タスクフォースの体制作りのアプローチ

仕事をする中で、チームや組織内で大きな課題が発生し、その課題を解決するためのチームを組閣し、課題解決を図ることがあります。
タスクフォースと呼ばれることも多いです。

タスクフォースとは、ASCII.jpデジタル用語辞典では次のように定義されています。

緊急性の高い、特定の課題に取り組むために設置される特別チームのこと。もともとは軍事用語で「機動部隊」を意味する。通常は組織内の各部署から適任者を抜擢し、短期集中的に課題解決にあたる。

さて、私がまさに今、タスクフォースを立ち上げているところです。私の配下の12チーム、300人からタスクフォースを切り出して組閣しています。

タスクフォースの立ち上げはいろいろとやることがありますが、今回はタスクフォースの体制づくりのアプローチについて書きます。

なぜならば、体制が最も重要だからです。体制づくりに失敗をするとタスクフォースは失敗してしまいます。

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まず、何をするチームなのかを定めましょう。ゴールが決まらないと体制づくりに入れません。
ただし、初期段階から細かいレベルでミッションが決まることはありません。そんなに簡単な課題であればタスクフォースを組閣する必要はありません。大きなレベルのミッションを決めて関係者と共有します。

タスクフォースは、スピードが命でもあるので、大きなミッションを定めたらタスクをすぐに動かしはじめましょう。

走り始めたら、次はブレークダウンしたタスクを洗い出しましょう。タスクを洗い出すことで、タスクフォースに必要なスキルが見えてきます。

ここまでで1週間もかけてはいけません。課題の重さによりますが、せいぜい2〜3日です。目標は1日です。

タスクに必要なスキルがわかったら、体制をつくります。

兎にも角にもリーダー選びが重要です。チームの成果を左右するのはリーダーです。

リーダーは必ずしも、そのエリアの業務を知っている必要はありません。もちろん知っているに越したことはありませんが、そちらを優先してしまうと、適格なリーダー選びを失敗してしまいます。

リーダーの責任はチームとしての成果を上げること。リーダーシップとマネジメントを適切に使い分けて、タスクフォースをミッションに向けて進めていかなければいけません。

タスクフォースの体制が大きくなる場合は、チームを幾つかに分けてリーダーも複数人たてなければいけません。

リーダーに求められるスキルはこちらの記事をご覧ください。

次に、タスクに必要なスキルを持ち合わせたメンバーを選定します。課題解決のコアメンバーとなる人たちです。

課題が大きければ大きいほど一人ではカバーできなくなるので、複数メンバーでのカバレッジを考えなければいけません。また、タスクフォースのコアメンバーとなり得る人は、本業でもコアであるため、本業への影響を考慮することになります。

兼務するか、本業を止めて専任させるか。判断が必要です。

最後はメンバーです。システム開発だと開発者だったりします。メンバーの選定は一番最後になります。なぜならば、タスクの明細がまだ決まってないからです。

やることが決まれば必要なスキルが決まってくるので、時間の経過と共にメンバー選定を行います。

必要なタイミングで必要なメンバーをアサインできるよう、予め関係各所と話をしておくことが望ましいです。

タスクフォースで重要なのは『スピード』と『柔軟性』です。課題を速く解決しないといけないので、速く決めて速く動く。

しかし、こういった類のタスクはフタを開けてみないとわからないものが転がっていたりして、当初に想像していたのと違う事態が発生することが頻繁にあります。

そんなときは、最新の状況に合わせて、柔軟に体制や方針を切り替えなければいけません。

その判断を渋ってしまうと、あっという間に数日をムダにしてしまうのです。

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