「時間に遅れてはいけない」のはなぜ？
「時間に遅れてはいけない」ということは社会人になってすぐに教え込まれます。というか、一般常識ですね。ごくごく当たり前ですが、仕事の世界で「時間」について語るならば、まずは「時間に遅れてはいけない」ということから始まります。
最近では、ビジネススーツも必須でなくなってきている会社も増えてきていますし、夏は多くの会社でクールビズとなり全体的にラフになってきている流れがあります。そのような流れの中、いまどき時間に遅れることくらいで・・・と思う人もいるかもしれません。ちょっと遅れたくらいで・・・、とか、他のほとんどの国では時間にルーズなところもあるよ、と思うかもしれません。
ですが、時間に遅れてはいけません。時間を対して細かく気にしない人もいますが、時間に遅れることで損はしても、得することはありません。海外においても、仕事で成果を出している人は時間にシビアな人がほとんどです。
時間に遅れてしまうと何がいけないのでしょうか。
それは３つあります。
① 信頼を失う
② 金・時間を失う
③ 品質を失う
時間に遅れてしまうということはこの３つを失ってしまいます。
一つ目の「信頼を失う」は説明しなくともわかりますが、時間に遅れるということは、仕事全般的に対して信頼されなくなります。「時間を守れないヤツがいい仕事をできるはずがない」と言われます。時間を守れなくてもいい仕事をできる人もいますが、そのようなイレギュラーについて議論しても仕方ありません。
実際にあったことです。私がキャリア採用の面接を担当したときのことですが、応募者の人が２０分ほど遅れてきました。面接会場がわからず遅れて来たとのことでした。確かに、わかりにくい場所にあったことは間違いありません。ですが、他にも面接をしている方もいますが、他には遅れてきた人はいませんでした。むしろ、自分の次のキャリアの重要なポイントである面接という場であるなら、それを見越して早めに会場を確認した上で、面接までの時間をコーヒーショップとかで過ごすようにするべきです。
キャリア形成で大切なポイントである面接という場で遅れてくるということは、仕事の重要な局面でも遅れてくる、と見られてもしようがありません。
二つ目はカネです。会議に５分、10分遅れたならば、その時間待っていた人のコストを浪費したことになります。
１時間６０００円単価の人が１０集まる会議としましょう。１０分の遅れでひとりあたり１０００円、１０人で１００００円のコスト浪費になってしまいます。
そして、品質も失ってしまいます。30分、60分の会議で議論やレビューを予定していたならば、それが１０分遅れることで時間が圧縮され、つまり内容も圧縮されます。その失われた時間が品質ロスにつながります。
余談ですが、ときどき、というか、よく見るケースですが、会議とかに遅れてきて、会議がたくさんあって大変だとか「オレっち忙しい」アピールする人もいますが、それはやめたほうがいいです。
同僚や同じレベルの人からは「忙しそうですね」と言われるかもしれませんが、上位者になればなるほど、「ふーん」と思ってしまいます。つまり、その程度なのか、と。上位者は私達よりも忙しい中で時間をコントロールしているのです。
時間に遅れてはいけませんが、あまりにも早すぎるのも時間がもったいないと思います。上位役職者との打ち合わせの前に、１０分、１５分前から会議室にスタンバイしている、という光景を目にすることもあります。これはさすがに時間がもったいないと思います。
遅れてはいけませんが、必要以上に早くスタンバイしておく意味もありません。
木を切る前に斧を研ぐ ～始める前の準備が大切～
もし、木を切り倒すのに6時間与えられたら、私は最初の4時間を斧を研ぐのに費やすだろう。
アメリカ第１６代大統領のエイブラハム・リンカーンの言葉です。 これは、「何事も始める前の準備が大切だ」という意味ので引用されることが多い言葉です。
言葉尻だけを捉えると、結局６時間は同じじゃん、４時間も斧を砥ぐのは時間をかけすぎ、といったコメントも出てきますが、本質はそこではありません。
ボトルネック、クリティカルパス、リードタイム、スループットという言葉とつながります。
斧の歯がボトルネックで、斧を砥いで木を切ることがクリティカルパスで、そのリードタイムを短縮して、スループットを上げる、と。ボロボロの斧で木を切ると、リードタイム短縮できず、スループットが上がらなくなります。また、クリティカルパスで、問題が起きたときには大きな影響が発生するのです。
また、別の言葉を使うと、KFS（Keys For Success）です。KFSとは、目標達成のために決定的に重要となる要因です。斧の鋭さがKFSとなります。
つまり、本質的には、このようなことを見極め、どこを重要視するか、ということです。
期限に迫られて、非効率と思われるやりかたで一生懸命やっている人に、
「一回、立ち止まって整理して作戦を立て直した方がいいんじゃない？」
というと、
「そんな時間ありません。期限まで時間がないんです。」
と答えられることがあります。
ボトルネック、クリティカルパス、KFSが見えてないのだなぁ、と感じてしまいます。 仕事は４２ｋｍで設定されたコースを走る必要はありません。そこにあるゴールテープまでの最短のコースを見つけて走っていいのです。４２ｋｍのコースを走るなら、１分１秒でもムダにしたくない、という思いになってしまいますが、スタートして最初の１０分で地図を広げて最短のコースを見つけてそこを走ることがベストです。
時間のない中で着手する前に立ち止まるのは不安を感じると思いますが、結果的には最初に立ち止まる方がいい結果がでます。不安を押し殺してでもトライしてみてください。
時間は誰にでも平等なもの ～２４時間３６５日はみんな同じ
「忙しい」「時間が足りない」と思っている人は多いと思います。 本当にそうでしょうか？
ある一面では正しいですが、実は間違いです。
私はこれまで多くの人を見てきましたが、いわゆる「偉くなっている人」は仕事がたくさんあって忙しそうなイメージがありますが、実際に見てみると忙しそうには見えません。ですが、仕事はたくさんあります。 一方で、ずっとポジションが上がらない人は、自分の目の前の仕事に精一杯で「忙しい」「時間が足りない」といっています。
40歳、50歳にもなってくると、同期入社でも社内でのポジションに大きな差が出てきています。その差を見ると、目の前の仕事に忙殺されてアップアップしている一方、ポジションが上がっている人は、多忙であるはずなのに、どこか余裕を感じます。懐が広い、といってもいいでしょう。
時間は誰に等しく１日２４時間、３６５日あります。
毎日毎日、時間に追われて仕事が片付かない人。余裕に見えながらも結果を出し、社内でのポジションも確立している人。何が違うのでしょうか。 ビルゲイツはたくさん本を読むことで有名です。いまでは第一線を退いていますが、あれほどの企業のトップを勤めていながら本を読む時間を確保していたというのはすごいことだと思います。
偉くなっている人、成果を出し続けている人は時間の使い方が上手です。どこに時間の使い方違いがあるのでしょう。 限られた時間を何に使うかという判断。そして、同じ時間の中でこなす仕事の量と質なのです。
逆にいうと、タイムマネジメントができなければ大きな仕事、大きな役割を担うことはできない、と言うこともできます。
私のポリシーとして持っていることがあります。そのひとつは、「要は気持ち」ということです。私自身は気持ちを全面に押し出して仕事をするタイプではありません。むしろ、気持ちの部分があまり見透かされないようにしています。 ですが、内面では、こだわる気持ち、負けない気持ち、逃げない気持ちなど、自分なりに強く持つようにしています。
元プロ野球監督の野村さんがいっている言葉で、
一流かそうでないかは紙一重
気持ちとかそういうところで差がでる
というのがあります。
キャリアを重ねるごとに、本当にそう思うようになってきました。 本書では、気持ちの面を語ることが出てきます。表面的なテクニックやスキルも大切ですが、最後は気持ち、だと思ってます。
大変なことを大変と思わない、とか、極めて厳しい局面から逃げないと踏ん張る気持ち、自分は何としても成功してみせる、などという気持ちです。
例えば、私は、「忙しい」と「お疲れさま」は言わないように決めています。忙しいとは心を亡くすと書きますし、お疲れさまは、誰もが使う一般的な挨拶にはなっていますが、「疲れていること」を前提にしたネガティブな言葉に思えてしまうからです。
自分が発する言葉は自分の内面を出してしまうことなので、できるだけネガティブな表現は使わないようにしています。
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仕事の基本はきちんと学ぼう ～見よう見まねの我流はだめ～
最近、中堅レベルのメンバーを見ていてよく感じるのは、見よう見まね、先輩・上司のやり方を真似してきた、という人が多いということです。
例えばでいうと、資料作成です。
私がいまの環境に入って、最初に感じたのは「資料」がちょっと違う、でした。
私自身は、資料作成、ドキュメンテーションの勉強をしてきて、いわゆる「ビジネスドキュメンテーション」の知識とスキルを持っていますが、その知見・経験と見比べると違和感を感じる資料なのです。
で、さらに違和感を感じたのが、みんながそのような資料を作っているのです。
簡単にいうと、その組織の人達がお互いに見よう見まね、真似して資料を作り合っているので、ひとつのやり方として定着しているのだという結論に達しました。
独自性を持つことが悪いといっているのではありません。
世の中に広く浸透している、いわゆるビジネスドキュメンテーションの基礎を学ばずに、見よう見まねをしている点がダメだと思っています。
基礎、基本を知った上での独自のやりかた、特徴を出すというのはもちろん良いと思います。
ドキュメンテーションは一例です。
ロジカルシンキング、リーダーシップ、ネゴシエーション、技術スキルなど、まずは基本を学びましょう。 学び方は研修や本があります。ちなみに私は「本」派です。
私の机には、何冊も本をおいています。私自身はもうあまり読まない本ばかりですが、「本を読もう！」という若手・中堅向けのメッセージとしておいています。
それを見て刺激を受ける人が何人かでもいれば、と。
私のおすすめの本を紹介した記事リンクを貼っておきます。ご参考になれば。
集中セッションのススメ
とある、重要なプロジェクトが12月に次の局面に進んだので、その局面の最初に3日間の集中セッションを行いました。 その局面を進めるにあたっての、最初の基本コンセプトづくり、方針策定等々がテーマでした。
なおかつ、このセッションは外部のレンタル会議室を借りて実施しました。
まず結果からいうと、とてもいいセッションとなりました。その理由がいくつかありますので、今回はそのことについて書いてみたいと思います。
外部会議室でやることのメリット
今回は、普段のオフィスを離れて、あえて外部の会議室をつかいました。 これは環境を変えることで、いつもとは違うことを集中しておこなう、という雰囲気づくりのためです。 これはとても大切で、参加者の意識を集中させるためでも有効でした。 また、セッションへの参加者だけがこの会議室に集まるので、普段発生する仕事の横ヤリがまったく入ってきません。
もうひとつこだわったポイントがあります。
それは、おしゃれな会議室にしたことです。ネットでさがすとThe会議室というものがたくさん出てきますが、今回は、カジュアルな雰囲気のレンタル会議室でソファーもついてるようなところにしました。
これも効果的でした。みんなの発想が広がったと思います。自由に、広く発想できたと実感として思っています。
ロケーションは大阪ですが紹介しておきます。
セッションの効果ー①
まず本来の目的であったコンセプトづくり、方針作りは予定どおりできました。効果としては、これらが短期間でできたと言うことです。
いつものオフィスで普通にやっていたら、もっと日数がかかっていたはずです。理由はいくつかあります。何かしらの要因 （別の会議とか）でメンバーが揃わなかったり、とか、結局横ヤリが入ってきて集中できない、とかです。
３日間でここまで作れたのは充分、というものができました。
セッションの効果ー②
もうひとつの効果は副次的な効果です。
メンバーの意識が高まったことと、チーム力が向上したことです。
いつも以上にみんながまとまって作り上げたおかげでこのような効果が生まれました。これは、この先のプロジェクト運営にとってとても良いものとなります。
実は、副次的とはいいつつも、最初から狙っていた効果です。
ラフな雰囲気作りが大切
このようなセッションを行うときは、ラフな雰囲気作りをするのが最大のポイントとなります。いわゆるブレストと一緒です。
まず、服装。できればスーツでなく、カジュアルで集まった方がいいです。 あとは、お菓子を用意しておくこと。タリーズなどのコーヒーポットもあると最高です。
そして、最終日は午後の早めに切り上げるようなタイムスケジュールにしておくといいです。
この集中セッション、本当に真面目にやるとめちゃくちゃ疲れます。最終日まで夜遅くやるよりも、明るい時間に「終わったぁ～」と終われるのが理想です。
そのためには、セッション中のタイムマネジメントがポイントになります。今回であれば、１，２日目は当初のスケジュールよりも進まなかったので、予定を延ばして夜まで実施しました。その結果、最終日は明るい時間に予定通り終了できて、みんな晴れやかな気持ちで、気持ちよく解散することができました。
こういった外部環境での集中セッションはとても効果があります。何かの重要なポイントで実施してみるといいと思います。
ガジェット用の必須アイテム
最近では、持ち歩かないといけない電子機器ーガジェットが増えてしまってきています。 最近っていっても、ずっと前からですが。
私自身は、アナログ派でできるだけ手帳やらノートは手書きのものを使いたいのですが、仕事環境がどんどんデジタルに流れていってしまっているので、 一人であがいても波に飲まれるだけです。
私の持ち歩きデジタルアイテムは、携帯＠個人、携帯＠会社、タブレット＠個人、PC＠会社、PC＠個人です。
これらの生命線はバッテリーとネットワークです。
なので、カバンの中には常にこの２つの生命線を保つためのアイテムを入れています。 もうひとつは、いつでもSkype会議ができるように持ち歩いているヘッドセットです。
これらのアイテムを移動中の飛行機の中で写真撮ってみました。
まず、左にある赤いバッテリーは、充電器兼バッテリーでコンセントに指してつかうと充電器で、コンセントがなくてもバッテリーとして使うことができてとても便利です。
そして、「これ便利」と手書きコメントを入れているのがアダプターです。携帯やタブレットによってコネクタの形が違いますが、このアダプターを使うとコードが一本でも複数のコネクタに接続することができて省スペースになります。これいいです。
一番右のアイテムがBluetooth接続のヘッドセットです。 Jabraというメーカーのもので、このジャンルでは有名なメーカーのようです。 ポイントは、持ち運び用でカバンの中に入れっぱなしなので、小さなサイズでも機能が十分であることです。 本当に親指サイズなので、カバンの小さなポケットに入りました。
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いろいろなアイテムを入れているおかげでカバンは重くなり、ちょっと大変ですが、バッテリーとネットワークという生命線が立たれてしまうと、携帯、PC、タブレットを持ち歩いている意味がなくなってしまうので、悲しいですが仕方ありません。
会議がムダに終わってしまう３つのパターン
仕事の中で、大なり小なり会議はたくさんあります。そのたくさんある会議でも、良い会議・悪い会議というものがあります。
悪い会議になってしまったら最悪です。時間と労力がムダになってしまいます。
良い会議となるポイントはいくつもありますが、今回は「会議の参加者」に焦点をあててみましょう。
効率のいい会議をするには、適切な参加者を集めることが大切です。 「参加者」によって、ムダな会議になってしまう３つのパターンがあります。
無用に人数が集まっている
参加することに意義がある、というような会議はかなり多いです。「みんなで考えよう！」と言って、20～30人が集まる会議もあったりします。ところが実態としては、発言する人は片手で足りるくらいの人数で、他の人は聞いているだけ。「参加しているだけの人」には他の仕事をやってもらったほうがいいでしょう。
参加すべき人が参加していない
あるテーマについて議論をしたいのに、そのテーマについての有識者が参加していないときは、持ち帰りや後日確認事項が増え、十分な議論ができなくなります。参加すべき人が参加できないときは、その会議をリスケすることも考えましょう。意味のない会議をするのは時間のムダです。
余計な人が参加している
問題を解決するためにブレストをするが、問題に対して文句ばかりをいう人が参加している。このような場合は、建設的なブレストができず、後日、改めてメンバーを変えてブレストをやり直すことになります。 「自由闊達に意見を言ってください」といいつつ、会社の重役が参加しているために、若手が発言できない。ということもあります。 このようなケースも会議の目的が達成されずムダな会議となります。 自分が会議を招集する場合は、ムダな会議にならないよう、開催前に適切な参加者を決めるようにしましょう。
「整理」と「整頓」は同じ？ちがう？
『整理整頓』とはよく言われますが、整理と整頓とは何がちがうのでしょう？
私自身、これまでこの２つの意味の違いを考えたこともなく「整理整頓」とまとめて捉えていましたし、意味も、ごちゃごちゃにとっちらかってるものを綺麗にする、くらいにしか考えてませんでした。
先日参加したセミナーで、整理と整頓について学び、なるほどと思いましたのでまとめてみたいと思います。
整理とは
「整理」という言葉は大辞林 第三版では、次のように意味づけられています。
せいり【整理】 （ 名 ） スル
① 乱れているものをそろえ、ととのえること。 「引き出しを－する」 「論点を－する」
② 不必要なものを取り除くこと。 「小枝を－してから生ける」 「人員－」
③ 株式会社が支払い不能・債務超過に陥るおそれや疑いがある場合、裁判所の監督下に会社の再建を図る目的で行われる旧商法上の手続き。会社法制定により廃止。会社整理。 → 法的整理
ポイントは、②の不要なものを取り除く、というところです。 雑多にとっちらかったものを整える中で、いらないものを捨てる、という「判断」をするのです。
整頓とは
同じように整頓という言葉を調べると次のような意味定義がされています。
せいとん【整頓】 （ 名 ） スル
物事をととのった状態にすること。 「整理－」 「道具類を－する」
これはちょっと補足が必要ですね。
「ととのった状態にする」ということを言い換えると、インデックスやラベルをつける、ということになります。 ここがポイントです。
整理は不要なものを捨てる、整頓は必要なものに対して抽出しやすいようにインデックス、ラベルをつける、ということになります。
図にするとこんな感じ
これらの意味を踏まえて「整理整頓」を図解してみました。汚い手書きですがこんな↓感じです。
パソコンのデスクトップにアイコンがとっちらかっているとき
- 要不要でファイルを整理する（いらないものはゴミ箱行き）
- 残ったファイルをフォルダに仕分けていく（インデックス、ラベル貼り）
という作業がまさに整理整頓です。
整頓整理とは言わない
整理整頓とは、まず、
- いらないものを捨てる
そして
- 必要なものにインデックス（ラベル）を貼る
ということになります。
ですので、整頓整理とは言わずに、整理整頓となるのです。
「整理整頓」と四字熟語のように捉えてる人も多いと思いますが、このような違いがあることを念頭に仕事に活かすといいと思います。
ちなみに、このセミナーはこの本↓の著者さんのセミナーでした。いろいろとタメになりました。
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図解関連でいうと、私はこの本↓が非常に参考になりました。読んでおいて損はない本だと思います。
![[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術](https://images-fe.ssl-images-amazon.com/images/I/51lgAYWk6sL._SL160_.jpg "[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術")
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すべての仕事の基本、「IPO」を意識しよう
システム開発の世界では「IPO」という言葉があります。アイポと読みます。
これは、
Input(インプット)→Process(処理)→Output (アウトプット)
の3つの頭文字を取ったものです。
すなわち、インプットを処理してアウトプットを作成するというシステムの流れを意味しています。 あらゆるシステムは、このIPOの膨大な組み合わせと連なりで成り立っています。
実は、この構造はあらゆる仕事においても共通です。どんな仕事でもインプット となるものがあり、私たちが仕事をすることでアウトプットが生まれます。そして、 アウトプットは次の仕事のインプットになります。 つまり、いまの目の前の自分の仕事が、誰かの次の仕事のインプットになるということです。
そう考えると、おのずと自分の仕事をどのレベルのものでアウトプットすればいいかを考えるはずです。
つまり、次の仕事のインプットとして適切なレベルのものを出すことで、仕事の ムダを省くことができます。 過度に力を入れすぎたものを作ってしまうとムダに時間と体力をかけたことになりますし、逆に不十分なものをアウトプットしてしま うと次の人の仕事に負荷がかかってしまいます。
「自分の次に仕事をする人を『お客様』と思って仕事をしろ」
私が若い頃に先 輩から言われた言葉です。
社内でも取引先でもこれを意識すれば、粗雑な仕事はで きなくなるはずです。 仕事で人のことを気づかうというのは、「お疲れさま」と声をかけたり仕事を手伝ったりするだけではありません。
どうすれば他の人が楽になるか、他の人が仕 事をやりやすくなるかを考えることが、いまのあなたの持ち場での気づかいになるのです。
気づかいができる、できない、というのは、結構仕事では大切なことだと思っています。
仕事は段取りが重要 〜 「一番時間のかかる仕事」を見極めよう
エレベータの「行き先階」ボタンとドアの「閉」ボタン。どちらを先に押せば最速で行き先階に行けるでしょうか？
答えは「閉」ボタンです。
仕事のスピードは、段取り次第でいかようにも変わります。段取りが命です。段取りとは、言い換えると「仕事をどの順番でするか」ということ。
段取りを考えるときは、次の６ステップで行います。ちょっと複雑ですが、一番大切なのは、「一番時間のかかる作業を見極めること」そして、「その作業を中心に、順番を組み立てること」です。
エレベーターが動き出すまでに一番時間がかかるのが、ドアが閉まる時間なので、先に「閉」ボタンを押すわけです。
【ステップ１】仕事のゴールを決める
まずは、目的は何か、どのレベルで完了させればよいのか、これから取り掛かる仕事のゴールを設定します。
【ステップ２】仕事のゴールまでを作業に分解する
仕事は、複数の作業の積み重ねでできています。着手してから完了するまでを、いくつかの作業に分割します。
【ステップ３】作業ごとの時間を見積る
次はそれぞれの作業にかかる時間を見積ります。10分、1時間、半日、肌感覚で十分です。このレベルで精度を突き詰める必要はありません。
【ステップ４】最も時間のかかる作業を見極める
それらの作業の中でいちばん時間のかかる作業を見つけます。仕事の段取りは、このいちばん時間のかかる作業を中心に組み立てます。
【ステップ５】作業の依存関係を見極める
作業には依存関係があります。“どの順序で進められるか”、“どの作業が並行してできるか”を見極めます。
【ステップ６】作業の段取りを決める
ステップ１〜５までが終われば、最後は、これらの作業をどういった順番でこなせば最速でゴールにたどり着くか、作業の“パズル”をすれば段取りは完了です。この最後のパズルをするときに、いちばん時間のかかる作業を中心に組み立てるのです。 この段取り６ステップは、実は普段の生活の中でトレーニングができます。さまざまな場面で段取りのトレーニングをしておくと、仕事での段取りもこなれてくるようになります。
例えば、コンビニで支払いをするときに、どうすれば最速で支払いが済ませられるかを段取ってみます。弁当とお茶、デザートを買うとき、「弁当を温める時間」が最も時間のかかる作業となります。そのために、まずは店員さんにお弁当をカゴから取ってもらって温めてもらえるように、店員さん側のカゴの端に弁当をおきます。お弁当を温めてもらっている間に他の商品のレジ打ちをしてもらって、会計まで済ませておきます。お弁当が温まったらそれを受け取って終わりです。
こういう考え方を普段の生活からクセづけしていくと、仕事のときにも常に段取りを意識して動くことができます。
