読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

Excelで極限まで数式化してみるテクニック

仕事術 最速仕事術 Excel術

おとといのExcelの大量コピペの『ワザ』から派生して、
今回は、Excelで何かを作るときに、極力数式だけでやってみるテクニックを紹介します。 vekitomo-0.hatenablog.jp

ご存知のとおり、Excelはデータを手で直入手もできますし、数式などを使って効率的に入力することもできます。
データ量が多くなったり、そのフォーマットを繰り返し使うときなどは、いかに効率的につくり上げるかが仕事を速くするコツです。
できるだけ数式などを使うことで効率よくデータ入力したいところです。

実際には、いろんな資料があるので、どうやってデータを作るかはケース・バイ・ケースです。
この記事では、超簡単なカレンダーを作ることをケース・スタディとします。

1年分の簡易カレンダーを作って、それを年に合わせて流用する、ということをやってみます。
最初の1年分を効率的に作りつつ、使い回すときにも一発で使い回せるようにしてみます。

ここで紹介するのはあくまでひとつの例なので、他にも効率的なやり方があると思いますが、大切なのは効率性を考えて資料を作ることです。

まずは完成イメージ

f:id:vekitomo-0:20150916233724j:plain:w220

今回のケーススタディの完成イメージはこれです。
超簡単な1年分のカレンダー。

これを極力、データを直入力しないようにやってみましょう。

最終的には、左上の2015年だけを2016年、2017年に変えると1年分のカレンダーが自動的に流用できるようにします。

これから、ポイントとなるステップを紹介しますが、罫線の設定やフォントのセンタリングといって細かい設定は割愛します。


最初に日付入力

まずは、"1/1"を入力して、その下のセルは[+1]する数式を入れます。
まあ、たいしたことはないですね。

f:id:vekitomo-0:20150916233732j:plain:w220


コピペは一瞬で

この数式を書いたセルをコピーして、365日分下に移動してください。
そのポジションから[ctrl]+[shift]+[↑]を押してください。一気に上まで選択されます。
そこからひとつセルを下に降ろして、[crtl]+[v]で一気に貼り付けてしまいましょう。

f:id:vekitomo-0:20150916233733j:plain:w220

次は曜日の設定です

このテクを知っている人は少ないですが、知っておくとかなり重宝します。
ほとんどの人は曜日は直入力して、「日~土」を繰り返しコピーモードでコピーします。

数式と書式設定で簡単に曜日設定ができます。

まずは曜日を入力セルから、その左の日付をそのまま[=]式で参照します。

次に書式設定でユーザー書式設定にして[aaa]と入力する。 そうすると、なんと曜日が表示されるのです。
(メニューが英語なのはご愛嬌です。)

f:id:vekitomo-0:20150916233727j:plain

  ↓

f:id:vekitomo-0:20150916233736j:plain:w300

式で曜日表示をしているので、日付を変えると自動的に曜日も変わります。

書式設定オプションでの曜日設定のサンプルをいくつか紹介します。

・ "aaa" → "月"
・ "aaaa" → "月曜日"
・ "ddd" → "Mon"
・ "dddd" → "Monday"
・ "mmm" → "Jan"
・ "mmmm" → "January"
・ "rr" → "平成28"
・ "rr年" → "平成28年"


一気にコピペするのはセルの右下の「+」をダブルクリック

その後は、曜日が表示されたセルの右下にカーソルをあわせて、「+」マークをクリックしてください。 vekitomo-0.hatenablog.jp

そうすると、1年分の曜日が一瞬でコピペされます。

f:id:vekitomo-0:20150916233730j:plain:w220


最後に汎用度を増す

一番左上のセルを年表示にして、"1/1"を表示しているをそのセルに参照させます。
そうすると、その"2015/1/1"を"2016/1/1"に変えるだけで2016年のカレンダーが完成します。
f:id:vekitomo-0:20150916233724j:plain:w220


どうすれば効率的かを考えることが大切

今回は記事用なので簡易的なカレンダーを作るケーススタディをしました。
Excelで作る資料はケース・バイ・ケースですが、その時々に応じて最速の手順を考えてから資料作りをしてみましょう。

まとめ

  • Excel作業では、極力数式化などを考える
  • 曜日は数式と書式設定で効率化
  • 大切なのは効率的なやり方を考えること