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メールを書くときは、絶対にスクロールバーを出してはいけない

仕事術 最速仕事術 メール仕事術

受け手にとってやさしいメールとは

  • 時間をかけずとも読みきれる
  • メールを読んだ瞬間にメールの目的が理解できる

だと思います。

受信したメールが、
「これ小説ですか?」
というくらい、がっつり書かれていることがたまにあると思います。

読み応えたっぷりで、時間をかけて読んだ結果、
「あれ、何がいいたいメール???」
となってしまいます。

  • 一度開いたが、文字が多くすぐに閉じてしまった
  • 読んだものの、何がいいたいのかがすぐには分からない
  • 何度も読み返したものの、途中で挫折してしまう

自分が伝えたいことをメールに書ききってしまうと、読み手には不親切なメールとなってしまいます。

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目的が達成できないメールは意味がない

そのメールは何のために発信するのでしょうか?
何か作業を依頼するのか、相談なのか、報告なのか、どういった目的であれその目的が達成されないとメールを書いた意味がありません

コミュニケーションは、受け手が正しく理解してはじめて成り立つものです。 以前の記事でも書きましたが、受け手が正しく理解する責任はメッセージの発信側にあります。


vekitomo-0.hatenablog.jp


まずはスクロールバーが出ないように書く

私はメールを書くときには、スクロールバーを出さないことをかなり強く意識しています。
自分自身が、受信したメールを開いた瞬間にスクロールバーが出てくると、ちょっと読む気がなくなってしまうからです。
(Resの繰り返しで、引用メールが多い場合はのぞきます。)

スクロールバーがでないということは、文章が長くないということです。

メールをパッと見て、全体がつかめる分量にすべきです。


書いた結果スクロールバーが出てしまった場合は

結果的に、スクロールバーが出てしまうことも極稀にありますが、スクロールバーが出てしまった場合は、文章を見直します。 見直しの観点は次のとおりです。

  • 情報や表現が冗長化していないか
  • いくつかのメッセージが混ざっていないか

メールでは、1通で1メッセージが基本です。
図らずもメールが長くなってしまった場合は、上記の観点で見直しましょう。

読み手が、短時間で確実に理解できるメールにしなければいけません。


ひとのクセみて我がクセ直せ

誰しも

  • 読みにくいメール
  • 読んでもよくわからないメール
  • そもそも読む気にならないメール

をもらうと思います。

そういったときは、なぜそのメールがそういった読みにくいメールであるかを考えてみてください。

その原因を自分がメールを書くときに気をつけるようにしましょう。




参考記事

vekitomo-0.hatenablog.jp

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