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ショートカットキーを使おう ~考える時間を増やすためになんの時間を減らすか

ビジネスパーソンにとって一番大切な仕事は「考えること」です。

考えることが人と差をつける大きな要素になります。そして考える時間が増えると、いずれか考えるという行為はそれほどの時間は必要なく、少しの時間でたくさんのことを考えることが可能になるのです。

 考える時間を増やすために、いちばん効果的に仕事を短縮しやすいパソコンのショートカットキーです。全くショートカットキーを使わないという人はあまりいないと思いますが、[Ctrl]+[C]や[V]、[S]だけでなく、どれくらいのショートカットキーを使いこなすことができるかどうかが大きな差となります。

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 ショートカットは非常にたくさんありますので、全てを知っている必要はありません。ショートカットを使いこなすためのコツと知っておくと便利なショートカットキーのテクニックを紹介します。

マウスを使用禁止にする

ショートカットキーを使おうという意識が働かないとなかなかマウスから脱却できません。そのためにまずはマウスを使用禁止にします。パソコンの操作はキーボードだけでも操作デキるようになっていますので1週間ほどマウスを使うのを禁止します。若手が私のチームに来たときは、最初はマウス禁止にしていました。

そうするとキーボードでパソコンの操作することができるようになり、多くの場合マウスを使うよりもキーボードで操作するほうが速いということを実感します。

ショートカットキーは探して使うもの

ショートカットキーをたくさん知っていて使えるに越したことはありませんが、すべての機能のショートカットを覚えることができません。では、どうするかというと、ショートカットキーを探して使えるようにしていきます。

方法は3つあります。

① 本やインターネットから探す

ショートカットキーだけをまとめたハンドブック的なものもありますし、何よりもググればすぐに出てきます。ざっとまとめて知りたいときは本の方が便利ですし、特定の機能のときはググっても充分に調べられます。

② 機能のアイコンにカーソルを当てて探す

すべての機能で使える技ではありませんが、機能のアイコンにカーソルを当てるとその機能のショートカットキーが表示されることがあります。

私は普段あまりWordを使わないのですが、書籍の原稿はWordで書いています。あまり使わないWordなのでショートカットキーはあまり知らないので、探しながら使うようにしています。例えば、章・節の区切りに「改ページ」という機能をたくさん使います。:

何度も使う機能なので、マウスで操作するのが非効率なので図のようにマウスをアイコンに当てると「Ctrl + Enter」と表示されます。手っ取り早く調べられるので、ググる前にこの方法で調べるといいです。

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③ 人の技を盗む

  人と仕事をしていると、時おり自分の知らない奇妙な指の動きをする人がいます。または、自分ならマウスで操作する、というタイミングでキーボードだけで操作することもあります。そんなときは、自分の知らないショートカットを使っているときです。目で見て盗むチャンスですが、指の動きを見てもわからないことも多々ありますので、勇気を出して聞いてみましょう。

Altを使えばなんでもできる

ショートカットキーを知らなくても、調べなくてもショートカットキーを使える技があります。それは「Alt」キーを使うことです。Altキーを使うとほとんどの操作をキーボードでできるようになります。

Altキーを押すと、ソフトウェアのプルダウンメニューがアクティブになります。そしてそのメニューにアルファベットが振らて表示されます。その表示されているアルファベットをキーボードで押すとその機能が使えるようになります。 先ほどの改ページを例にすると、「Alt」→「N」→「B」で改ページの機能となります。