかかる作業を中心に組み立てます。
【ステップ5】作業の依存関係を見極める
作業には依存関係があります。“どの順序で進められるか”、“どの作業が並行してできるか”を見極めます。
【ステップ6】作業の段取りを決める
ステップ1〜5までが終われば、最後は、これらの作業をどういった順番でこなせば最速でゴールにたどり着くか、作業の“パズル”をすれば段取りは完了です。この最後のパズルをするときに、いちばん時間のかかる作業を中心に組み立てるのです。 この段取り6ステップは、実は普段の生活の中でトレーニングができます。さまざまな場面で段取りのトレーニングをしておくと、仕事での段取りもこなれてくるようになります。
例えば、コンビニで支払いをするときに、どうすれば最速で支払いが済ませられるかを段取ってみます。弁当とお茶、デザートを買うとき、「弁当を温める時間」が最も時間のかかる作業となります。そのために、まずは店員さんにお弁当をカゴから取ってもらって温めてもらえるように、店員さん側のカゴの端に弁当をおきます。お弁当を温めてもらっている間に他の商品のレジ打ちをしてもらって、会計まで済ませておきます。お弁当が温まったらそれを受け取って終わりです。
こういう考え方を普段の生活からクセづけしていくと、仕事のときにも常に段取りを意識して動くことができます。
仕事の期限は『自分のため』に守ろう
仕事の期限を守らなければいけない、ということは誰もが知っていることです。 では、何のために期限を守らなければいけないのか。
- 契約上の問題
- お客様と決めたから
- 上司に言われたから
など、いろいろと理由があると思います。
ですが、『期限を守る』ということは自分のためでもあります。
一度約束を破ると、泥沼に陥る
約束を破ることを、外資系ではコミット(約束)できなかったという意味で、「デコミット」「デコミ」といいます。 「今期の売上目標は1億円です」「7/31までにこのプロジェクトを完了させます」 など、ビジネスではさまざまなことをコミット(約束)しなければいけません。そして、それを達成すべく、邁進していくのです。 このコミットメントを破るということは、その人の評価・価値を下げてしまいます。外資系企業では、「デコミ野郎」とか「やるやる詐欺」などと揶揄される、最も恥ずかしいことだとされています。 私も、あるメディアに投稿する原稿の期限をデコミットしてしまいました。1月中旬に向けて原稿を提出し、その後メディアに掲載する予定にしていました。しかし、当初考えていたよりも本業が佳境をむかえてしまい、かつ、この本の原稿の締め切りも重なってしまったのです。そのような状況になると、優先度を付けて対応せざるをえず、メディアの原稿の優先度を下げ、予定日までに原稿を仕上げることができませんでした。 ここまででも悪かったのですが、問題はその対応でした。 一度期限を過ぎてしまったことで、どうせ遅れてるし、いつでもいいや、という気持ちになってしまったのです。一度そういうモードに入ると、あとは悪循環です。どんどんToDoとしての優先度が下がり、時間がないわけではないのに、他の仕事ばかりをやってしまいました。結局のところ、当初の予定よりも3週間も遅れて原稿を書き上げることになりました。こんなことを繰り返してしまうと仕事が遅い人間であると評価されてしまいます。 一線を越えてしまうとそれに慣れてしまう。 デコミットしてしまったならば、新たな予定日を明確に決めてそれを絶対に守るべき。これが失敗から得た教訓でした。
デコミットすると信頼を失う
期限を守れなければ、信頼を失ってしまいます。
もっとも致命的なことです。
信頼を失ってしまうと、その後の仕事について懐疑的に見られますし、何かをするに当たっても細かくチェックをされ、報告やチェックポイントといった仕事増えてしまいます。
一方、仕事を信頼されている人は、そのようなことにはなりません。
これは「仕事ができる人が好かれる」といったエコひいきとか、そういったことではないのです。当たり前の感情なのです。
信頼を失わず、今後の仕事をスムーズに進めるためにも、期限は自分のために守る努力をしていきましょう。
仕事を速くするためのおすすめの本
『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』
(ケリー・グリーソン:著、楡井浩一:訳/PHP研究所)
「やる仕事が多く、時間が足りない。もっと効率的に仕事をするにはどうすればいいのか?」という万国共通のビジネスパーソンの悩みの解決策を具体的に記している本です。世界15カ国で売れているベストセラー。
机の整理術、ファイルのまとめかた、書類・メール・電話の処理法、他人に仕事を任せる心得など、今すぐ真似できるスキルやノウハウを紹介しています。この本を読んだあとは、まずどれかひとつでもやってみることがポイントです。
今の仕事に役立っている他のアドバイスもいくつかあります。
『先延ばしにしない技術』
(イ・ミンギュ:著、吉川南:訳/サンマーク出版)
これは私がまだ「仕事をスピードアップするとミスにつながるのでは?」「仕事が速いことは重要なこと?」と思っていた頃に、仕事が速くて判断力もある役員の補佐を務めて、自分もスピードを追求してみようと思った時期に読んだ本です。
ひと言で言うと、「今すぐやりなさい」という内容です。平凡な人とデキる人の違いは、すぐやるかやらないか。
本書で強く印象に残っているのは、「速く決めて、速く動く」「一度で終わらせる」などの行動指針です。「先延ばしにしない」ことでのメリットが実例に沿って語られているので、自分もやってみようという気持ちになり、実践したことで確実に効果を得られました。
『1分間マネージャーの時間管理』
(ケン・ブランチャード、ウィリアム・オンケンJr、ハル・バローズ/パンローリング)
私が若手リーダーに必ず奨める本です。リーダーの必読書と言っても過言ではありません。
リーダーである自分はめちゃくちゃ忙しいのに、ふとメンバーを見るとそんなに忙しくなさそうで早々に帰っていく……というのは、新任リーダーにありがちな光景です。新任リーダーだけでなく、チームの成果がいまひとつ出ていないリーダーがよく陥っている状況でもあります。
その状況を打開するために、この本では 「部下の仕事は部下にやらせろ、リーダーはリーダーの仕事をしろ」と言っています。仕事を「サル」にたとえて、それが「あなたが世話をするべきサル」なのか、「他人が世話をするべきサル」なのかと問いかけるなど、自分と他人がやるべき仕事の境界線をはっきりさせるコツがわかりやすい本です。
『アメリカ海軍に学ぶ最強チームのつくり方 一人ひとりの能力を100%高めるマネジメント術』
(マイケル アブラショフ:著、吉越浩一郎:訳/三笠書房)
自分のチームを強いチームに育てていくのは簡単ではありません。今日、明日で即効的な効果が出るものではないですが、早ければ数カ月でチームが育ち、チーム全体の仕事が速くなります。同時に、リーダーの仕事は格段に減っていくのです。
そのために必要なエッセンスが凝縮されています。
海軍一のダメ軍艦に配属された艦長が、成果の上がらない組織を立て直し、柔軟で自主性にあふれる「強いチーム」をつくり上げたストーリーです。海軍がテーマということで、ビジネスとは関係ないのかな? と思って読みはじめましたが、まったくそんなことはなく、むしろすべての内容に納得と感動の連続でした。初めてリーダーになる人から、大きな組織のリーダーまで参考になることが多い本だと思います。
『考える技術・書く技術 問題解決力を伸ばすピラミッド原則』
(バーバラ ミント:著、山崎康司:訳/ダイヤモンド社)
これは5冊のなかでもかなり難易度が高いのですが、ビジネス書の名著として広く読まれているベストセラーです。タイトルは『考える技術・書く技術』となっていて、章立ては「書く技術」から始まっていますが、私は「考える技術」の本だと捉えています。なぜなら明晰な文章を書くためには、明快な論理的思考が求められるからです。
ここまでの4冊とは違って即効性はありません。身につけるのに時間がかかります。
ですが、この「考える技術」を身につければ、物事を論理立てて考える思考力と思考のスピードが身につき、3年後、5年後、10年後にライバルと大きな差を付けらることは間違いありません。
手前味噌ですが
手前味噌ですが、こちらもどうぞ。
通勤電車のスキマ時間を有効に使うためにポジショニングが重要
電車の中のベスト・ポジションを狙おう
私にとって、電車の時間は自己投資の時間なので「どこに陣取るか」が私の学習環境を大きく左右します。私の電車のベスト・ポジションは、ドアと座席の間の白い板があるところです。
この場所がベストな理由は、つり革を持たなくていいからです。白い板を背もたれにすると両手が使えるようになるので、本も読みやすいですし、メモも取れるようになります。 ここ以外で立っていると、つり革を持たなくてはならないため、作業が非効率です。ドア付近なので、混んでくるとスペースがなくなってきて、本を開くスペースがなくなります。 そのときは、体の向きを反対にして、座席側に顔を向けます。こうすれば、本が開けます。
電車で「座るか」「座らないか」を決める
電車移動で席が空いているときにも、ベストポジションを考えます。私はその時の電車の中の過ごし方で座るか座らないかを決めています。
私の移動中の時間の使い方は、大きく分けると、
①本を読む
②考える
③英語の勉強をする
④執筆活動をする
⑤リラックスする
⑥寝る
のどれかです。 そのときの気分や、疲れ具合で決めていますが、スキマ時間を何に費やすか意図的に決めています。 これらのうち、本を読む、あるいは英語の勉強をするときは、電車の席が空いても座らないようにしています。残念ながら座ったらほぼ確実に、寝てしまう体質だからです。 逆に、ブログやメディア向けの記事を書く執筆活動をしたいときは、急行に乗らずに座れる電車を待ってでも座ることがあります。
「人に依頼した仕事は期限ギリギリまで出てこない」と思って仕事をしよう
同僚や後輩、チームメンバーに依頼した仕事はだいたい期限ギリギリまで出てきません。例えば、3人のメンバーに同じ資料作成を、「今週中」「来週中」「月末まで」と別々の期限で依頼したとしても、どの場合でもその期限ギリギリに資料が上がってきます。つまり、設定した期限がチームの成果があがるタイミングとなるのです。このようなことが起こる理由が2つあります。
■夏休みの宿題をぎりぎりに始める「学生症候群」
手をつけるの自体が期限ぎりぎり。このような行動様式を学生症候群と呼んでいます。「夏休みの宿題を夏休みの終わりに慌ててやる」「レポートを期限ぎりぎりになって突貫工事でやる」「学校のテストを一夜漬けでしのぐ」など、これらのことはほとんどの人は心当たりがあると思います。私もこんな学生生活を、胸を張って送ってきました。残念ながらこれは人間本来に備わっている性なのです。社会人になったからといって治るというものではありません。
■与えられた時間を使いきってしまう「パーキンソンの法則」
パーキンソンの法則とは簡単にいうと、人は、もらったら、もらった分だけ使ってしまうという行動様式です。つまり、 ・1カ月という期間を与えたらならば、その期間を使いきってしまい ・500万という予算を与えたならば、その予算をつかいきってしまう ということです。 仕事上の身の回りを見てみるといくつか思い当たるところがあることでしょう。自分もそうだと思います。
リーダーなる人は、これらが是か非かを議論するのではなく、これが人間の特性であると理解しておくべきです。この性を前提に、メンバーに与える時間(期限)はリーダーがコントロールするのです。
来たるべきチャンスのために準備をしておく
成長のためには、みずから学びを継続しないといけません。
自分の目の前の仕事を、より高いレベルで実践するために必要なスキルアップのための学びもあれば、いつ使うのかわからないスキルのための学びがあります。
いつ使うかわからないスキルの代表格として、「英語」があります。 いまや、多くの企業でTOEICなるものが昇進や海外出張、海外赴任の基準になっています。
なので、会社からや上司から「英語を勉強しろ」と言われてる人は多いと思います。
ですが、この英語、ほとんどの人が「いつ英語を使うような仕事に出会うのだろう」という環境に身を置いていると思います。 そして、それを言い訳にして勉強をしない人もたくさんいます。いえ、むしろ逆にそのような環境において、英語を勉強するというモチベーションを保つ方が難しいと思います。
こういった類のスキルは、英語以外には、リーダーシップ、財務会計、経営学など、特に若手のうちは自分の直接の仕事には必要のないものです。
では、だからといって学びをしなくて良いわけではありません。
いざ、そのようなチャンスが来た時に、「はい、できます」と言えるように準備をしておかなければなりません。 そのときに、「あぁ、英語を勉強しておけばよかった」と思ってしまっても、もう時すでに遅しです。
今の自分に必要のない学びであっても、自分の将来の、来たるべきチャンスのための学びは必要です。
なかなかモチベーションは保ちにくいですが、「来たるべきチャンス」のため、と思えば幾分かは気持ちが変わるのではないでしょうか。
ちなみに、英語の勉強法についてはこちらに書いてますので、よろしければご覧ください。
自分の仕事を振り返ることが『成長』につながる
研修やセミナーを受講したり、書籍を読んだり、先輩のやり方を真似をしたり、と自分の成長へのアプローチはたくさんあります。
それらのどのアプローチをとろうが、包括的に必要なアプローチが『振り返り』だと思っています。
振り返るとは、自分がやった仕事がどうだったかを評価することです。 それは、いいも悪いもどちらも評価するということです。
その仕事がダメだったら、なぜダメだったのか、どうすればよかったのか。
その仕事がうまくいったのならば、なぜうまくいったのか、もっと良くするにはどうすればいいのか。
と考えることが重要です。
当たり前のように思えると思いますが、これを普段の仕事の中で実践できている人はそれほど多くないのではないでしょうか?
今日一日の仕事を振り返ってみる、とか、会議が終わったらその会議のファシリテートを振り返ってみるなど。
振り返る単位は様々です。
細かい単位での振り返りもありますし、年間を通しての振り返りもありますし、とあるタスクが終わったらそのタイミングでの振り返りもあります。
つまりPDCAのようなものですが、私の中ではPDCAはちょっと仰々しく、PDCAをやるにはそれなりのお作法もあると思っています。 ですが、振り返りはいわば簡易的にPDCAをやるようなものです。
学生時代の勉強になぞらえるなら、『復習』です。そういうとよりピンとくるかもしれません。
復習が大事と先生は口酸っぱく言っていましたが、なかなか復習ってみんながみんなできるものではなかったと思います。私自身、そのクチでした。
この『振り返り(復習)』をどれだけやるかが、成長曲線の傾きに影響すると思います。
なお、PDCAについてはこちらの記事に書いていますので、よろしければお読みください。
考えるベクトル(方向)が大切 〜効率的にムダなくモレなく考える方法
仕事では、いかに考えるか、ということが重要です、当たり前ですが。
考え方、思考法という方法論にはロジカルシンキングやデザインシンキングなどいろいろとあります。
私は、思考法の切り口として、
思考のベクトル
というのをとても重要視しています。
思考のベクトルとは、考える方向、つまり何かの方向に沿って考えるということです。
簡単な例で説明します。
この図は、私が自己紹介のネタを洗い出すときに使う2軸(4象限)フレームワークです。
縦軸に、プライベートと仕事、横軸に過去と未来を設定しています。 この枠ごとに自己紹介のネタを洗い出します。
このときのポイントが考える方向です。
図の横軸を見ると左から右への矢印となっています。
『仕事の過去』を考える時には、自分が社会人になってからのことを年を追って思い出します。そうすると、順を追って思い出しやすくなります。 この思い出す流れ、順序を意識しないと思いつきで洗い出すこととなります。
方向はどちらでもいいです。今を起点に過去に遡っていってもいいです。
重要なのは、方向に沿って考える、ということです。
ここでは簡単な例で説明したので、当たり前と思うかもしれませんが、実際の仕事の場面ではなかなか実践できません。
業務の課題、組織の課題を洗い出そう、といっても、思いついたものから出していっていることがほとんどです。
これを、仕事のプロセス(流れ)に沿って課題を洗い出そう、というようにするのです。
実際にやってみるとわかりますが、とても効率の良い頭の使い方ができます。その瞬間瞬間で、考えるポイントが明確になっていますし、流れで考えるので、思考が分断されることなくつながっています。
つまり、効率的に考えることができて、結果、考慮漏れが少なくなります。
まずは、何かの場で意識的に取り組んでみてください。効果を実感できると思います。
思考法で役に立った本の紹介
考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則 | ||||
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ロジカル・シンキング (Best solution) | ||||
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世界一やさしい問題解決の授業―自分で考え、行動する力が身につく | ||||
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思考の整理学 (ちくま文庫) | ||||
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頭がよくなる「図解思考」の技術 | ||||
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『成長する人』と『成長しない人』の違い
仕事をする中で伸びていく人、伸びない人、いろいろいます。 伸び具合にも、伸びない具合にもそれぞれレベルがありますが、今回は、ざっくりと大きくふたつに分けて考えてみたいと思います。
『成長する人』と『成長しない人』です。
これまで、それぞれのパターンの人を多く見てきましたが、ふたつの共通点があると思います。
それは、
やるかやらないか
続けるか続けないか
です。
やるかやらないか
これはいろいろな場面が該当します。
- 知らないことに出会ったときに、自分で調べるかどうか
- 難しい場面に遭遇した時にやるかやらないか
- 将来のために学ぶかどうか
要は、自分ができないことに対してチャレンジするかどうか、です。
つまり『第一歩を踏み出すかどうか』ということ。
この第一歩が成長の第一歩です。
続けるか続けないか
そして、その一歩を踏み出したならばそれを続けられるかどうかが、ふたつめのポイントです。
せっかくの一歩を踏み出したとしても、それを継続しなければ意味はありません。
『3日坊主』という言葉がありますね。
誰しも、今の自分を反省し『よしやろう!』『よし変わろう!』と思うことはたくさんあります。
ですが、それが続くでしょうか。なかなか難しいのが現実です。
とはいっても、続けないことには成長はありません。
ビジネスもスポーツと同じだと思っています。成長するためには日々の鍛錬が必要です。
楽して成長することはありません。
千里の道も一歩から
まさに『千里の道も一歩から』です。
あのイチローもこう言っています。
小さいことを積み重ねるのが、とんでもないところへ行くただひとつの道だと思っています。
もちろんポテンシャル、才能といった土台はそれぞれありますが、それがあったところで努力をしなければ成長しませんし、 それが足りてなかったとしても努力で越えられるものがあります。
超スペシャルな人はいますが、そういった人たちを除けば、私は少々のポテンシャルの差は努力で逆転できると思っています。
自分の才能を嘆けばキリはないですが、それを考えるよりも、どうやったら成長できるかと考えた方が前向きでいいと思います。
スポーツ選手のおすすめの本
私は、ビジネスもスポーツも成長という意味では同じだと思っています。
練習、鍛錬、実践、イメージトレーニング、メンタリティ。
なので、そういった人たちの本も読んでいるので、オススメの本を紹介します。
心を整える。 勝利をたぐり寄せるための56の習慣 (幻冬舎文庫) | ||||
|
「一瞬で決断できる」シンプル思考 | ||||
|
野村ノート (小学館文庫) | ||||
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岡崎慎司 悩む男。 | ||||
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察知力 (幻冬舎新書) | ||||
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ビジネス書は読むべし ~最も効率のいい成長へのインプットである
自分の成長の糧になるインプットにはいろいろなルートがあります。
研修、セミナー、勉強会、交流会など。
いろいろありますが、私は本を読むことからのインプットが一番効率がいいと思っています。
例えば、研修やセミナーだと、開催のタイミングがあります。年に何回かという頻度とタイミングです。
実際に最近あった話ですが、 「この研修が良かった」と紹介されましたが、次の開催日程を聞いたら、開催が年に1回で次回は来年とのこと。
たぶん忘れてしまって、エントリーできず仕舞いになりそうです。
私は自分自身が研修とかよりもビジネス書からの学びがほとんどでしたので、何の違和感もありませんが、 「よく本だけでスキルが身につくね」と言われることがたくさんありました。
要はインプットだけでなく、いかに使って、使いこなしてアウトプットするか、だと思います。
つまり、インプットしたことは使わないことには役に立たないということです。
そう考えるとインプットのルートはそれほど結果を左右するものではありません。
では、なぜ本が最も効率がいいインプットかというと、
- いつでも買えて
- いつでもどこでも読めるから
です。
本屋があればそこで買えて、いまではネットですぐに買えますし、 読むときは通勤電車や出張の移動時間にも読めます。
これほどインプット時間の融通が利くものはありません。
成長には、
- インプットの量と質
- アウトプットの量と質
があると思います。 まず、インプットの量と質が高まらないことにはアウトプットの量と質は高まりません。
また、私は多読派ではありません。同じテーマでも2-3冊の本を何度も繰り返し読む派です。
そうしないと頭の中に入ってこないですし、スキルとして身につかないからです。
私がおすすめするビジネス書はこちらの記事で紹介しています。 よろしければどうぞ。