メールを書くときは、絶対にスクロールバーを出してはいけない
受け手にとってやさしいメールとは
- 時間をかけずとも読みきれる
- メールを読んだ瞬間にメールの目的が理解できる
だと思います。
受信したメールが、
「これ小説ですか？」
というくらい、がっつり書かれていることがたまにあると思います。
読み応えたっぷりで、時間をかけて読んだ結果、
「あれ、何がいいたいメール？？？」
となってしまいます。
- 一度開いたが、文字が多くすぐに閉じてしまった
- 読んだものの、何がいいたいのかがすぐには分からない
- 何度も読み返したものの、途中で挫折してしまう
自分が伝えたいことをメールに書ききってしまうと、読み手には不親切なメールとなってしまいます。
目的が達成できないメールは意味がない
そのメールは何のために発信するのでしょうか？
何か作業を依頼するのか、相談なのか、報告なのか、どういった目的であれその目的が達成されないとメールを書いた意味がありません。
コミュニケーションは、受け手が正しく理解してはじめて成り立つものです。 以前の記事でも書きましたが、受け手が正しく理解する責任はメッセージの発信側にあります。
まずはスクロールバーが出ないように書く
私はメールを書くときには、スクロールバーを出さないことをかなり強く意識しています。
自分自身が、受信したメールを開いた瞬間にスクロールバーが出てくると、ちょっと読む気がなくなってしまうからです。
（Resの繰り返しで、引用メールが多い場合はのぞきます。）
スクロールバーがでないということは、文章が長くないということです。
メールをパッと見て、全体がつかめる分量にすべきです。
書いた結果スクロールバーが出てしまった場合は
結果的に、スクロールバーが出てしまうことも極稀にありますが、スクロールバーが出てしまった場合は、文章を見直します。 見直しの観点は次のとおりです。
- 情報や表現が冗長化していないか
- いくつかのメッセージが混ざっていないか
メールでは、1通で1メッセージが基本です。
図らずもメールが長くなってしまった場合は、上記の観点で見直しましょう。
読み手が、短時間で確実に理解できるメールにしなければいけません。
ひとのクセみて我がクセ直せ
誰しも
- 読みにくいメール
- 読んでもよくわからないメール
- そもそも読む気にならないメール
をもらうと思います。
そういったときは、なぜそのメールがそういった読みにくいメールであるかを考えてみてください。
その原因を自分がメールを書くときに気をつけるようにしましょう。
