読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

わたしの手帳の使い方 ~ToDo管理法

仕事術

f:id:vekitomo-0:20151023232205j:plain:w350

私が手帳で管理しているものを、ざっくり言うと、

  • スケジュール管理
  • ToDo管理

のふたつです。

スケジュール管理は、会議などの予定を書き込むくらいなので、使い方としてはごく普通です。

ToDoの管理方法については、私なりのこだわりがあるので、手帳でのToDo管理法について紹介します。

昔は、ノートにToDoをリストアップして管理していたのですが、イマイチしっくりきませんでした。

なにがしっくり来なかったかというと、

  • 見るのを忘れる
  • 期日管理がしにくい

です。

ノートで管理していた時代は、ノートの最後のページからToDoリストを書くようにしていました。
そうすると、わざわざ最後のページを開いてToDoを確認しないといけなく、その、見るという行為を忘れがちになってしまいます。

また、そのToDoリストに期日を書いてはいましたが、ToDoリストに書かれている順番と、期日の順番は必ずしも一致せず、感覚的にしっくりきませんでした。

まず、私の好みの手帳のタイプはこんな感じです。 f:id:vekitomo-0:20151021005622j:plain:w300

細かいことは、こちらの記事に書いています。 vekitomo-0.hatenablog.jp


日次のToDo管理

左側のページにはバーチカルの1週間カレンダーがあります。
日次のToDoはその下のメモ欄を使います。

例えば、
今日が月曜日として、今日の会議で今日中のタスクが出てきたら、月曜日のメモ欄に、

□ 調査結果提示  

と書いておきます。

今週の木曜日に提出しないといけない報告書があれば、木曜日のメモ欄に

□ 報告書提出

と書いておきます。

そして、そのTODOが終わったら、

 ☑️ 調査結果提示
 ☑️ 報告書提出

と□にチェックを入れて、コメントに横線を引いて潰し込みます。

横線引いておくことにも意味があります。

☑️だけだと、文字がそのまま読める状態で残ってしまいます。
そうすると目に入ってきたときに読んでしまうのです。
取り消しておけば、意識的に読まないと頭に入ってこないですし、残っているToDoが視覚的にもわかりやすくなります。

ぼかしていますが、イメージはこんな感じです。
(ちなみに、この手帳は今年の手帳で好みへのヒット率50%のものです。右ページにフリーのメモ欄がありません。)

f:id:vekitomo-0:20151024205835j:plain:w350


週・月単位のToDo管理

その週のうちのどこかでやればいい、とか、1ヶ月くらいのスパンの中でやればいいような、ちょっとゆるいToDoもあります。 そういう類のToDoは、右のフリーメモページにToDoとして書き込んでおきます。

当然、終わればチェックをいれて消し込めばいいです。

終わらなかった場合はどうするかというと、
金曜日の夜に、翌週のページにそのToDoを書き写すのです。

その書き写すという行為が重要で、できていなくても、忘れていても、必ず金曜日の夜に書き写すことで頭の中に蘇ります。

普段忘れていたとしても、必ず思い出します。
そうすると、漏れることは絶対にありません。


長期的なToDo管理

3ヶ月先、半年先というくらい先のToDoは、あらかじめその日カレンダーの下のメモ欄に書き込んでおきます。

例えば、いまの私だと、年末までにチームとして終わらせないといけないことがあるので、 11月中旬のToDoとして、

□ xxxの件、状況確認

とすでに書いています。

f:id:vekitomo-0:20151024205840j:plain:w350

そうすると、その日に状況確認を行い、何かあっても年末までにリカバリできるようにしています。


頭の中からToDoを消し去ることが大切

あれをやらないといけない、 いつまでにやらないといけない、というのを頭の中に残しておくと、何かとちょっとしたことで思い出したりして、思考の邪魔になります。

今回 紹介した方法で、手帳で短期から長期的なToDoまで管理しておくと、頭の中から消し去っても、その日がきて手帳のToDoを見れば思い出せます。

普段の仕事の中で、余計なことを覚えて・考えなくていいように手帳でToDo管理をしています。

結構おすすめです。よければお試しください。


参考記事

vekitomo-0.hatenablog.jp

vekitomo-0.hatenablog.jp