コミュニケーションは伝わらないと意味がない 〜伝わるための3つのポイント

コミュニケーションは伝わらないと意味がありません。

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なぜ、何のためにコミュニケーションが発生するのかというと、相手に何かをしてもらいたいからです。

  • 資料を作ってもらいたい
  • 調査をしてもらいたい
  • 報告を理解してもらいたい
  • 3つの案を判断してもらいたい
  • 作業を実施してもらいたい

など、相手に何かを期待し、そのためにコミュニケーションをします。相手に何も期待することがなければ仕事上のコミュニケーションは発生しません。

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つまり、コミュニケーションとは、 発信側が期待することが得られるか、得られないか、ということが成果となります。

よく職場で、

  • メールしたのにやってくれてない
  • 説明会を実施したのに理解していない
  • 指示したのに全然違うものが出てきた

といった類の愚痴を聞くことがあると思います。

これはコミュニケーションミスを相手の責任に転嫁しているのです。

よくよく聞くと、とても読み切れないような長文メールだったり、誰が聞いてもわからないような説明会だったりすることが往々にしてあります。

もちろん受け手が悪いこともあります。ですが、そのことで不利益を被るのはコミュニケーションの発信者です。 それも含めて、発信者がコミュニケーションの責任を追う負うべきだと思います。

では、伝わることがコミュニケーションの成果だとしたら、どうすれば伝わるのでしょうか?

伝わる(伝える)ための3つのポイントは、

  • 短く
  • 分かりやすく
  • 相手に合わせる

です。

メールでも会話でも、長いものは伝わりにくくなります。 そして、相手が理解できる言葉で分かりやすくコミュニケーションをしましょう。 相手が理解できる言葉とは、自分の仕事の専門用語などを使わずに、相手の知識レベルに合わせる、などという意味です。

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相手に伝わらないコミュニケーションには意味はありません。

コミュニケーションは発信側の責任であるということを意識すれば、それに応じた発信のしかたになるでしょう。

コミュニケーションミスで失うもの 〜品質と時間

前のエントリーで、コミュニケーションでは『鮮度』と『濃度』と『精度』が大切です、ということを書きました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

今回は、その『精度』について書きます。

当たり前ですが、コミュニケーションでは、情報を正しく伝えることが大切です。

それはなぜでしょうか?

コミュニケーションミスが発生してしまうと、失うものが2つあります。

ひとつは『品質』、もう一つは『時間』です。

品質を失う

例えば、資料作成を依頼したとします。「AAA」という資料作成を依頼しましたが、正しく伝わらず「AaA」という資料が出てきました。 これが品質を失ってしまうということです。発信者が期待したものと違うものがアウトプットされるのです。

ですが、「AAA」を期待していて「AaA」がでてきても、許容範囲なのでこれを受容します。

時間を失う

では、「AAA」を期待していて「xyz」というものが出てきたらどうでしょう?

さすがに全く違うので、やり直しを指示します。これが時間を失ってしまうということです。

そして、やり直した結果、「AAa」というものが出てきました。「AAA」とはちょっと違うので、品質も失っています。 この場合では、時間と品質を失っているのです。

このように、コミュニケーションで正しく伝わらないと「品質」と「時間」を失ってしまいます。図にするとこのようなイメージです。

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コミュニケーションの発信側となるときは、『正しく伝える』という『精度』を意識しましょう。

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参考図書

コミュニケーション系の参考図書を紹介します。

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コミュニケーションに必要な3つの『度』

仕事をする上でコミュニケーションはとても大切な要素です。

正しく伝える、正しく受け取る。これが失敗してしまうと仕事はうまくいきません。間違った成果を生み出してしまうこともあります。

また、組織が大きくなればなるほど、コミュニケーションの重要性が増してきます。

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コミュニケーションに3つのポイントがあります。

『鮮度』
『濃度』
『精度』

3つについて、それぞれ説明しましょう。

鮮度

鮮度とは、情報がいかに速く伝わるか、です。発信元から受信するひとに1週間で伝わるのか、1日で伝わるのか。
必ずしも速ければ速い方がいいというわけではありませんが、速く伝えるべき情報は速く伝えなければいけません。

午前中に伝えるのと、その日の夜に伝えるのでは半日以上の差がうまれます。さらに翌日の午前中ともなれば1日の差となります。

濃度

情報は伝言ゲームが進むに連れて、情報量が削ぎ落とされていきます。つまり情報濃度が薄まっていきます。

ただ、これはコミュニケーションのベクトルによって薄まる理由がことなります。

組織の上から下へのコミュニケーションでは、不要な情報が意図的に落とされるパターンと、人を介すことによって落ちてしまうパターンがあります。

逆に、下から上へのコミュニケーションでは、都合の悪い情報が意図的に落とされていきます。つまり、役職が上になればなるほど、悪い情報はあがってこないということです。

上から下へのコミュニケーションでは、情報が落ちないように気をつけないといけません。一方で、自分が上の立場になったときは、下からの情報は不都合な情報が削ぎ落とされている、と理解した上でコミュニケーションを取る必要があります。なので、その削ぎ落とされた情報をいかに拾い上げるかが、正しい判断をするためには必要となります。 都合の悪い情報がなく、なんとなくいい報告を聞いて、それが正しいと思って判断をしてしまっては進むべき道を誤ってしまいます。

精度

言わずもがな、情報は正しく伝えないといけません。 間違ったものを伝えた、間違って伝わってしまったときは、チーム全体の間違った動きにつながります。

組織が大きいときは、特にその影響は計り知れません。数百人、数千人が間違った情報で動いてしまうのです。

自分が発信する情報については、正しく発信できているか、という目でチェックした方がよいでしょう。

絵にするとこんな感じです。

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