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仕事のスピードを速くする3つのポイント

仕事の速さには、「個人の速さ」「チームの速さ」「仕組み・段取りによる速さ」があると昨日の記事で紹介しました。

vekitomo-0.hatenablog.jp

今回はその中の、個人の仕事の速さについて書きます。

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個人の仕事の速さを構成するものには、

  • 作業の速さ
  • 思考の速さ
  • 時間の有効活用

の3つがあります。

【作業の速さとは】

  • メールを書いたり、データを調査したり、資料を作ったりといった作業そのもの速さです。
  • PCのショートカットをつかったり、資料のフレームワークを使ったりして作業の速さがあがります。

【思考の速さとは】

  • 判断が速いとか、原因分析が速い、問題・課題解決をするのが速いなどです。
  • 一朝一夕に身に付けるのは難しいですが、漫然とやっていては身につきません。セオリーがあります。

【時間の有効活用とは】

  • 1日24時間は誰にも平等な時間です。その平等に限られた時間をどう使うかでアウトプットする仕事量が変わります。
  • 別に残業前提でなくていいのですが、同じ8時間でもムダな時間が多い人もいれば、隙間なく有効利用している人がいます。

この3つについてのテクニックはたくさんありますが、今回はちょっと概念的なレベルで説明します。
数多くの具体的テクニックについては、今後、追々紹介していきます。


作業のスピードを速くする

まずはPCの操作自体を速くしましょう。
マウスを使わなくてもPCの操作ができる、というくらいキーボードだけでPCが操作できるように努力をしましょう。

右クリックしてコピーして、右クリックして貼り付けをしているレベルの人は、本屋さんにいってショートカットキーの本を買って勉強するところから始めてください。

ある程度使える、という人は人のショートカット操作を真似したりして使えるワザを増やしましょう。
覚えてくと便利なショートカットキーたくさんあるので、それらについては今後の記事で紹介していきます。

今回はひとつだけ紹介します。

万能の神ボタン、[Alt]です。

Excelを例に説明します。
[Alt]ボタンを押すと、Excel上部のメニューがアクティブになります。 そしてそのメニューを見ると、ほとんどのメニューにアルファベットが振られているのが分かります。
そのアルファベットを押すと、その機能が使えるのです。

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例えば、[Alt] + [A ]+ [T]を押すとオートフィルタがかかります。
(バージョンによって異なりますので、表示されるアルファベットを見てください。)

Excelだけでなく、どんなソフトウェアであっても、[Alt]ボタンを押してみればショートカットキーを見つけることができるのです。

マウスでメニューをクリックする前に、まずは[Alt]ボタンを押してみましょう。 そして、よく使う機能は[Alt]+[~]+[~]のボタン操作を覚えましょう。


思考のスピードを速くする

思考を速くするには、残念ながらショートカットキーのように即効性のあるものはありません。
ロジカルシンキング、フレームワーク思考を繰り返し実践して身につけることが思考のスピードにつながります。

ですが、ここで意識をしておいてほしいのは、思考プロセスのスキル、フレームワークを使うことです。
KKD(勘・経験・度胸)で思いつきの仕事をするのと、思考プロセスにのっとって仕事をするのでは描く成長曲線が雲泥の差です。

ロジカルシンキングがまだ使いこなせていない、という人は、まずはMECEとピラミッド構造のこの2つからトライしてください。 vekitomo-0.hatenablog.jp

思考のスピードの究極の姿は、直観です。直感ではありません。
その時の事象を瞬時にフレームワークにあてはめ、過去の事例とベンチマークし、仮説検証を一瞬でするのです。

思いつきでなく、思考スピードを究極にまであげるのです。

思考スピードがあがると、より多くのことを考えることができます。 その効果は累乗だと感じています。


時間を有効活用して多くの仕事をする

忙しい、時間がない、という人もいれば、はたから見ても超忙しそうなのに平然と仕事をこなしている人がいます。

そもそもの仕事も速いのですが、そういう人たちは時間の使い方がうまいと思います。

時間を有効活用するポイントは次の2つだと思います。

  • ムダなことをしている時間をなくす
  • 隙間時間を使う

参加しなくてもいいミーティングに参加するとか、
メモ書きで報告すればいいレベルであるのにワードでがっつりと報告文書を作ってしまうなど、
必要以上な時間を使うことはムダな時間となります。

例えば、私にとってはメールの「xxさん、お疲れ様です。」の定型句を書く時間がムダな時間です。(ただし、相手によりますよ。)

vekitomo-0.hatenablog.jp


ちょっとした時間でもうまく使うことで仕事を片付けてしまうなど、隙間時間の使い方も大切です。

同じ一日でも、時間の使い方によってアウトプットできる成果の量が違います。
同じ時間で、より多くの量をアウトプットできることに価値があります。


まとめ

個人の仕事の速さは次の要素から構成されます。 それぞれを磨くことが自分の成果につながります。 細かいテクニックについては、追々紹介します。

  • 作業のスピードを速くする
  • 思考のスピードを速くする
  • 時間を有効活用して多くの仕事をする