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メールの2度読みはしてはいけない件と、2度読みしないための工夫

メール仕事術 仕事術 最速仕事術

一度読んだメールをまた開いて2度読みする。
2度読みどころか、何度も読んでしまう。

こんなことはありませんか?

メールを2度読みしてはいけません。 ムダに時間をかけてしまいます。

メールの基本は1度目でちゃんと読んで理解して、2回以上読んではいけません。


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2度読みしてしまう理由は

メールを2度読みしてしまう理由は2つあると思います。


① あとでもう一度、という気持ち

特に、内容が難しかったり、読みにくかったり、長文であったりすると、一度メールを閉じてしまい「また後で」と後回しにしまいがちです。
何度もやっている内にどんどんムダな時間となってしまいます。


② 受信ボックスに残っているのでつい開いてしまう

メールを受信すると、フォルダの自動振り分け設定をしていないと、まずは受信ボックスに格納されます。
よくあるパターンは、受信したメールを全部そのまま受信ボックスに置いたままにしているパターンです。

そうすると、過去に読んで対応も完了しているメールでも、
 「あれ、これなんだたっけ?」
ともう一度メールを開いてしまう場合があります。
私はよくやっていました。

この場合は、完全に時間のムダになります。

実はこのパターン、2度どころか何度も同じメールを開いてしまいます。


対策は

ひとつ目に対する対策は、
自分で心に決めて実践するしかありません。
一発で読む切るぞ、と。

ふたつ目に対する対応は、
読んだメール、対応が完了したメールはフォルダ分けして、そのメールに移して受信ボックスから物理的になくすことです。

私は、以前に記事で紹介したように受信ボックスでToDo管理をしていることもあり、受信ボックスに残っているメールは何かしらの対応が必要なメールだけです。
メールの数が多すぎてスクロールバーが出る、ということも受信ボックスに対してはありません。

日中にメールが溜まってスクロールバーが出ることはありますが、帰宅時にはすっきりしています。

vekitomo-0.hatenablog.jp


メールは一発で仕留めるようにしましょう!


メール術の記事はこちら

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