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メール処理が遅い人の残念な3つの習慣

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あれっ、今頃返信?というタイミングでメールが来る時がありますよね。
そもそも、メールを読んでもいない、という人もいますね。

今回は、そのようなタイプの人たちのパターンを書いてみたいと思います。私がそのような人たちを端から見ていての印象を3つのパターンに分類しました。

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未読メールが多い

メールボックスをのぞき見すると、未読メールの量が半端ない人がいます。未読メールの数が、数百とか数千とかある人がいます。
自分の仕事に直接影響のない事務連絡などは、優先度を下げて見ない、としているのだろうなぁ、とは思ってはいます。 ですが、未読メールがあまりにも多いと、優先度の高いメールが来たときに気づくのが遅くなったり、未読メールの海に埋もれてしまう可能性が高くなります。

未読メールがない受信ボックスに新着メールがくるのとは雲泥の差です。

さして重要でないメールは見ない、という方針にするにしても、未読メールをそのままにしておくのはやめた方がいいと思います。

すべてのメールを受信ボックスに入れたままにしている

新着メールがくる受信ボックスに、読んだメールも読んでないメールもずっとそのまま置きっぱなしにしている人も多いと思います。

読んだり対応がすんだメールは、他のフォルダに移した方がいいと思います。

私は、受信ボックスにはメールが溜まらないようにしていて、少なくとも帰るときにはスクロールバーがでないようにしています。翌日以降に対応が必要なメールのみ受信ボックスに残しています。

玉石混交の受信ボックスでは、本当に重要なメールが埋もれてしまいます。

書くメールが長文すぎる

上の2つはメール受信の観点ですが、これは書く場合のことです。

自分が伝えたいと思っていることをひたすら書いて、小説のようなメールを書く人がいます。 そんなメールをもらって、まず、読む気がなくなり、何度読んでも主旨を理解できない、という経験をしたことがあると思います。

まず、長文を書くことに必要な時間がムダです。10分、15分をかけてメールを書いていてはいけません。 さらに、そのメールが相手に伝わらなかったら書き手の時間も読み手の時間もムダとなります。

相手に伝わるメール・文章になっているかを意識しましょう。

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