重いタスクの同時進行は3つが限界だった・・・

しばらくこのブログの更新も滞ってました。

というのも、いろいろと超重いタスクが3つ重なってしまってたからです。

f:id:vekitomo-0:20170408221246j:plain:w250

自分の今の限界値がここだと分かったので、今後はもう少しいけるように精進したいと思います。

さて、重いタスクが何だったかというと、

  • 本職のプロジェクトの大きなマイルストーンが3月末
  • 2冊目の執筆活動
  • 会社での75分の重要なプレゼンが4/8

でした。

今日、ようやく3つ目の仕事が終わったので一段落しているところです。

この重なりで一番難しかったのは時間配分です。ひとつ目の本職のプロジェクトは、そこそこの状況なので、日中の時間はほとんどそこに費やされます。

ふたつ目の執筆活動は、本職ではないので平日の夜中とか休日を費やしています。

3つめの会社のプレゼンは、業務中に準備することは可能なのですが、なにせ本職プロジェクトの状況が状況なもので、思うように時間をさくことができませんでした。しかも、75分のプレゼンなので、準備もそこそこの時間がかかります。

頭をつかう仕事と手を動かす仕事 という状況で、意識していたのが頭をつかう仕事と手を動かす仕事です。 例えば、プレゼンの準備だと、何を話そうか、どんな構成にしようか、といった考える仕事と、それをパワーポイントの資料に起こしたり、当日のシナリオを書いたりする手作業の仕事に別れます。 頭を使う仕事は、自席に座っていなくても、移動時間などを使って進めることができます。手を動かす仕事は、基本的に自席でPCを使ってやります。

このバランスが難しかったです。これまで、重いタスクが重なったのは2つでしたが、これくらいまでは特に問題はなかったのですが、重いタスクが3つとなった瞬間に、頭で考える仕事が競合し始めました。

今後の拡充に向けては、この頭のエリアをどう棲み分けしてうまく活用していくか、かな、と思っています。

今回、75分のプレゼン資料をつくるにあたって、きちんとプロセスを整理しながらやってきたので、ちょいちょいとなりますが、ここの場でフィードバックをしていきたいな、と思っています。

複雑な仕事はマトリクスで分割して単純化しよう 〜複雑なまま取り掛かるからうまくいかない

複雑な仕事というのは単純化と分割ができていないということだと思います。 複雑なように見えますが、実は、整理ができていないだけ、ということばかりです。

f:id:vekitomo-0:20170313232314j:plain

ダ・ヴィンチは

シンプルさは究極の洗練である

といい、デカルトは、

難問は分割せよ

と言いました。

さて、まずは次の絵を見てください。いろいろなキャラが転がっていますね。そして、いろんな色をしています。 ごちゃごちゃしていて、よくわからない状態です。

f:id:vekitomo-0:20170313232303j:plain

では、これを少し整理してみましょう。キャラと色でまとめてみたのが次の図です。

f:id:vekitomo-0:20170313232322j:plain

どうでしょう。少しはわかりやすくなりましたね。ですが、ほんのちょっとです。まだ雑多感は残っています。

マトリクスで整理する

次にこれを表形式のマトリクスで整理してみます。

f:id:vekitomo-0:20170313232320j:plain

ここまでくると、整理された感が出てくると思います。 タテ軸にキャラを取って、ヨコ軸に色をとります。これでキャラ☓色の構造が見えてきたと思います。

もう一段階整理を進めてみましょう。それぞれの数を数字で表示します。

下の図となりました。これは完全にマトリクスタイプで整理されて、情報も定量的に表すことができています。

f:id:vekitomo-0:20170313232317j:plain

シンプルでかつ、タテ・ヨコが要素に分解されています。

おさらいとして、4つの図を並べてみましょう。 どうですか?
どれが分かりやすいかは一目瞭然だと思います。

f:id:vekitomo-0:20170313232316j:plain

マトリクスで整理することのメリット

まず、全体像が把握しやすいと思います。キャラがいくつあって、色のバリエーションがいくつあるか、そして、それぞれいくつずつあるのか。 キャラごとの総数、色ごとの総数、全体の総数もすぐにわかります。

そして、この後にアクションを検討するとしても、すべてに対して検討する必要はなく、データを見ながら選択と集中をすることができます。

たとえば、紫と茶色について深掘りする、といった具合です。

このように的を絞ることができるのは、整理した結果、複雑と思われた事象の構造がクリアになったからです。

一番最初の雑多な状態では、的を絞ることができません。仮に、的を絞ったとしても、それはヤマカンであり、最適なものではありません。

人に説明もしやすい

どの図が説明しやすいでしょうか?これも最後のマトリクスですね。 どこからどう説明するかは、目的に応じますが、このようにマトリクスで整理されていると、どの角度からでも説明ができます。

また、表になっているため、細かく説明しなくても、表を見せるだけで理解してもらうことができます。

複雑なことほど最初に整理をしよう

複雑な仕事は複雑に見えているだけです。雑多のものを単純化して、要素に分割していけば、簡単なものの集合体に整理することができます。

そして、それらの簡単なものごとに取り扱っていけばいいのです。

単純化、分割をするアプローチはいくつもありますが、とりあえず、マトリクスで整理すればほとんどの事象を整理することができます。

使い慣れてくると、驚くほど効果が得られることを実感すると思います。

参考図書

ロジカルシンキングを理解すれば、マトリクス整理をより使いこなすことができます。 ということで、私が読んだロジカルシンキング系のおすすめの本を紹介しておきます。

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

世界一やさしい問題解決の授業―自分で考え、行動する力が身につく

世界一やさしい問題解決の授業―自分で考え、行動する力が身につく

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

思考の整理学 (ちくま文庫)

思考の整理学 (ちくま文庫)

入社10年分の思考スキルが3時間で学べる

入社10年分の思考スキルが3時間で学べる

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

説得できる図解表現200の鉄則 第2版 (ロジカル思考をアピールするチャート・概念図はこう描く)

説得できる図解表現200の鉄則 第2版 (ロジカル思考をアピールするチャート・概念図はこう描く)

超図解「デザイン思考」でゼロから1をつくり出す

超図解「デザイン思考」でゼロから1をつくり出す

図解する思考法 基礎編

図解する思考法 基礎編

プロは納得感ない仕事もやり遂げるべし 〜むしろ納得できない、という芯があるくらいの方がいい

仕事は納得感を持ってやる方がいい、というのは言わずもがなだと思います。
気持ちよく仕事ができる方がいいに決まってますよね。

ですが、組織に属している以上、すべてのことに納得感を持って仕事ができるのでしょうか?

f:id:vekitomo-0:20170308004331j:plain:w300

私はNoだと思っています。

まず、『納得』とは何でしょうか?単語的な意味をデジタル大辞泉的には次のように説明されています。

なっ‐とく【納得】
[名](スル)他人の考えや行動などを十分に理解して得心すること。
「納得のいかない話」「説明を聞いて納得する」

十分に理解して得心すること、と説明されています。 十分に理解して・・・・。私はちょっと違う解釈をしています。

『理解』と『納得』とは違うものと捉えています。

『理解』は、物事の道理を頭で分かること。相手の話の筋道を頭でわかること。

だと思います。一方、

『納得』とは、気持ちが受け入れること。

だと思います。
つまり、 - 理解して、納得する - 理解はするけど、納得はできない ということが起こります。

さて、今回のテーマは後者の『理解はするけど、納得はできない』です。

納得できない仕事はやらないのが正解でしょうか?納得できる仕事だけをやっていっていいでしょうか?

会社とか何かの組織に属している以上、納得できないことは多々あると思います。

私の場合、システム開発の仕事をしていて、かつ、トラブルプロジェクトを担当しているので、いわゆるQCD(Quality-Cost-Delivery)のバランスが全く取れていません。

バランスの取れていない状況の中でバランスを取れ、という指示が来たりします。

状況が状況だけに、バランスが取れていない中でバランスを取らないといけない、ということは『理解』しています。
ただ、その方法に納得ができないことはあります。

そのようなときにどうするのか?

プロであれば、納得できなくてもやるべきだと思っています。
むしろ納得できない、という自分の主張がある方がいいと思います。

納得ができない、ということは、自分ならこうする、という主張があることだと思います。 その自分の主張を曲げてまで納得する必要はありません。

ですが、組織にいる以上、方針は上位のリーダーが決めることで、下の人間は方針に従わなくてはいけません。

プロである以上、そういったことを受け入れてやり遂げることも必要です。 プロは組織のために貢献するものです。

ただ、リーダーの立場からするとちょっと違います。
下のメンバーにいかに納得感を持って仕事をしてもらうか、に気を配らなければいけません。

納得感ない仕事をやり遂げられるようなプロは、組織にはそんなに多くありません。 リーダーとして意識をするのは、配下メンバーがいかに気持ちよく働き、大きな成果を生みだせるか、なのです。

  • 下の立場のときは、納得感なくてもやり遂げる
  • 上の立場のときは、下に納得感を持たせる

世界のトップを10秒で納得させる資料の法則

世界のトップを10秒で納得させる資料の法則