トラブルリカバリ日記-001

ちょっとトラブってる案件があるんだけど、人出せないかな、という一言がきっかけでした。

「どういうスキルセットの人が必要ですか?」

と聞いたところ、

「・・・・」

、、、怪しい、、、

「とりあえず、何人でもいいから」

と。怪しい、、、、。

経験上の直感でわかりました。「これはやばい」と。

と、いうことがきっかけでトラブルリカバリに入ることになりました。

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トラブルリカバリに入り始めて1週間ちょっとが過ぎてきていて、リカバリをすすめつつあります。

私のこれまでの経験やスキルを駆使してすすめています。

せっかくなので、そのトラブルリカバリーをここにしたためていこうと思いました。

実は、トラブルリカバリーにはセオリーがあります。 ですが、その期間中は忙し過ぎて、なかなか教科書的にまとめられたりしません。

ということで、今回の件を記録していくことで、教科書的にきれいにまとまらないとしても、参考書的になれば、と思います。

今後、リカバリ日記はこちらのカテゴリで書いていきますので、ざっと読みたいときはこちらからどうぞ。

vekitomo-0.hatenablog.jp

リーダーが前向きでいることがチーム力を高めることになる

後ろ向きな、ネガティブなリーダーのチームはチーム全体もネガティブになり、チーム全体の力が発揮されません。なによりも雰囲気が暗いチームとなってしまいます。

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一方で、リーダーが前向きでポジティブなチームは常に明るくチャレンジを続けます。

小さなことと思うかもしれませんが、この差はとても大きな差となります。 チーム人数✕日数という差が生まれ続けます。

難しい、厳しい状況となったときでも、

「絶好のチャレンジのチャンスだね!」

「こんなときこそ楽しんでやろう!」

など、前向きでいることでチームが大きく前に進みます。

逆に

「こんな状況、打開できるわけない」

「こんな仕事やりたくない」

とリーダーがいってはいけません。

自分がそのチームのメンバーになったと想像すればわかるでしょう。

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リーダーが前向きでいること、とても重要です。

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プロに謙遜はいらない

みなさんは、新しい環境に移ったり、新しい人と会ったりして自己紹介をするときに、自分のことを謙遜して自己紹介をするでしょうか?

私は過去のキャリア、スキル、経験を謙遜することなく説明します。

それには理由があります。

お客さんであっても、社内であっても仕事を始めるにあたり、実績をもとに信頼を持ってもらうためです。

初めてあって、

「まだ経験不足ですが、微力ながら貢献させていただきます。」

「新しい部署に来たので、新人のつもりでがんばります!」

と言われて、信頼を置く人はいるでしょうか?

謙遜は日本文化の特徴のひとつで、それを否定しているわけではありませんが、

ビジネスパーソンという視点に立てば、

プロフェッショナルとして謙遜してはいけないと思っています。

ある意味、極論です。場合によってはもちろん控えめにした方がいいときもあります。TPOです。

ただ、伝えたいことは、

自分の仕事に誇りと自信を持ってもらいたい、ということです。

特に若いうちは、できることも限られているので、自信といわれても・・・、となるかもしれませんが、

自分ができる範囲で精いっぱいやってきたことについては、誇りと自信を持つべきです。

謙遜 自信 プライド

言ってはいけない! 「即断即決」をできない人の口グセ

仕事には、個人でする仕事とチームでする仕事があります。自分の仕事をどれだけスピードアップしても、チームのスピードがあがるとは限りません。

チームのスピードが遅くなる一番の要因は、人と人の間で発生する待ち時間です。チーム内にあるムダな時間であり、私はこれを何も動いていない時間という意味で「アイドルタイム」と呼んでいます。メンバー全員の仕事が速かったとしても、アイドルタイムが多ければチームのスピードは遅くなります

アイドルタイムはリーダーとメンバーの間、各メンバー間の作業と作業の間に発生します。決定事項をリーダーがメンバーに伝達するのが遅い。メンバー間の情報伝達が遅れ、作業に着手できなかった……。こうした時間を限りなくゼロにすればチームのスピードはアップします。

チームの中で「アイドルタイム」が最も発生しやすいのが、「決める」という場面です。仕事は誰かが決定しないと、次に進みません。これはひとりでする仕事も同じですが、チームでする場合はなおさら影響が大きいのです。

10人のチームであれば10人、100人のチームであれば100人が次のステップに進めずに立ち往生してしまいます。決めるのはリーダーだけではありません。メンバーが何人か集まってやる仕事もありますし、リーダーとメンバーの関係でなくても、後輩と一緒に仕事をするときに何かを決める、ということもあります。チームで仕事をするときは、「即断即決」を意識することが欠かせません。

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ところが実際には、即断即決が苦手な人は少なくありません。そういう人は、常日頃からチームのために即断即決をする意識が乏しく、知らず知らずそれが「口ぐせ」にあらわれています。

即断即決を阻害する5つの口グセがあります。

情報が十分にそろっていない

即断即決できないパターンで一番多いのが、情報が不十分という理由です。時間をかければかけるほど、何かすばらしい理想のものができあがるのではないかという期待を抱いている人が陥りがちなパターンです。

ビジネスで情報が十分に集まることは永遠にありません。集まった情報から、思考して、未来を予測し、そして決めなければいけません。

責任が重い……

ビジネスには絶対的な正解はありません。十分と思えるほどの情報が集まったとしても、正解はないので、導き出した答えが合っているかどうかはわかりません。いつどんな状況であれ、決めたことには「あれでよかったのかな?」と不安がつきまといます。

決められない人は「この判断が正しいかわからない」「成功するかわからない」と臆してしまいます。答えがないのだから、成功するとしても失敗するとしても、いつか、どこかで決めないといけません。であれば、早く決めましょう。

もうちょっと考えさせて

「決めないから、前に進まない、チームが動かない」ということを理解していないパターンもあります。そういう人はたいてい、「もうちょっと考えさせて」とか「今は決められない」と言います。時間をかければよりよい解が見つかると信じているようです。

「時期尚早と言う人間は、100年経っても時期尚早と言う。前例がないと言う人間は、200年経っても前例がないと言う」

これは私の好きな言葉のひとつです。Jリーグの初代チェアマンである川淵三郎さんがJリーグの創設時に「時期尚早」とか、「前例がない」と反発を受けたときに、発した有名な言葉です。これは私が高校生のときに聞いた言葉ですが、いまだに脳裏に焼き付いていて、仕事をする上で強く意識していることでもあります。

決めなければ何も動きません。早く決めれば早く動き出すのです。プロジェクトのタスク状況を可視化するために、「ホワイトボードでやるか、模造紙でやるか、みんなで集まって決めましょう」という場面も経験しました。 とにかく、何が何でも、即断即決をしましょう。

持ち帰って確認します

ミーティングに出ると、自分の担当ではない分野の話になることがあります。その場では回答できないため「持ち帰って担当メンバーに確認します」という対応になるでしょう。自分がわからないことは、その場で回答せずに持ち帰ること自体は正しいです。間違った回答をしてしまってはダメですからね。

ですが、持ち帰って確認すると、ミーティングの後に「確認」と「報告」という2つの時間が必要となります。このようなときは「持ち帰り」をせず、ミーティング中にメールを送ることで時間短縮をします。

ミーティング中にメンバーにメールを送っておくことで、数十分速く動くことができ、場合によっては、ミーティング中に確認した結果がメールで返ってきます。そうするとミーティング中に報告することができ、持ち帰りはなくなります。

私は極力持ち帰り仕事を少なくしたいので、本当に至急の案件の場合はメールタイトルに一言入れます 「【至急】XXの件 確認お願いします」としておけば、すぐにメールを確認してもらえる確率が上がります。

さらに、CCに、そのメンバーの周りに座っている人を入れておき、「CC各位、このメールを見たら本人に伝えてください」と書いておきます。そうすると、本人がメールに気付いていなくても周りの人が伝えてくれて、すぐに対応をしてもらえます。

私のチームでは、私がいつもこういったオペレーションをしているので、私からのメールは優先的に確認し、すぐに返信してくれます。私が中国・大連に出張に行っていたとき、大連チームとミーティングをしている1時間の間に、日本チームと3往復くらいメールのやりとりをしたこともあります。持ち帰りゼロで、その1時間の間にすべてを片付けました。ミーティングで発生したことはミーティング中に片付けるとぐっとスピードがあがります。

とりあえず、こうしよう

すぐに決めることは大切ですが、その決定が中途半端だと逆効果です。「とりあえず、こうしよう」とか「いったん、そうしましょう」という会話がかわされます。私は、「とりあえず」「いったん」というこの2つの言葉は禁句として、使わないようにしています。この2つの言葉は、仮で仕事をする、暫定的な仕事をするという意味合いがあるからです。

なぜ、仕事を「とりあえず」やってはいけないのか。それは、「暫定的」「一時的」な仕事は、その後でいずれ仕上げの作業が必要になるからです。これは時間のムダです。一度始めたら最後までやる。中断はしない。これが、効率的に仕事を進めるコツです。

また、ひとつの仕事を中断すると、再開するときに「あれっ? どこまでやったっけ?」といったことを考えるムダな時間も発生します。つまり、時間があいたことによって、効率も悪くなり余計に時間がかかってしまうのです。中断をなくすのは無理だとしても、仕事は一発で仕留めるという心持ちでやるようにしましょう。

私はもしメンバーから「いったん○○します」と言われたら、「"いったん"ってどういうこと? どうして仮でやるの?」と問いただします。

とはいっても、本当に意図的な「仮の対応」が必要な場合ももちろんあります。そういうときはあえて「いったん」であることを強調します。

プレゼンの失敗NGあるある

プレゼンは、それだけで本が書けるくらいのたくさんのネタがありますが、今回はプレゼンの失敗NGあるあるを紹介します。 このNGあるあるは、失敗プレゼンのよくあるパターンなので、これらをしないだけでもプレゼンレベルが格段にあがると思います。

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【あるある①】ポインターを使う

ポインターを使う人は結構多いですが、やめた方がいいと思っています。理由は次のとおりです。

  • ポインターがブレブレになってしまい聞き手はその動きに意識がいってしまう
  • ポインターを示すときにスクリーンを見てしまう
  • ポインターがブレブレになることで、緊張しているときはより緊張してしまう
  • なんか偉そうに見えてしまう

【あるある②】スクリーンを見ながら話す

スクリーンを見ながら、書いていることを読んでしまうパターンです。そうすると聞き手からは背中しか見えませんし、当の本人も聞き手の反応を見ながら話すことができません。

PCの配置場所を考えたりして、聞き手の方を向いて話せるようにしましょう。

【あるある③】資料をくばる

資料を配ってしまうと聞き手は資料を読んでしまいます。 私が資料をもらったときは、ざっと全ページに最初に目を通してしまい、だいたい分かったら細かく気になるところだけを詳細に読み始めてプレゼンを聞いてないパターンが多いです。

プレゼンは聞かせてなんぼなので、読み物に集中されないように資料は配らないようにしましょう。

大会場のプレゼンとかで、予め配らなければいけないときとかは、「資料はあとで読んでください」などと最初に言っておくようにしましょう。

【あるある④】文字の多いスライドを作ってしまう

これもよくあるパターンです。 プレゼン資料の王道は文字が少ないものです。 これを知ってか知らずか、現実には文字の多いプレゼン資料が多いのが実情だと思います。

文字が多い資料でプレゼンをしてしまうと、「説明」になってしまいがちです。

また、聞き手側は資料を読むことに意識がいってしまい話を聞いていない、とか、そもそも文字が読めなくてストレスを感じる、といった事態に陥ります。

【あるある⑤】最初に言い訳からはいる

自身のなさの保険をかけるために、プレゼンの最初に言い訳から入るパターンがあります。

例えば、

  • 緊張してまして・・・・
  • 資料が完璧でないですが・・・・
  • 未熟ではございますが・・・・

といったセリフです。

最初に言い訳からはいると、聞き手は聞く気がなくなります。せっかく時間取って聞きに来たのに、とか、内容がないのであれば帰ろうかな、とか。

どんなに準備しても不安になります。完璧なプレゼンというのはないので、あえて言い訳を言うことはやめましょう。

スタート時点で負けプレゼンが確定してしまいます。

文字の最初と最後だけあっていれば文章は読めてしまう ~レビューはほどほどに

さて、まずは次の文章を読んでみてください。

こんちには みさなん おんげき ですか? わしたは げんき です。
この ぶんょしう は いりぎす の ケブンッリジ だがいく の けゅきんう の けっか
にんんげ は もじ を にしんき する とき その さしいょ と さいご の もさじえ あいてっれば
じばんゅん は めくちちゃゃ でも ちんゃと よめる という けゅきんう に もづいとて
わざと もじの じんばゅん を いかれえて あまりす。
どでうす? ちんゃと よゃちめう でしょ?
ちんゃと よためら はのんう よしろく

これはケンブリッジ大学の研究結果によるもの、と言われているのですが、実は都市伝説らしいです。このブログでは、そこについて追いかけるのが目的でないので興味あるかたはググったりして調べてみてください。出処は別のところにあるらしいです。

ポイントは、単語や文章の区切りで最初と最後の文字があっていれば、文章が読めてしまう、というところ。 つまり、ビジネスドキュメントで少々間違っていても読めてしまう、ということです。

仕事で資料を作るときには、細かくレビューをして一字一句チェックする場合もあります。果たしてそこまでのレビューは必要でしょうか?

Yesでもあり、Noでもあります。

ケース・バイ・ケースでしょう。

ちょっと間違っていてもいいような資料であれば、過剰なレビューはする必要ありません。

自分で力の入れ具合、抜き具合を考えて資料作成をしてみましょう。

ちなみに、私はブログでは細かくチェックしていません。ブログをめっちゃ書いてる人で、細かく自分でチェックする人もいるようですが、私におけるブログはスキマ時間でかける内容のものを書く、としているので見直す時間はあまり取っていません。

さて、このような文章を自動作成するツールみたいなものがありました。
neue.cc

上のブログの最後の文章を投げ込んでみました。どうでしょう?

ちみなに、 わしたは ブグでロは こかまく チッェク しせいてまん。
ブグロを めちっゃ かてるいひと で、 こかまく じんぶで チすッェクる ひとも いでうすよるが、
わしたに おける ブグロは スマじキかん で かける なよいう ののもを かく、
とていしる ので みおなす じんかは あまり とまてっいせん。

読みにくいですね。あまり区切りが長いとだめなようです。 単語単語で切るのがせいぜいなのでしょうか。おそらく頭の中にあるイメージとひも付きやすい単位でいいのでしょう。

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「時間に遅れてはいけない」のはなぜ?

「時間に遅れてはいけない」ということは社会人になってすぐに教え込まれます。というか、一般常識ですね。ごくごく当たり前ですが、仕事の世界で「時間」について語るならば、まずは「時間に遅れてはいけない」ということから始まります。

最近では、ビジネススーツも必須でなくなってきている会社も増えてきていますし、夏は多くの会社でクールビズとなり全体的にラフになってきている流れがあります。そのような流れの中、いまどき時間に遅れることくらいで・・・と思う人もいるかもしれません。ちょっと遅れたくらいで・・・、とか、他のほとんどの国では時間にルーズなところもあるよ、と思うかもしれません。

ですが、時間に遅れてはいけません。時間を対して細かく気にしない人もいますが、時間に遅れることで損はしても、得することはありません。海外においても、仕事で成果を出している人は時間にシビアな人がほとんどです。

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時間に遅れてしまうと何がいけないのでしょうか。

それは3つあります。

① 信頼を失う
② 金・時間を失う
③ 品質を失う

時間に遅れてしまうということはこの3つを失ってしまいます。

一つ目の「信頼を失う」は説明しなくともわかりますが、時間に遅れるということは、仕事全般的に対して信頼されなくなります。「時間を守れないヤツがいい仕事をできるはずがない」と言われます。時間を守れなくてもいい仕事をできる人もいますが、そのようなイレギュラーについて議論しても仕方ありません。

実際にあったことです。私がキャリア採用の面接を担当したときのことですが、応募者の人が20分ほど遅れてきました。面接会場がわからず遅れて来たとのことでした。確かに、わかりにくい場所にあったことは間違いありません。ですが、他にも面接をしている方もいますが、他には遅れてきた人はいませんでした。むしろ、自分の次のキャリアの重要なポイントである面接という場であるなら、それを見越して早めに会場を確認した上で、面接までの時間をコーヒーショップとかで過ごすようにするべきです。

キャリア形成で大切なポイントである面接という場で遅れてくるということは、仕事の重要な局面でも遅れてくる、と見られてもしようがありません。

二つ目はカネです。会議に5分、10分遅れたならば、その時間待っていた人のコストを浪費したことになります。

1時間6000円単価の人が10集まる会議としましょう。10分の遅れでひとりあたり1000円、10人で10000円のコスト浪費になってしまいます。

そして、品質も失ってしまいます。30分、60分の会議で議論やレビューを予定していたならば、それが10分遅れることで時間が圧縮され、つまり内容も圧縮されます。その失われた時間が品質ロスにつながります。

余談ですが、ときどき、というか、よく見るケースですが、会議とかに遅れてきて、会議がたくさんあって大変だとか「オレっち忙しい」アピールする人もいますが、それはやめたほうがいいです。

同僚や同じレベルの人からは「忙しそうですね」と言われるかもしれませんが、上位者になればなるほど、「ふーん」と思ってしまいます。つまり、その程度なのか、と。上位者は私達よりも忙しい中で時間をコントロールしているのです。

時間に遅れてはいけませんが、あまりにも早すぎるのも時間がもったいないと思います。上位役職者との打ち合わせの前に、10分、15分前から会議室にスタンバイしている、という光景を目にすることもあります。これはさすがに時間がもったいないと思います。

遅れてはいけませんが、必要以上に早くスタンバイしておく意味もありません。

木を切る前に斧を研ぐ ~始める前の準備が大切~

もし、木を切り倒すのに6時間与えられたら、私は最初の4時間を斧を研ぐのに費やすだろう。

アメリカ第16代大統領のエイブラハム・リンカーンの言葉です。 これは、「何事も始める前の準備が大切だ」という意味ので引用されることが多い言葉です。

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 言葉尻だけを捉えると、結局6時間は同じじゃん、4時間も斧を砥ぐのは時間をかけすぎ、といったコメントも出てきますが、本質はそこではありません。

 ボトルネック、クリティカルパス、リードタイム、スループットという言葉とつながります。

 斧の歯がボトルネックで、斧を砥いで木を切ることがクリティカルパスで、そのリードタイムを短縮して、スループットを上げる、と。ボロボロの斧で木を切ると、リードタイム短縮できず、スループットが上がらなくなります。また、クリティカルパスで、問題が起きたときには大きな影響が発生するのです。

また、別の言葉を使うと、KFS(Keys For Success)です。KFSとは、目標達成のために決定的に重要となる要因です。斧の鋭さがKFSとなります。

つまり、本質的には、このようなことを見極め、どこを重要視するか、ということです。

期限に迫られて、非効率と思われるやりかたで一生懸命やっている人に、

「一回、立ち止まって整理して作戦を立て直した方がいいんじゃない?」

というと、

「そんな時間ありません。期限まで時間がないんです。」

と答えられることがあります。

 ボトルネック、クリティカルパス、KFSが見えてないのだなぁ、と感じてしまいます。   仕事は42kmで設定されたコースを走る必要はありません。そこにあるゴールテープまでの最短のコースを見つけて走っていいのです。42kmのコースを走るなら、1分1秒でもムダにしたくない、という思いになってしまいますが、スタートして最初の10分で地図を広げて最短のコースを見つけてそこを走ることがベストです。

時間のない中で着手する前に立ち止まるのは不安を感じると思いますが、結果的には最初に立ち止まる方がいい結果がでます。不安を押し殺してでもトライしてみてください。

時間は誰にでも平等なもの ~24時間365日はみんな同じ

 「忙しい」「時間が足りない」と思っている人は多いと思います。 本当にそうでしょうか?

ある一面では正しいですが、実は間違いです。

 私はこれまで多くの人を見てきましたが、いわゆる「偉くなっている人」は仕事がたくさんあって忙しそうなイメージがありますが、実際に見てみると忙しそうには見えません。ですが、仕事はたくさんあります。 一方で、ずっとポジションが上がらない人は、自分の目の前の仕事に精一杯で「忙しい」「時間が足りない」といっています。

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 40歳、50歳にもなってくると、同期入社でも社内でのポジションに大きな差が出てきています。その差を見ると、目の前の仕事に忙殺されてアップアップしている一方、ポジションが上がっている人は、多忙であるはずなのに、どこか余裕を感じます。懐が広い、といってもいいでしょう。

 時間は誰に等しく1日24時間、365日あります。

 毎日毎日、時間に追われて仕事が片付かない人。余裕に見えながらも結果を出し、社内でのポジションも確立している人。何が違うのでしょうか。    ビルゲイツはたくさん本を読むことで有名です。いまでは第一線を退いていますが、あれほどの企業のトップを勤めていながら本を読む時間を確保していたというのはすごいことだと思います。

偉くなっている人、成果を出し続けている人は時間の使い方が上手です。どこに時間の使い方違いがあるのでしょう。 限られた時間を何に使うかという判断。そして、同じ時間の中でこなす仕事の量と質なのです。

 逆にいうと、タイムマネジメントができなければ大きな仕事、大きな役割を担うことはできない、と言うこともできます。

私のポリシーとして持っていることがあります。そのひとつは、「要は気持ち」ということです。私自身は気持ちを全面に押し出して仕事をするタイプではありません。むしろ、気持ちの部分があまり見透かされないようにしています。  ですが、内面では、こだわる気持ち、負けない気持ち、逃げない気持ちなど、自分なりに強く持つようにしています。

 元プロ野球監督の野村さんがいっている言葉で、

一流かそうでないかは紙一重
気持ちとかそういうところで差がでる

というのがあります。

キャリアを重ねるごとに、本当にそう思うようになってきました。  本書では、気持ちの面を語ることが出てきます。表面的なテクニックやスキルも大切ですが、最後は気持ち、だと思ってます。

 大変なことを大変と思わない、とか、極めて厳しい局面から逃げないと踏ん張る気持ち、自分は何としても成功してみせる、などという気持ちです。

 例えば、私は、「忙しい」と「お疲れさま」は言わないように決めています。忙しいとは心を亡くすと書きますし、お疲れさまは、誰もが使う一般的な挨拶にはなっていますが、「疲れていること」を前提にしたネガティブな言葉に思えてしまうからです。

自分が発する言葉は自分の内面を出してしまうことなので、できるだけネガティブな表現は使わないようにしています。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

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仕事ができる人の最高の時間術 (アスカビジネス)

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「週4時間」だけ働く。

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ミスなくすばやく仕事をする技術

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仕事を効率化するビジネス文具

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99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ

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仕事の基本はきちんと学ぼう ~見よう見まねの我流はだめ~

最近、中堅レベルのメンバーを見ていてよく感じるのは、見よう見まね、先輩・上司のやり方を真似してきた、という人が多いということです。

例えばでいうと、資料作成です。

私がいまの環境に入って、最初に感じたのは「資料」がちょっと違う、でした。

私自身は、資料作成、ドキュメンテーションの勉強をしてきて、いわゆる「ビジネスドキュメンテーション」の知識とスキルを持っていますが、その知見・経験と見比べると違和感を感じる資料なのです。

で、さらに違和感を感じたのが、みんながそのような資料を作っているのです。

簡単にいうと、その組織の人達がお互いに見よう見まね、真似して資料を作り合っているので、ひとつのやり方として定着しているのだという結論に達しました。

独自性を持つことが悪いといっているのではありません。

世の中に広く浸透している、いわゆるビジネスドキュメンテーションの基礎を学ばずに、見よう見まねをしている点がダメだと思っています。

基礎、基本を知った上での独自のやりかた、特徴を出すというのはもちろん良いと思います。

ドキュメンテーションは一例です。

ロジカルシンキング、リーダーシップ、ネゴシエーション、技術スキルなど、まずは基本を学びましょう。 学び方は研修や本があります。ちなみに私は「本」派です。

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私の机には、何冊も本をおいています。私自身はもうあまり読まない本ばかりですが、「本を読もう!」という若手・中堅向けのメッセージとしておいています。

それを見て刺激を受ける人が何人かでもいれば、と。

私のおすすめの本を紹介した記事リンクを貼っておきます。ご参考になれば。

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