若手ビジネスパーソンが忘れてはならない『3つの鉄則』と『仕事を速くするコツ』

仕事は速い方がいいです。間違いなく。ですが、雑な仕事が速くても意味はありません。

いい仕事を速く、これが大切です。

若手が意識すべき3つの鉄則

そのために、若手ビジネスパーソンはまず、次の3つの鉄則を忘れてはいけません。 まだまだ経験値が浅い若手のビジネスパーソンが常に意識すべきこととして、以下の3つがあります。

① 一度で確実にこなすという意識を持つ

確実にこなすことは一見、仕事が遅くなるようにも思えますが、間違いがあれば当然やり直しが求められます。結果的には、一度で確実に終わらせるほうが時間的にも早いのです。どんなときも『絶対に一度で終わらせる』という意識を忘れないことが大切です。

② 1人でやる仕事にこそ期限を設定する

期限を決めないと、どんどん溜め込んでしまうのが人間の習性。早めに終わらせるには、仕事が発生したその瞬間に、手帳にToDoとして締め切りを書き込みましょう。日時の設定は、本来の締め切りよりも1週間ほど早めるのもポイント。ビジネスシーンでは、さまざまな『横やり』が入ってくるのが常です。

③ 期待値を少し超えるくらいの結果を出す

仕事ではさじ加減も大切ですが、まず、若手のうちは常に100%の全力を出すことを続けた方がいいです。そのうえで、大幅に期待値を超える必要はないので、ほんの少しでも成長を感じてもらえるような仕事を心がけていきましょう。

仕事のスピードを速めるコツ

さて、上記の3つを意識しながらも、仕事のスピードも上げていきたいですよね。毎日実践することで確実に仕事のスピードが速くなるコツを紹介します。これはすぐに実践できるものなので、実践してみるとすぐに効果を実感できると思います。

① 手帳の使い方で「うっかり」を防止する

ついやってしまいがちな『うっかり漏れ』を防ぐには、スケジュール管理が何より重要です。使い方のコツは以下のとおり。『忘れてました』と、一度失った信用を取り戻すのには膨大な時間がかかります。こういった工夫をすることで、漏れを防ぎましょう。

  • ゆるいToDoはメモページにまとめる
  • 終わらなかったToDoは金曜日の夜に書き写す
  • 数カ月先の予定も書いておく
  • 終わったToDoは取り消し線+チェックで頭から消す

② メールは絶対に1回しか読まない

メールを読んでいると仕事をした気になるものの、その時間は何も生み出していません。メールは絶対に1回しか読まないと決めましょう。そのうえで、読んだメールは他のフォルダへ移動するなどして、開く頻度が一番高い受信ボックスにメールを残しておかないことです。受信ボックスに残っていると、ついつい既読メールをもう一度開いてしまいます。

③ ルーティン作業は最速を極める

仕事が速い人は、あらゆるPC作業を『ショートカット』で完了させています。私も基本的にマウスは使いません。最初は、ショートカットキーを覚えるのに少々苦労するかもしれませんが、その時間は先行投資。慣れれば格段に作業スピードが速くなります。ただし、パワーポイントとかで資料を作るときはマウスを使う方が楽です。

④ 資料作成は8割を手書きで行う

資料作成にかける労力は80%を構想、20%を作成に使いましょう。そうすると最小限の時間でアウトプットができます。ポイントは構想を練る際、『手書き』にすること。やり直しが多い構想段階では、PCを使うほうがむしろ時間がかかってしまいます。まず資料のエッセンスを書き出し、紙上で構想・構造化、最後にPCで完成させるようにしましょう。いきなりPCを開いてはダメです。

⑤ メールは24時間ルールを共有する

メールの返信は期限を決めないと、ついつい延び延びになってしまいがち。これを防ぐためのいい方法は、メールの処理は24時間以内と決めることです。さらに、この24時間ルールをチームで共有すれば、誰かが連絡を止めることもなくなります。

⑥ 図解でコミュニケーションをとる

コミュニケーションは言葉だけじゃなく、図解を加えることにより短時間で確実に相手に伝わるようになります。要は紙に図を描きながら説明するのです。私のチームはこれを徹底したおかげで、コミュニケーションが劇的にスムーズになりました。

⑦ 仕事は途中でチェックポイントを設ける

頼まれた仕事をするとき、または誰かに仕事を依頼するときは、必ず途中でチェックポイントを設けるようにしましょう。こうすることで大幅な修正を防ぎ、結果的に時間短縮につながります。もし、頼まれた仕事でどうしてもわからない内容があった場合、調べることも重要ですが悩みすぎは禁物。遠慮せずにアドバイスをもらいましょう。

⑧「とりあえず」と「いったん」は禁句

ビジネスシーンでは割と使われる『とりあえず』と『いったん』ですが、私はこの言葉は禁句にしています。なぜかというと『暫定的』『一時的』な仕事は、いずれ仕上げの作業が必要になるからです。どうしても仮の対応が必要なときだけに留めましょう。

10年後に差がつく「思考の型」を身につける

最後は今日明日にすぐ効果を発揮するのではなく、将来的に差がつく方法です。いわゆるロジカルシンキングなどの「思考の型」をインプットし20代のうちから実践すると、10年後には必ず今より思考スピードが速くなります。周りとの差も歴然となります。

① 憶測や意見ではなく「事実」をインプットする

最速で答えにたどり着くためにまず必要なのは、『正しい情報』をインプットすることです。人から何かを言われたときは、話を『憶測』『意見』『事実』の3つに分類しながら聞くと、正しくインプットできるようになります。

② 事実を捉えるために「視点」「視野」「視座」を変える

ビジネスの世界では、そんなに簡単に事実を捉えることはできません。そのために『視点』『視野』『視座』を変えるという方法があります。視点とはどこを見るかということ、視野とは見る範囲のこと、視座とは見る立場のこと。この3つを変えながら物事を見ると、事実を捉えることが容易になります。

③「タテ」「ヨコ」の質問で最速で本質にたどり着く

インプットの一つに、人に聞くという方法があります。このとき、良い質問ができれば良い結果が手に入ります。良い質問をするには『何を知りたいのか』を明確にすることと、『タテ』と『ヨコ』の2つの軸の質問を用いることが重要。横方向に『広げる』質問と縦方向に『深掘りする』質問のテクニックを覚えましょう。

④ 数字は「絶対数」だけで捉えない

数字には『絶対数』と『相対数』があります。絶対数は純粋なそのものの数字、相対数は何かと比べての数字。仕事では、より『相対的なインパクトが強いほう』に力をかけるのがいいです。比べる観点のポイントは以下の3つです。

  • 「母数」と比べてどうか
  • 「他」と比べてどうか
  • 「以前」と比べてどうか

⑤ 深く理解するために手書きを使う

一見手間がかかるように見えますが、結果的には手書きのほうがより理解が早いと私は考えています。世界的にもさまざまな実証結果があり、タイピングよりも手書きのほうが記憶を留めやすいと報告されているようです。またデジタル環境では全体像の俯瞰をしにくいこともあり、私はアナログのノートと手帳を使っています。

⑥ ゼロから考えず「型」にはめて考える

思考スピードが速い人は、絶対にゼロから物事を考えません。必ず身につけておきたい思考の型が、MECE(全体像を把握する)、ピラミッド(構造化する)です。

  • MECE(ミーシー)…漏れなく全体像を把握するためのフレームワーク。たとえば事業をグローバル展開しようと思ったら、世界地図で各大陸の全体像を把握することがまず必要だということ
  • ピラミッド…物事を分類し、階層に分けて整理するフレームワーク。先ほどの例でいくと、世界の大陸を国ごと、都市ごとにそれぞれ分類すること

まとめ

若いうちは、確実に仕事をこなせるスキルを上げてた方がいいです。ですが、それを確実に実践しながらも自分の将来のために種をまいておきましょう。

そうすることで、5年後、10年後に周りと差がついていると思います。

f:id:vekitomo-0:20180205114643j:plain

仕事を速くするのに役に立った本の紹介

私が自分の仕事を速くするのに役に立った本をこちらで紹介しています。よろしければどうぞ。

vekitomo-0.hatenablog.jp