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『伝える』ためには文章よりも図の方がいい

こちら↓の記事で、コミュニケーションは伝わらないと意味がない、ということを書きました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

伝わるための3つのポイントとして、

  • 短く
  • 分かりやすく
  • 相手に合わせる

の3つをあげました。

今回は、2点目の『分かりやすく』について書いてみます。

文章と図解はどちらがいい?

【日本ABC社、1月既存店売上は35%増 客数は33カ月ぶり増加】

 2月4日、日本ABC社は、1月の既存店売上高が前年比35.0%増となったと発表した。
[東京 4日 ロイター] - 日本ABC社は4日、1月の既存店売上高が前年比35.0%増となったと発表した。客数は同17.4%増、客単価は同15.0%増。客数は、2013年4月以来、33カ月ぶりのプラスとなった。
新メニューが好調だったという。また、不採算店の閉鎖や改装なども寄与した。ただ、昨年1月は、品質事件で既存店売上高は38.6%減、客数は28.5%減、客単価は14.1%減と大幅に落ち込んだ月。この影響が一巡した面も大きい。

こちらはとある、ニュースをデフォルメしたものです。 ぱっと読んで理解できますでしょうか?

ちゃんと理解しようとすると3回も4回も読み直さないと理解できないと思います。

では、これを図解してみましょう。 次のようにしてみました。

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ニュースの内容は、2014年を起点にした「売上」「客数」「客単価」の2年分の遷移を示しているものです。ですので、このように表形式で整理してみました。 また、整理した結果、このニュースでは、売上を客数☓客単価で捉えていることがわかったので、その図も付けました。

このようにすると、ぱっと見て理解がしやすいと思います。

表ではなくて、グラフにするのもいいと思います。

コミュニケーションを図る際には、文章よりも図を使った方がより速く、確実に伝わります。

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今回の源泉はWebニュースなので、文章であることは仕方ないものですが、仕事をする中ではできるだけ図を使ったコミュニケーションをするように心がけましょう。

こちらも参考記事です。

http://vekitomo-0.hatenablog.jp/entry/2017/03/14/003421:embed:cite:w350

参考図書 〜図解思考

図解をするために役立つ本です。これはおすすめです。

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

コミュニケーションは伝わらないと意味がない 〜伝わるための3つのポイント

コミュニケーションは伝わらないと意味がありません。

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なぜ、何のためにコミュニケーションが発生するのかというと、相手に何かをしてもらいたいからです。

  • 資料を作ってもらいたい
  • 調査をしてもらいたい
  • 報告を理解してもらいたい
  • 3つの案を判断してもらいたい
  • 作業を実施してもらいたい

など、相手に何かを期待し、そのためにコミュニケーションをします。相手に何も期待することがなければ仕事上のコミュニケーションは発生しません。

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つまり、コミュニケーションとは、 発信側が期待することが得られるか、得られないか、ということが成果となります。

よく職場で、

  • メールしたのにやってくれてない
  • 説明会を実施したのに理解していない
  • 指示したのに全然違うものが出てきた

といった類の愚痴を聞くことがあると思います。

これはコミュニケーションミスを相手の責任に転嫁しているのです。

よくよく聞くと、とても読み切れないような長文メールだったり、誰が聞いてもわからないような説明会だったりすることが往々にしてあります。

もちろん受け手が悪いこともあります。ですが、そのことで不利益を被るのはコミュニケーションの発信者です。 それも含めて、発信者がコミュニケーションの責任を追う負うべきだと思います。

では、伝わることがコミュニケーションの成果だとしたら、どうすれば伝わるのでしょうか?

伝わる(伝える)ための3つのポイントは、

  • 短く
  • 分かりやすく
  • 相手に合わせる

です。

メールでも会話でも、長いものは伝わりにくくなります。 そして、相手が理解できる言葉で分かりやすくコミュニケーションをしましょう。 相手が理解できる言葉とは、自分の仕事の専門用語などを使わずに、相手の知識レベルに合わせる、などという意味です。

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相手に伝わらないコミュニケーションには意味はありません。

コミュニケーションは発信側の責任であるということを意識すれば、それに応じた発信のしかたになるでしょう。

コミュニケーションミスで失うもの 〜品質と時間

前のエントリーで、コミュニケーションでは『鮮度』と『濃度』と『精度』が大切です、ということを書きました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

今回は、その『精度』について書きます。

当たり前ですが、コミュニケーションでは、情報を正しく伝えることが大切です。

それはなぜでしょうか?

コミュニケーションミスが発生してしまうと、失うものが2つあります。

ひとつは『品質』、もう一つは『時間』です。

品質を失う

例えば、資料作成を依頼したとします。「AAA」という資料作成を依頼しましたが、正しく伝わらず「AaA」という資料が出てきました。 これが品質を失ってしまうということです。発信者が期待したものと違うものがアウトプットされるのです。

ですが、「AAA」を期待していて「AaA」がでてきても、許容範囲なのでこれを受容します。

時間を失う

では、「AAA」を期待していて「xyz」というものが出てきたらどうでしょう?

さすがに全く違うので、やり直しを指示します。これが時間を失ってしまうということです。

そして、やり直した結果、「AAa」というものが出てきました。「AAA」とはちょっと違うので、品質も失っています。 この場合では、時間と品質を失っているのです。

このように、コミュニケーションで正しく伝わらないと「品質」と「時間」を失ってしまいます。図にするとこのようなイメージです。

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コミュニケーションの発信側となるときは、『正しく伝える』という『精度』を意識しましょう。

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参考図書

コミュニケーション系の参考図書を紹介します。

伝える力 (PHPビジネス新書)

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アメリカの大学生が学んでいる「伝え方」の教科書

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伝え方が9割

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