若手リーダーに向けた仕事の心得
6月中旬から7月末にかけて、あるチームの状況が芳しくなかったので、直接、マイクロマネージメントをしていました。
その期間、そのチームのリーダーの育成もしていました。こうした方がいい、こうすべきだ、こうしてはダメだ、など多岐に渡ることを伝授してきました。
そのクリティカルの状況を抜けたので、そのリーダーには、私から言われたことを再整理して振り返って見直した方がいいよ、と伝えたところ、Excelで整理してきました。
今回は、箇条書きですが、その内容を列挙したいと思います。
今後のブログで、ひとつづつ書きしたためていこうと思っています。
まずの今回は、列挙です。
計画
【作業計画】
ＷＢＳで管理。作業の全量を捉えて全てのタスクを管理し、発生したものは都度追加していく。 （MECE・階層構造を意識する)
作業者のスケジュールにバッファは入れない。
計画に意思をこめる。（作戦、戦略、思い等）
実行
【報告資料作成】
定量的な情報とそれに対するコメントを添える。
定量的な情報の纏めは機械的に集計できる仕組みを最初に構築する。
報告資料は見やすく、報告ポイントや前回との変更点を明確にする。
【報告】
結論を先に話し要点を纏めて簡潔に説明する。
報告対象の相手により報告内容のレベルを変える。
【進捗管理】
メンバーとの会話を増やすことで状況を正確に把握し問題点に対する早期発見・解決を図る。
状況や人に応じてトレースの頻度・粒度を変える。
空いている席に座るなどメンバーとの距離を近くする。
ホワイトボードを利用し状況を可視化し共有できるようにする。
【リーダー振る舞い】
どんな状況であっても平常心、暗い顔は見せない、声を張る。
メンバーのモンキーは持たない。その場で判断しメンバーにやらせる。（アイドルタイムを無くす）
関係者を巻き込んで最善の策を検討する。
【チーム育成】
チームとしての目標や意識することを何度も繰り返し伝える。
PCR・障害対応において経験のないメンバーをアサインする。
有識者は作業からレビュー重視に転換しレビューを強化する。
チームメンバーのモチベーションを上げるようメンバー個人毎のアクションをとる。
その他
PDCAはPDに対してCAを行い、振り返りのスパンを早め改善点があれば即改善する。
対外的な人との約束についてはエビデンスを残す。
口頭での説明ではなく絵を描いて説明する。
本などにより基礎を学ぶ。（PMBOK、ビジネススキル等）
メンバーの年間稼働状況を把握し総合的な判断でコントロールする。
あなたのチームがジャングルで迷ったらどうするか？ ～リーダーシップとマネジメントの違い
想像してみて下さい。
あなたは１０人のチームのリーダーです。
あなたのチームは、ジャングルの中で道に迷ってしまいました。
ぱっと見回してもうっそうと覆い茂る木々や草ばかりでどっちへ進んでいいのか分かりません。少し歩きまわっても状況はまったく変わらず、どこにいるか、どこへ向かうべきかまったく分かりません。
あなたのリーダーとしてミッションは、チーム全員で無事にこのジャングルの中から脱出することです。
さて、リーダーであるあなたは何をしますか？
リーダーであるあなたは、
■リーダーシップ
■マネジメント
というものをそれぞれ駆使して、チーム全員でジャングルの外へ脱出しなければいけません。
混同しているリーダーが実に多いのですが、まず最初に、リーダシップとマネジメントは異なる別のものということを言っておきます。
このふたつは明確に違うスキルで、チーム状況に応じて使い分けをしなければいけません。
さて、このジャングルから抜け出すためにリーダーがやるべきことを順を追って説明しましょう。
図にするとこのようなイメージです。
これらのうち、①、②、⑥の青字がリーダーシップで、②、③、④のオレンジの字がマネジメントです。
リーダーシップとマネジメントの違い
リーダーがまず最初に行うべきことは、
① ゴールを設定する
です。どこへ向かうべきか決まっていないチームはまずゴールを設定しないといけません。
そしてゴールを決めたら次は、
② ゴールまでの道を定める
必要があります。ゴールまでの最短距離を進むのか、リスクがありそうなエリアを特定し、そのエリアを迂回する道を進むのか、決めるのはリーダーです。
ここまでが『リーダーシップ』と呼ばれるスキルエリアです。
さて、ゴールとそこまでの道を決めたらその次は、
③ いつまでにどこまで、どうやって進むかの計画を立てる
ことをします。いわゆる、作業計画、プロジェクト計画などと呼ばれるものです。
そして、その計画を実行するための組織（チーム）を組閣するため、
④メンバーの役割分担を決め、チームを作る
ことを行います。
チームが計画に沿って進みだしたら、
⑤計画通りに進んでいるかを確認し、計画通りでない場合はアクションを実行する
ことを行います。いわゆる、進捗管理です。
これら③～⑤が『マネジメント』です。
このように計画に沿って進捗管理をしてゴールまでの道を目指します。ですが、途中、いろいろな困難に遭遇すると思います。チームメンバーのモチベーションが下がり、チーム力が低下することがあります。
そのときに行うのが、
⑥ゴールまでチームを引っ張る、チームを鼓舞する
です。
これは『リーダーシップ』です。
これらを簡単にまとめるとこのようになります。
リーダーシップとは、
● ゴールを決める
● 道を定める
● チームを引っ張り鼓舞する
を行い、
マネジメントとは、
● ゴールまでの計画を立てる
● チームを組閣する
● トラッキングとコントロール
を行います。
次のように例えられることがあります。
● リーダーシップ ⇒ 方位磁針
● マネジメント ⇒ 時計
リーダーシップとマネジメントを使い分けよう
このように、リーダーシップとマネジメントは異なるふたつのものです。
リーダーがチームを任されたとき、リーダーシップとマネジメントの2つのスキルを使わなければいけません。
では、どちらをどれくらい使うのか？
それは完全にチームの状況に応じます。プロジェクトの立ち上げ時にはリーダーシップでチームの目標を定めつつ、計画を立案しなければなりません。
プロジェクトが順調に進んでいるときは、進捗トラッキングが主な仕事になります。しかし、ひとたびトラブルが発生するとリーダーシップを用いないといけない局面がやってきます。
どの局面でどちらのスキルを使うのかを意図的にコントロールすることが重要です。
バランスです。
ということを考えると、人によって、得意なエリアが違うと思います。マネジメント系が得意なリーダーと、リーダーシップ系が得意なリーダーがいると思います。
今時点、自分がどちらが得意か、どちらのスキルを伸ばさないといけないのか、を見定める必要があると思います。
どちらかだけでは、成果を出すリーダーにはなれません。
リーダーにおすすめする本
リーダーにおすすめの本をこちらの記事で紹介しています。ご参考までにどうぞ。
休みを取るのもプロの仕事のうち
今週、まさにお盆の時期に入っていて、通勤電車の人も少なく快適な通勤時間を遅れています。
なお、私は、8月の前半に夏休みを取ったので、リフレッシュして快適な通勤をしています。
さて、その休みですが、
「忙しくて夏休みが取れないよ」
と、自慢気に語る人がいます。そのような人の中には、自分が忙しいということに酔っている人が多いのだと思います。
実は、これって、プロフェッショナルを意識すると、やめた方がいいことだと私は思っています。
プロならば、仕事が忙しくても都合をつけて休みを取るべきだと思います。
それが、家族がいる人ならば家族のためにもなりますし、自分自身のリフレッシュにもなります。
もちろん、プロジェクトの大切なマイルストーンが8月に設定されているから、などという理由で8月に休みを取れないこともあるとは思います。そのようなときは、時期をずらしてでも休みを取った方がいいです。
休みは必ず取る、休むときは休む、ということもプロの仕事のうちだと思います。
自分の役職が上であるほど、きちんと休みを取るべき
どのような人もプロとして、休みをとるべきだと思っていますが、特に、役職が上である人は、より意識した方がよいでしょう。
上の人間が休みを取らないと、企業文化によっては下の人間が休みをとりづらいということもありますし、上の人間が積極的に休みを取ることで、下の人間もそれをリスペクトするようになります。
このようにポジションが上の人の行動は、休みの取り方ですら組織に影響をもたらします。
ワークライフバランスとは・・・
休みの話をしたので、ちょっとここでワークライフバランスについても語ってみます。
私の考えるワークライフバランスは、時間のバランスではありません。 ワークライフバランスを保つために、平日の残業時間を少なくして、夜の時間を自分のプライベートな時間に割り当てる、ということを言われることがよくあります。
私の平日は、朝から夜までフル稼働です。
では、
「ワークとライフのバランスは取れているのか？」
と、言われると、
「取れている」
と答えられます。
私の考えるワークライフバランスは、時間ではなく気持ち、メンタル面でのバランスが取れているか、というところをポイントにしています。
私の平日は仕事をしっかりしています。ですが、休日は基本的には仕事をしません。休みの日は、自分のプライベートのための時間です。
一週間でみたときの、仕事とプライベートの時間のバランスは全く取れてませんが、気持ちの面ではどちらも充実しています。
ワークライフバランスを何のポイントでバランスとるのか、自分なりのポイントを見つけるのがよいでしょう。
キャリアコンパスに記事が掲載されました 〜手書き推奨記事
キャリアコンパスに記事が掲載されました。
デジタル全盛の時代に、手書きアナログ派な記事です。 個人的にはかなり手書き推奨派なのですが、なぜか珍しがられて取材を受けたりします。
記事のリンクを貼りましたので、ご興味あればご覧下さい。
仕事を速くするのに役に立ったビジネス書５冊！
私自身が仕事を速くする本を書きましたが、その私が自分の仕事を速くするのに役に立ったビジネス書を紹介します。
『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』
（ケリー・グリーソン：著、楡井浩一：訳/PHP研究所）
「やる仕事が多く、時間が足りない。もっと効率的に仕事をするにはどうすればいいのか？」という万国共通のビジネスパーソンの悩みの解決策を具体的に記している本です。世界15カ国で売れているベストセラー。
机の整理術、ファイルのまとめかた、書類・メール・電話の処理法、他人に仕事を任せる心得など、今すぐ真似できるスキルやノウハウを紹介しています。この本を読んだあとは、まずどれかひとつでもやってみることがポイントです。
今の仕事に役立っている他のアドバイスもいくつかあります。
『先延ばしにしない技術』
（イ・ミンギュ：著、吉川南：訳/サンマーク出版）
これは私がまだ「仕事をスピードアップするとミスにつながるのでは？」「仕事が速いことは重要なこと？」と思っていた頃に、仕事が速くて判断力もある役員の補佐を務めて、自分もスピードを追求してみようと思った時期に読んだ本です。
ひと言で言うと、「今すぐやりなさい」という内容です。平凡な人とデキる人の違いは、すぐやるかやらないか。
本書で強く印象に残っているのは、「速く決めて、速く動く」「一度で終わらせる」などの行動指針です。「先延ばしにしない」ことでのメリットが実例に沿って語られているので、自分もやってみようという気持ちになり、実践したことで確実に効果を得られました。
『1分間マネージャーの時間管理』
（ケン・ブランチャード、ウィリアム・オンケンJr、ハル・バローズ/パンローリング）
私が若手リーダーに必ず奨める本です。リーダーの必読書と言っても過言ではありません。
リーダーである自分はめちゃくちゃ忙しいのに、ふとメンバーを見るとそんなに忙しくなさそうで早々に帰っていく……というのは、新任リーダーにありがちな光景です。新任リーダーだけでなく、チームの成果がいまひとつ出ていないリーダーがよく陥っている状況でもあります。
その状況を打開するために、この本では 「部下の仕事は部下にやらせろ、リーダーはリーダーの仕事をしろ」と言っています。仕事を「サル」にたとえて、それが「あなたが世話をするべきサル」なのか、「他人が世話をするべきサル」なのかと問いかけるなど、自分と他人がやるべき仕事の境界線をはっきりさせるコツがわかりやすい本です。
『アメリカ海軍に学ぶ最強チームのつくり方 一人ひとりの能力を100%高めるマネジメント術』
（マイケル アブラショフ:著、吉越浩一郎：訳/三笠書房）
自分のチームを強いチームに育てていくのは簡単ではありません。今日、明日で即効的な効果が出るものではないですが、早ければ数カ月でチームが育ち、チーム全体の仕事が速くなります。同時に、リーダーの仕事は格段に減っていくのです。
そのために必要なエッセンスが凝縮されています。
海軍一のダメ軍艦に配属された艦長が、成果の上がらない組織を立て直し、柔軟で自主性にあふれる「強いチーム」をつくり上げたストーリーです。海軍がテーマということで、ビジネスとは関係ないのかな？ と思って読みはじめましたが、まったくそんなことはなく、むしろすべての内容に納得と感動の連続でした。初めてリーダーになる人から、大きな組織のリーダーまで参考になることが多い本だと思います。
『考える技術・書く技術 問題解決力を伸ばすピラミッド原則』
（バーバラ ミント：著、山崎康司：訳/ダイヤモンド社）
これは5冊のなかでもかなり難易度が高いのですが、ビジネス書の名著として広く読まれているベストセラーです。タイトルは『考える技術・書く技術』となっていて、章立ては「書く技術」から始まっていますが、私は「考える技術」の本だと捉えています。なぜなら明晰な文章を書くためには、明快な論理的思考が求められるからです。
ここまでの４冊とは違って即効性はありません。身につけるのに時間がかかります。
ですが、この「考える技術」を身につければ、物事を論理立てて考える思考力と思考のスピードが身につき、3年後、5年後、10年後にライバルと大きな差を付けらることは間違いありません。
読んだら実践してみるべし
興味が湧いた本があったら、ぜひ手に取ってみてください。
そして、まずは愚直に実践してみてください。
実践なくしては身につきません。また、自分に合う合わないもやってみないことにはわかりません。
まずは読んだら実践してみましょう。
その他のおすすめビジネス書
仕事を速くする前に、まずは確実にこなせるようになろう
仕事が速いに越したことはありませんが、闇雲に速さだけを求めてはいけません。
まずは、ひとつひとつの仕事を確実にこなせるようになりましょう。 速さはそのあとで突き詰めるべきです。
車の運転が確実にできるようにならないとF1を運転することはできません。 サッカーでも、基礎技術を確実にできるようになってから高いレベルの実践技術を身につけていくようなものです。
1つ1つの仕事を確実にこなそう
先日とあるチームのタスクで、品質が良くなかったため、追加の作業を行ない、期限を超過してやり直しをせざるを得ないことがありました。追加で3か月半、不必要な時間と工数がかかってしまいました。
原因は期限に追われて作業がいい加減になった結果、1つ1つのやるべき仕事が完了していなかったことです。 プロジェクトの途中できっちりやるという方向に舵を切っていればそんな問題はおきなかったはずです。
個人の小さなタスクであったとしても同様です。例えば資料のデータが1つ間違っていて、それで提出してしまうと差し戻しをされ、さらに他のデータも怪しいから見直せと指示される。こうして、どんどん時間がかかってしまいます。
大事なのは「一発でしとめること」です。
何のために多くを犠牲にしているのだろうか？
今のプロジェクトのゴールがなんとなく見えてきたので、先週あたりにチームのモチベーション向上のプレゼンを行いました。サービスインに向けて、最後の一息頑張ろう！と。
その中で次のような話をしました。
何のために多くを犠牲にしているのか？
私のプロジェクトは、いまではサービスインも見えてきたのでかなり落ち着いてきていますが、ちょっと前までは超炎上プロジェクトで、夜遅くまで働くことも多く、週末も潰すことも多々ありました。
この↑言葉は、そのような辛い時期を乗り切ってきたメンバーへの投げかけの言葉です。
何のために多くを犠牲にしてきたのでしょうか？
プロジェクトのため？
会社のため？
社会のため？
家族のため？
これは人によってそれぞれ違うと思います。家族のために頑張った人もいれば、会社やプロジェクトのために頑張ってきた人もいるでしょう。
そして、どれかひとつだけではなく、いくつかのために頑張ってきて、そのバランスがそれぞれの人で違うのだと思います。
ですが、私がメンバーへメッセージしたのは、
自分のためであって欲しい
ということです。
いろいろなことを犠牲にして頑張ってきたことが、最後の最後は『自分のため』であって欲しい、という思いです。
自分のスキルアップ、自分のキャリアアップ、自分へのチャレンジ。
会社や家族のために頑張ってきたとしても、自分にとって何も残らないのであれば、自分にとってハッピーではないと思います。
どんな仕事で、どんな厳しい状況であれ、そこに身を置いたなら、自分のためになるようにチャレンジして欲しいと思っています。
会社やプロジェクトに貢献せよ、と言われるかもしれませんが、その結果、自分に何も残らなければ意味はないと思っています。
ぜひ自分のために、多くのチャレンジをしましょう。
強いチームを作るには「育成」が必ず必要
ここ最近、『育成』ということに力をいれています。
仕事が落ち着きつつあり余裕がでてきたこともあり、また、プロジェクトの次の局面に向けての準備をしないといけないこともあり、配下のチームのリーダーやリーダー候補を育成しています。
より自立した、より成熟したチームを作ることがリーダーの仕事だと思っています。
私の理想とするリーダー像は「暇であること」です。
チームを育てて、チームが自立すればリーダーは不要となります。それが究極の姿で、そのようなチームを作ることがリーダーの仕事のひとつです。
育成のポイントは？
では、育成するにあたってのポイントは何でしょうか？
私が意識しているのは、
- 我流ではなく、基本を教えること
- 座学を教えたら、実地訓練をさせる
の２点です。
１点目について。自分が慣れ親しんだやり方や、自分なりに習得した自分のスタイルから教えてはダメだと思います。
まずは、基本。教科書に書いているお作法を学ばせましょう。業界、職種によって、その仕事の基本的なやり方があります。
その基本を知らずして、オリジナルのお作法を習得しても、先々困ることになるからです。
そして、実地訓練をさせる。
やはり、学んだことは実践しないと身につきません。自分なりのやり方にカスタマイズする前に、まずは教科書どおりのやり方で実践させることが大切です。
そして、何回も何回も繰り返し実践することが必要です。
できないと、なぜかすぐに諦めてしまう人が多いと思います。
ビジネススキルの習得はスポーツと同じ
私はゴルフはしませんが、社会人になってゴルフを始める人は多いと思います。
そのような人たちは、
- まず、本などで基本技術を学び
- 打ちっ放し場で練習をし
- コースにでて実践する
という努力をしています。
そして、なかなか上手くならないので、このサイクルを繰り返します。
ゴルフに限らず、スポーツはみな同じです。
そして、ビジネススキルも同じです。
ですが、ビジネススキルとなると、このように繰り返し鍛錬する、ということがなかなか行われません。
セミナーや研修に出たけど身につかなかった、役に立たなかった。ビジネス書を読んでみたけど、実際には使えなかった。などなど。 あたかも、セミナー、研修、本がイケてないことが悪いかのようなコメントを聞くことが多いです。
仕事のスキルも繰り返しの鍛錬が必要です。地道ですが、それしかないと思っています。
育成するときには繰り返し実践させましょう。
また、自分が成長するためにも自分も実践を繰り返しましょう。
仕事のアウトプットは次の仕事のインプットである 〜先のことを考えて仕事をしよう
仕事をするとは何かをアウトプットすることです。そして、それには必ずインプットがあります。
システム開発の世界では「IPO」という言葉があります。 Input → Process → Outputの３つの頭文字を取ったものです。
仕事も同じです。Inputとなるものがあり、仕事をすることでOutputがうまれます。イメージにするとこのような感じです。
そして、Outputは次の仕事のInputになります。ちなみに、システムはIPO（Input→Process→Output）の膨大な組み合わせで成り立っています。
仕事も同じでしょう。何かの仕事のアウトプットが、ずっと先の他の仕事につながっていきます。
つまり、何が大切なのでしょうか。 今の目の前の仕事が次のインプットになるということを意識しましょう。そうすると、自ずと、どのレベルでどれくらいのものをアウトプットすればいいかが分かるはずです。
次の仕事のインプットとして適切なレベルであることが、ムダなく仕事をすることになります。 過度に力を入れすぎたものを作ってしまうと、ムダに時間と体力をかけたことになり、逆に、不十分なものをアウトプットしてしまうと、次の仕事に負荷がかかってしまいます。
次の仕事のひとはお客様
私が若い頃に先輩に言われたことです。自分の次に仕事をするひとを「お客様」と思って仕事をしろ、と。
そうすれば、粗雑な仕事はしなくなるはずです。
また、仕事でひとのことを気づかう、ということは、意外と大切なことだと思います。 自分がどうすれば、他の人が楽になるか、とか、仕事がやりやすくなるか、ということに気づかいができるひとは、いい仕事をする人が多い気がします。
仕事はIPOが連なっていくものです。このような気持ちをもって仕事ができるメンバーが多いチームは良い成果を出していくでしょう。
ビジネススキルを伸ばすにはビジネス書は何度も読むべし！
ここ最近、昔読んだビジネス書を読み返しています。
私は本は捨てずに取っておいて、何度も読むスタイルです。東洋経済オンラインのこちらに書いてますので、ご覧ください。
で、今回、まとめて読み返していて、改めて、読み直すことはいいな、と思いました。
できていることの復習にもなりますし、忘れていたことを思い出すこともできます。
また、昔は気にならなかったことが今読むと引っかかったりすることもあります。 自分が成長し、環境が変わり、ポジションが変わったことで見える景色が変わったからだと思います。
同じ本を何度も読んでみた方がいいと思います。
騙されたと思って、
試しに１冊、昔読んだ本を読みなおしてみてください。
私が最近読み直した本を列挙します。
読み直して、あらためていいな、と思った本を紹介します。
ご参考までに。
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