チームの仕事のスピードをあげる3つのテクニック

チーム全体の仕事を速くするために、何か工夫はしていますか？

メンバーを育成して個々人のパフォーマンスをあげて、チームのスピードをあげることはもちろん素晴らしいですが、即効性という意味ではなかなか時間がかかってしまいます。

今回は、チームの仕事のスピードをあげるために、私が実践しているテクニックの中からわりと即効性のあるものを３つ紹介します。

今回紹介するテクをやるだけでもチームに変化が現れると思います。

仕事の速さの３つの要素、個人の仕事の速さについては、こちらの記事で紹介しています。

vekitomo-0.hatenablog.jp vekitomo-0.hatenablog.jp

アイドル時間をなくす

残念ながらチームの中には、多くのアイドル時間がはこびっています。

2人以上で仕事をする以上、すべてが自分の都合のいいタイミングで仕事をできるわけでないので、待ち時間といった何もしていない時間が発生してしまいます。

この何もしていない時間を私はアイドル時間と呼んでいます。 まさにアイドリングしているだけで何も生み出さない時間なのです。

このアイドル時間をなくしていくいろいろなテクニックがありますが、今回はすぐにできて即効性のあるテクニックを２つ紹介します。

【ひとつ】
リーダーは必ずメールに返信すること。
リーダーからメンバーへのコミュニケーションが滞ってしまうと、チーム全体が動きません。
詳しいことはこちらの記事に書いています。 vekitomo-0.hatenablog.jp

【ふたつ】
チーム内にメールの24時間ルールを適用すること。

メール返信の24時間ルールとは、自分に来たメールに対して、誰しもが必ず24時間以内に何かしらの返信をしなければならない、というルールです。

今の時代、メールは非常に重要なビジネスツールですが、読んだり書いたりすることが自分の好きなタイミングでできるため、“チーム内のアイドル時間を増やしてしまう”という弊害も生みやすいのです。

そのアイドル時間をなくすために、

• 「やりました」
• 「確認しました」
• 「○○日までにやります」
• 「それはできません」

など、自分の意思表示を必ず24時間以内に返信するのです。

これが実践できれば、チーム内のアイドル時間が少なくなり、チームの仕事のスピードは格段にあがります。

学生症候群を発症させない

• 夏休みの宿題を夏休みの終わりに慌ててやる
• レポートを期限ぎりぎりになって突貫工事でやる
• 学校のテストを一夜漬けでしのぐ

ほとんどの人は心当たりがあると思います。これが学生症候群です。
私もこんな学生生活を胸を張って送ってきました。　　

仕事上でメンバーにこのようなスタイルを取られてしまうと厳しいと思いますが、残念ながらこれは人間本来に備わっている天賦の才なのです。

社会人になったからといって治るものではありません。

たまに、これに当てはまらない人はいますが、そういう人たちは大抵優秀な人なのでほおっておいていいでしょう。

そのような例外はおいておいて、リーダーたるものはメンバーは学生症候群であると思っておくべきです。

例えば、資料作成をメンバーに依頼するときに、

• 今週中に作成してほしい
• 来週中に作成してほしい
• 月末までに作成してほしい

と別々の期限で依頼しても、どの場合でもその期限ギリギリに資料が上がってきます。

つまり、設定した期限がチームの成果があがるタイミングなのです。

チームの成果を出したいならば、メンバーに対する期限設定は意図を持ってするようにしましょう。

パーキンソンの法則にカネと時間を浪費させない

パーキンソンの法則とは、超ざっくり言うと、

• 与えられた時間とカネをすべて使いきってしまう

という法則です。定義は↓こちらをご参照。

パーキンソンの法則とは

例えば、次のように、

• 年度末に部門経費が余ったからちょっといい備品を買う
• 街中で行われている年末の道路工事

というのは、いずれももらったものを使いきってしまう行動様式をあらわれです。

リーダーは、このような行動様式があるということを理解した上で、チーム運営をしなければいけません。

事例で妄想してみましょう。

いくつか上の上司から、

「大前研一の“企業参謀”という本について、ちょっとまとめてくれないか」
「今度、それをテーマにした集まりがあるんだ」

と言われたとしましょう。

[新装版] 企業参謀 戦略的思考とは何か

上司にあたる人がこの本を知らないというのは、ちょっと残念に思いますが、ここでは妄想のケーススタディなのでそれは置いておいて。
この本はまじめに読むと、そこそこの時間を要するものです。しかも、凡人には何回も読まないと咀嚼しきれません。

この本を渡されて、

1週間でポイントをまとめてくれ
と言われたら、まずは全部読み、まとめることでしょう。

2時間でまとめてくれ
と言われたらどうしますか？
ざっとキーワードになりそうなところを拾い読みして簡単にまとめると思います。

では、30分でと言われたらどうしますか？
私なら本を開かずにAmazonの書評とgoogle検索をしまくってポイントを拾って、まとめます。

つまり、何がいいたいかというと、
ひとは与えられた時間に合わせて仕事をするということです。

与えたカネと時間は使いきられると思った方がいいのです。 リーダーは、資源を与えすぎないようにしなければなりません。

まとめ

チームの仕事を速くするには、

• アイドル時間をなくす
• 学生症候群をコントロールする
• パーキンソンの法則にカネと時間を浪費させない

ことが大切です。