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PDCAがなぜ回せないのか? 〜マトリクスでPDCAをしてみよう

ロジカル・シンキング 仕事術 最速仕事術

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『PDCA』は、ビジネスパーソンであれば、聞いたことがない人はいないのでは?というくらい有名なフレームワークです。 ですが、このPDCAを実際に使えている人はほとんどいないと感じています。

PDCAを使っていないと、何度も同じ失敗を繰り返したり、今できていること以上のことができなかったり、と、成長が見られません。

ですが、繰り返しですが、『PDCA』を実践できている人は多くありません。

では、なぜPDCAが実践できないのでしょうか?

PDCAをサークル(円)で捉えるから使えない

PDCAというと、ほとんどの人がこのようなサークル(円)をイメージすると思います。私もPDCAを知ったときはここから入りました。
私は、このイメージが強すぎるから実践しにくいのではないか、と考えています。

このサークルのイメージだと、PDCAをぐるぐるずっと回していく、というイメージはたしかに持ちやすいです。 そして、ほとんどの仕事の現場で言われるのが、『PDCAをずっと回していけ!』といった掛け声めいたものでしょう。

このサークルイメージの欠点は、どこがPDCAの起点になっているかがわからない、ところにあると思っています。

PDCAのコンセプト的にはどこからでもOK!なのでしょうが、これだとイマイチ重要なポイントもピンと来ません。

なので、実際にやれと言われても、掛け声だけで終わってしまうのではないか、というのが私の推論です。

PDCAをマトリクスでイメージすれば使いやすくなる

では、どうするのか?

私は、PDCAをマトリクスでイメージしています。

まずひとつ目のパターンはこちらです。 f:id:vekitomo-0:20170109181431j:plain

横にPとDを取り、縦にCとAを取ります。

これのマトリクスの意味することは、

Checkは、PlanとDoに対してする、ということ。
そして、ActionはそのCheckの結果に対してする、ということ

です。

ちょっと簡単な事例を入れてみます。

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これは、ざっと思いついた事例なので、内容の精度は適当ですが、実際に使うイメージはこのような感じです。

Planしたことに対して、Doしたことに対して、Checkして、それを改善するActionを検討するのです。 このようにマトリクスで整理すると、因果関係がわかりやすくなりますし、洗い出しもしやすくなります。

もうひとつのマトリクスパターンを紹介します。

次は、PDCAを全部横にとります。そして縦には作業分類を書き出します。

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これは、私が出版編集者と会話をしているときに書いたマトリクスです。

『部署で出版した本の振り返りをするのに、みんなからブレスト形式で意見を出そうと思ってるけど、どうですか?』

とのことでしたので、

『せっかくなので、マトリクスで整理してみてはどう?』

と書いたものです。このようにマトリクスで整理して意見を出し合えば、参加したメンバーもポイントを絞って意見を出せて、短時間で有意義なブレストをすることができます。

PDCAでいちばん大切なのは『Check』ではなく『Plan』である

これらふたつのマトリクスを見て気づいたかもしれませんが、PDCAで一番大切なのは『Plan』です。『Check』と思われがちですが、私は『Plan』が一番重要だと思っています。

なぜならば、やる仕事に対して『計画』がないと振り返ることができないからです。 なんとなくやった仕事を振り返っても意味がありません。意図を持ってやってきたことに対して、その意図がどうであったのか、意図通りにできたのかをCheckするのです。

なので、仕事は必ず『意志』を持って取り組むようにしましょう。

私はよく若手のリーダーとかに、
『お前の意志はどこにあるのか?どうしたいのか?』
『意図のない決定は意味がない』
といったことを言っています。

結果が失敗したとしても、そこに当初の意志がなければ改善することができません。次につなげることができません。

PDCAを『過去』と『未来』の時間軸で考える

PDCAはサークルで捉えられるため、時間軸の意識を持つことが少ないですが、私は『過去』と『未来』で捉えています。

PDが過去で、CAが未来です。

ひとつめのマトリクスをもう一度見てみましょう。 f:id:vekitomo-0:20170109185929j:plain

PとDに対して、CとAをしています。つまり、PDが過去でCAが未来なのです。

PDCAを横にとってみるとこんなイメージです。

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(適当な図ですいません。手抜きです。)

仕事をしている以上、PやDのタイミングももちろんありますが、PDCAを捉えるイメージとしては、PDとCAで分けています。

どんな些細なことでもPDCAを実行する

PDCAというと、ちょっと構えてやらないといけないもの、という印象があり、それが実践を遠のける要因のひとつでもあると思います。

ですが、ほんのちょっとした仕事でもPDCAを実践すべきだと思います。 ちょっとした30分の資料作成でも、『今回はこうやってみよう』という意図を込めてやってみます。 そして、そのあとで、それがどうであったか、を振り返るのです。

この細かいレベルでのPDCAができればできるほど、成長の速度があがると思っています。 そういう人は、2回としてまったく同じやり方では仕事をしないですから。

PDCAは失敗したときだけやるものではない

そして、成功したときもPDCAを回すと、より成長していきます。

PDCAは、失敗に対して振り返る、というイメージを持つ人が多いですが、そうではありません。 どんな仕事に対しても実践すべきものです。

1時間でやろうと思った仕事が、

  • 1時間でできたときは、作戦どおりだが、次にもっと速くやるためにはどうすればいいか?

  • 30分でできたとしても、もっと速くできるアプローチはないか?

  • 2時間かかったときはもちろん、どうやったら1時間でできたか?

というように、どんな結果であれ、振り返るようにしましょう。

成長が速い人は、よくよく見ると、普段の仕事の中でのPDCAをきちんとしているのだと思います。

参考図書

鬼速PDCAという本が売れているようです。 ざっと目を通しましたが、『うまくいっているときでもPDCAを回す』というところに共感しました。

鬼速PDCA

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