仕事は段取りが重要 〜 「一番時間のかかる仕事」を見極めよう

　エレベータの「行き先階」ボタンとドアの「閉」ボタン。どちらを先に押せば最速で行き先階に行けるでしょうか？　

答えは「閉」ボタンです。

仕事のスピードは、段取り次第でいかようにも変わります。段取りが命です。段取りとは、言い換えると「仕事をどの順番でするか」ということ。

段取りを考えるときは、次の６ステップで行います。ちょっと複雑ですが、一番大切なのは、「一番時間のかかる作業を見極めること」そして、「その作業を中心に、順番を組み立てること」です。

エレベーターが動き出すまでに一番時間がかかるのが、ドアが閉まる時間なので、先に「閉」ボタンを押すわけです。

【ステップ１】仕事のゴールを決める

まずは、目的は何か、どのレベルで完了させればよいのか、これから取り掛かる仕事のゴールを設定します。

【ステップ２】仕事のゴールまでを作業に分解する

仕事は、複数の作業の積み重ねでできています。着手してから完了するまでを、いくつかの作業に分割します。

【ステップ３】作業ごとの時間を見積る

次はそれぞれの作業にかかる時間を見積ります。10分、1時間、半日、肌感覚で十分です。このレベルで精度を突き詰める必要はありません。

【ステップ４】最も時間のかかる作業を見極める

それらの作業の中でいちばん時間のかかる作業を見つけます。仕事の段取りは、このいちばん時間のかかる作業を中心に組み立てます。

【ステップ５】作業の依存関係を見極める

作業には依存関係があります。“どの順序で進められるか”、“どの作業が並行してできるか”を見極めます。

【ステップ６】作業の段取りを決める

　ステップ１〜５までが終われば、最後は、これらの作業をどういった順番でこなせば最速でゴールにたどり着くか、作業の“パズル”をすれば段取りは完了です。この最後のパズルをするときに、いちばん時間のかかる作業を中心に組み立てるのです。 この段取り６ステップは、実は普段の生活の中でトレーニングができます。さまざまな場面で段取りのトレーニングをしておくと、仕事での段取りもこなれてくるようになります。

　例えば、コンビニで支払いをするときに、どうすれば最速で支払いが済ませられるかを段取ってみます。弁当とお茶、デザートを買うとき、「弁当を温める時間」が最も時間のかかる作業となります。そのために、まずは店員さんにお弁当をカゴから取ってもらって温めてもらえるように、店員さん側のカゴの端に弁当をおきます。お弁当を温めてもらっている間に他の商品のレジ打ちをしてもらって、会計まで済ませておきます。お弁当が温まったらそれを受け取って終わりです。

　こういう考え方を普段の生活からクセづけしていくと、仕事のときにも常に段取りを意識して動くことができます。