『XXさん、お疲れ様です。』 メールのその3秒がムダ。 @最速仕事術

メールの書き出しで、「xxさん、お疲れ様です。」と書いているあなた。 そのひと言は本当に必要ですか?

忙しい、テンパってるを連呼しながらも、メールにこの定型句を書いているひとを見ると、

仕事を速くする努力をしてないんだなぁ

と感じてしまいます。

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3秒のムダさえ省こう

「xxさん、」というメールでの呼びかけがなくても、大体のメールでは[To]を見れば誰宛なのかはわかります。
「お疲れさまです。」という形式的なあいさつはそのメールに必要ですか?

「xxさん、お疲れさまです。」

この情報として意味を持たない定型句を書くその3秒
私から見ればムダな時間です。

削減しましょう。

とはいえ、必要なときもある~TPOを判断しましょう

同僚や仕事上の距離が近い人にはこの定型句を省いても構いませんが、お客さんや取引先、ちょっと距離のある上司など出すメールでは、省いてもしまうと失礼にあたる場合があります。

そういう場合はその3秒はムダな時間ではなく、必要な時間です。

TPO(時・場所・場合)に応じて、ムダかそうでないかを判断しましょう。

情報と時間にムダがないかを考える

この定型句に加えて、さらにメールのタイトルに宛先のひとの名前を書くひともいます。

例えば、こんな感じです。

Title : 【xxさん】先ほどの確認事項の件
本文 : xxさん、お疲れ様です。
     さきほどの確認事項の件、報告します。
     ~~~~。

ここまでくると、

  • [To]
  • タイトルの【xxさん】
  • 本文の、「xxさん、お疲れさまです。」

の3つが重複情報になります。

確かに、メールタイトルに名前を書いておくと受け取り側にとっては多くのメールの中から優先的に読むことができ、受け手にとってやさしいメールにはなります。

ただし、必ずしもそれが必要ではありません。

重複があるということは、情報と時間のムダがあるということです。。

あなたが次に書くメール、情報と時間にムダはないかを考えて、極限までムダを省いてみてください。

たかだか数秒と思ってはいけない

これを実践したところで、たかだか3秒の時間短縮にしかなりません。
ですが、こういった仕事を少しでも速くする工夫を積み重ねることが大切です。

わたしは秒単位で仕事を速くすることにこだわっています。

ひとつひとつは数秒レベルの短縮ですが、その積み重ねの効果は累乗で現れます。
秒単位で仕事を速くすることにチャレンジしてください。

最速仕事術のテクニックはいくつもあるので、ひとつづつ紹介していきます。

まとめ

  • 情報と時間のムダを省いて仕事を速くしましょう
  • ムダかどうかはTPOによります
  • 秒単位で仕事を速くしましょう
  • その効果は累乗で現れます