仕事が期限ギリギリに終わる理由 〜学生症候群

多くの仕事は期限ギリギリに完了します。

どんなに速く依頼したとしても期限ギリギリになることがほとんどです。

それはなぜでしょう？ その理由は、学生症候群です。

夏休みの宿題をぎりぎりまでやらない、学生症候群です。

私自身もそうでしたが、多くの人が夏休みの宿題は夏休みの終わりが近づいてきてから本腰を入れたと思います。

他には、

• 宿題のレポートを前日よるに突貫工事
• 期末テストを一夜漬け

などです。

学生症候群といっていますが、その行動様式は残念ながら社会人になっても同じです。お尻に火がつかないと着手しないのが、人間本来の行動様式です。

ですので、無用に長い期限を与えると、着手すること自体が先となってしまい、速く仕事が終わることはありません。 『期日が近づいてからようやく着手する』のです。

期限を

• 今週末まで
• 来週末まで
• 今月末まで

と切っても、 いずれも期限の数日前から着手します。

なので、人に仕事を依頼して期限を切るときは、無用に長い期限を切らないほうがいいです。

リーダーは計画に戦略を込めるべし

システム開発の世界では、開発規模を見積り、見積りの結果を受けて計画を立てていきます。

開発規模を『人月』という単位で表します。１００人月の仕事であれば、１人が１００ヶ月掛けると１００人月。 １０人で１０ヶ月でも１００人月です。

そして、現場でよく目にする計画は、その計算通りの計画をたてることです。 １００人月の見積りに対して、１０人☓１０ヶ月という計画です。

私は、このような計画を算数上の計画と呼んでいます。 算数上、と言っているのは、普通に加減乗除のレベルでの計算であるからで、ある意味、揶揄してい使っています。

１０人月だから１０人☓１０ヶ月という計画をたてるのは算数の世界です。 算数レベルの計画は、ある意味「何も考えていない」ということを意味しています。

リーダーは、計画に対して戦略を込めないといけません。

どうすれば効率的に、短期間で、品質を確保しながらプロジェクトを進められるか。

考えることはたくさんあります。

作業の段取り次第でスピードが変わりますし、体制の組み方でも変わってきます。 この戦略こそ、リーダーの知力と意思を込めるところです。

私はよく、配下のリーダーが持ってきた計画に対して、
『魂はこもっているのか？』
と聞いています。

算数の世界でない計画。自分の知力と意思と魂を込めた計画をつくる意識を持つといいでしょう。

難しい仕事でも、基本の延長である

システム開発をしている私の業種でいうと、超トラブルプロジェクトというのは、いわゆる難しい仕事です。 他にも難しい仕事はたくさんあると思います。

ちょっと勘違いされやすいのは、難しい仕事は何か特別なことをしているのでは、ということ。

ですが、まったくそんなことはありません。 あくまでも、基本に忠実に、基本の応用を実践しているのです。

ただ、その基本の応用は簡単なものではありません。

車の免許を取って一般道を運転できるからと言って、F1を運転できるわけではありません。 船舶免許を取って穏やかな海をクルージングできるからといって、大きな船で荒海を乗り切れるわけではありません。

私のプロフェッションはプロジェクト・マネジメントで、その基本はPMBOKというものがあります。ですが、それを知っているからと言って、炎上しているプロジェクトの火を消せるわけではありません。

ですが、F1ドライバーにしても、車の運転の基礎・基本があり、それらを高い技術まで成長させてF1を運転しているのです。もちろん、普通車には必要のないスキルやテクニックも使っています。

サッカーにしても、超一流選手も基礎があって、それらを高いレベルで実践しています。選手それぞれにスタイルや個性がありますが、それは基礎ができている上でのこと。

今、自分がそれほど難しい仕事をしていなくても、その難しい仕事ができるようになる準備をしておいた方がいいと思います。

そういった仕事は突然降って来ます。そのときに準備不足が理由でできないとしたら、チャンスを逃すことになります。

私はプロジェクトマネジメントが専門職ですが、その知識以外にもロジカルシンキングや心理学、統計・分析学、組織論、戦略論、ネゴシエーション、歴史学、ドキュメンテーションなどといった学びをしてきました。

いざというときに自分が使える武器は多ければ多いほどいいと思います。そのためには、普段からの準備が必要です。

仕事でチャレンジをするかしないか？ どちら？

私はシステム開発という世界で、ほとんどのキャリを上のような船に乗ってきました。

よく、「大変だね」とか「かわいそうに」という声をかけられます。

みなさんは下のように、ふたつのオファーがきたらどちらの船に乗りますか？

私の経験上、左の優雅なヨットに乗る人のほうが多いです。

実際に、右の船に乗っている立場で人を探しても、なかなか集まりません。

ですが、本当に左の船のほうがいいのでしょうか？

もし、向上心があるのであれば、私は右の船を強くおすすめします。

なぜならば、優雅なヨットでは経験できないことがたくさんあるからです。 本当にたくさんあります。これは、私の実体験を持って言えます。

成長を目指すならば、波風立たない海を航海するよりも、波風立っている嵐の中を航海する方が断然にいいです。

チャレンジしないことには始まりません。失敗を恐れていては次のステージに進めません。

激しい嵐の中に突っ込まないまでも、今の自分にとってチャレンジである、という環境が目の前にきたら、それをつかむべし、と私は思います。

ワークスタイルは人それぞれ。ですが、ステップアップを目指しているならば、チャレンジすべきだと思います。

時間の長いプレゼンの時間コントロール方法

先日、社内で75分のプレゼンを行いました。そのプレゼンで苦労したことのひとつがプレゼンの時間コントロールです。

これまで行ってきたプレゼンの中で最長です。セミナーなどで４−５時間ほど話をすることもありましたが、それは途中途中で休憩を入れたりしながら、４−５時間の枠でマネージできるものでした。

途中の休憩なしの75分プレゼンは最長です。 これまでは10分、20分くらいがせいぜいでした。

何が違うかというと、プレゼンの中身を覚えられるか、覚えられないか、というのが最大でした。

例えば、10ー20分のプレゼンであれば、チャートは数枚で、それぞれのチャートで何を喋るかは暗記しながらチャートごとの時間調整が可能でした。

ですが、75分のプレゼンの中身を頭に覚え込ますのは、相当の準備が必要になります。とはいえ、普通に、本業を抱えながらの準備になるので、そこまでの時間をさくことはできません。

そこで今回はセクションごとに時間を決める、ということにしました。 今回のプレゼンは大きく5つのセクションに分けました。

その5つのセクションごとに話す時間を決めて、カンニングペーパーに時間を書き込みました。

それがこちらです。

当日はこのカンペと時計を見ながらプレゼンをしました。

ですが、案の定、緊張もあり途中までは予定通りにはいきませんでした。

2つ目のセクションの終わりで25分経過の予定だったのですが、緊張も手伝って速く進んでしまい、実際には20分と5分も速くなってしまいました。

その次の3つ目と4つ目のセクションで話を長くし、5分の進みを取り戻し、予定通り60分で5つ目の最後のセクションに入ることができました。

最後のセクションを15分としており、時間のオーバーだけは、絶対にダメだったので、少し余裕を持たせて話をしたところ、最後2分だけ余った状態で終えることができました。

75分のプレゼンを73分で終えることができたので、まあ、及第点だったかな、と思います。

ポイントは、セクションごとに時間を決めて、それに対して調整を書けたことだと思います。

時間の短いプレゼンだと、ページ単位でもう少し細かい調整が可能ですが、時間が長いと喋ろうと思ったことが話せなかったりしますし、そもそも75分のプレゼンの全体を頭の中に入れるのも現実的ではありません。

参考図書

プレゼンの2週間前に同僚に紹介された本でしたが、とても参考になりました。 これはおすすめします。

最も共感を覚えたのは、コミュニケーションは発信側の責任である、というところです。

アメリカの大学生が学んでいる「伝え方」の教科書

重いタスクの同時進行は３つが限界だった・・・

しばらくこのブログの更新も滞ってました。

というのも、いろいろと超重いタスクが３つ重なってしまってたからです。

自分の今の限界値がここだと分かったので、今後はもう少しいけるように精進したいと思います。

さて、重いタスクが何だったかというと、

• 本職のプロジェクトの大きなマイルストーンが3月末
• 2冊目の執筆活動
• 会社での75分の重要なプレゼンが4/8

でした。

今日、ようやく3つ目の仕事が終わったので一段落しているところです。

この重なりで一番難しかったのは時間配分です。ひとつ目の本職のプロジェクトは、そこそこの状況なので、日中の時間はほとんどそこに費やされます。

ふたつ目の執筆活動は、本職ではないので平日の夜中とか休日を費やしています。

3つめの会社のプレゼンは、業務中に準備することは可能なのですが、なにせ本職プロジェクトの状況が状況なもので、思うように時間をさくことができませんでした。しかも、75分のプレゼンなので、準備もそこそこの時間がかかります。

頭をつかう仕事と手を動かす仕事 という状況で、意識していたのが頭をつかう仕事と手を動かす仕事です。 例えば、プレゼンの準備だと、何を話そうか、どんな構成にしようか、といった考える仕事と、それをパワーポイントの資料に起こしたり、当日のシナリオを書いたりする手作業の仕事に別れます。 頭を使う仕事は、自席に座っていなくても、移動時間などを使って進めることができます。手を動かす仕事は、基本的に自席でPCを使ってやります。

このバランスが難しかったです。これまで、重いタスクが重なったのは２つでしたが、これくらいまでは特に問題はなかったのですが、重いタスクが３つとなった瞬間に、頭で考える仕事が競合し始めました。

今後の拡充に向けては、この頭のエリアをどう棲み分けしてうまく活用していくか、かな、と思っています。

今回、75分のプレゼン資料をつくるにあたって、きちんとプロセスを整理しながらやってきたので、ちょいちょいとなりますが、ここの場でフィードバックをしていきたいな、と思っています。

複雑な仕事はマトリクスで分割して単純化しよう 〜複雑なまま取り掛かるからうまくいかない

複雑な仕事というのは単純化と分割ができていないということだと思います。 複雑なように見えますが、実は、整理ができていないだけ、ということばかりです。

ダ・ヴィンチは

シンプルさは究極の洗練である

といい、デカルトは、

難問は分割せよ

と言いました。

さて、まずは次の絵を見てください。いろいろなキャラが転がっていますね。そして、いろんな色をしています。 ごちゃごちゃしていて、よくわからない状態です。

では、これを少し整理してみましょう。キャラと色でまとめてみたのが次の図です。

どうでしょう。少しはわかりやすくなりましたね。ですが、ほんのちょっとです。まだ雑多感は残っています。

マトリクスで整理する

次にこれを表形式のマトリクスで整理してみます。

ここまでくると、整理された感が出てくると思います。 タテ軸にキャラを取って、ヨコ軸に色をとります。これでキャラ☓色の構造が見えてきたと思います。

もう一段階整理を進めてみましょう。それぞれの数を数字で表示します。

下の図となりました。これは完全にマトリクスタイプで整理されて、情報も定量的に表すことができています。

シンプルでかつ、タテ・ヨコが要素に分解されています。

おさらいとして、4つの図を並べてみましょう。 どうですか？
どれが分かりやすいかは一目瞭然だと思います。

マトリクスで整理することのメリット

まず、全体像が把握しやすいと思います。キャラがいくつあって、色のバリエーションがいくつあるか、そして、それぞれいくつずつあるのか。 キャラごとの総数、色ごとの総数、全体の総数もすぐにわかります。

そして、この後にアクションを検討するとしても、すべてに対して検討する必要はなく、データを見ながら選択と集中をすることができます。

たとえば、紫と茶色について深掘りする、といった具合です。

このように的を絞ることができるのは、整理した結果、複雑と思われた事象の構造がクリアになったからです。

一番最初の雑多な状態では、的を絞ることができません。仮に、的を絞ったとしても、それはヤマカンであり、最適なものではありません。

人に説明もしやすい

どの図が説明しやすいでしょうか？これも最後のマトリクスですね。 どこからどう説明するかは、目的に応じますが、このようにマトリクスで整理されていると、どの角度からでも説明ができます。

また、表になっているため、細かく説明しなくても、表を見せるだけで理解してもらうことができます。

複雑なことほど最初に整理をしよう

複雑な仕事は複雑に見えているだけです。雑多のものを単純化して、要素に分割していけば、簡単なものの集合体に整理することができます。

そして、それらの簡単なものごとに取り扱っていけばいいのです。

単純化、分割をするアプローチはいくつもありますが、とりあえず、マトリクスで整理すればほとんどの事象を整理することができます。

使い慣れてくると、驚くほど効果が得られることを実感すると思います。

参考図書

ロジカルシンキングを理解すれば、マトリクス整理をより使いこなすことができます。 ということで、私が読んだロジカルシンキング系のおすすめの本を紹介しておきます。

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

世界一やさしい問題解決の授業―自分で考え、行動する力が身につく

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

思考の整理学 (ちくま文庫)

入社10年分の思考スキルが3時間で学べる

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

説得できる図解表現200の鉄則 第2版 (ロジカル思考をアピールするチャート・概念図はこう描く)

超図解「デザイン思考」でゼロから1をつくり出す

図解する思考法　基礎編

プロは納得感ない仕事もやり遂げるべし 〜むしろ納得できない、という芯があるくらいの方がいい

仕事は納得感を持ってやる方がいい、というのは言わずもがなだと思います。
気持ちよく仕事ができる方がいいに決まってますよね。

ですが、組織に属している以上、すべてのことに納得感を持って仕事ができるのでしょうか？

私はNoだと思っています。

まず、『納得』とは何でしょうか？単語的な意味をデジタル大辞泉的には次のように説明されています。

なっ‐とく【納得】
［名］(スル)他人の考えや行動などを十分に理解して得心すること。
「納得のいかない話」「説明を聞いて納得する」

十分に理解して得心すること、と説明されています。 十分に理解して・・・・。私はちょっと違う解釈をしています。

『理解』と『納得』とは違うものと捉えています。

『理解』は、物事の道理を頭で分かること。相手の話の筋道を頭でわかること。

だと思います。一方、

『納得』とは、気持ちが受け入れること。

だと思います。
つまり、 - 理解して、納得する - 理解はするけど、納得はできない ということが起こります。

さて、今回のテーマは後者の『理解はするけど、納得はできない』です。

納得できない仕事はやらないのが正解でしょうか？納得できる仕事だけをやっていっていいでしょうか？

会社とか何かの組織に属している以上、納得できないことは多々あると思います。

私の場合、システム開発の仕事をしていて、かつ、トラブルプロジェクトを担当しているので、いわゆるQCD（Quality-Cost-Delivery）のバランスが全く取れていません。

バランスの取れていない状況の中でバランスを取れ、という指示が来たりします。

状況が状況だけに、バランスが取れていない中でバランスを取らないといけない、ということは『理解』しています。
ただ、その方法に納得ができないことはあります。

そのようなときにどうするのか？

プロであれば、納得できなくてもやるべきだと思っています。
むしろ納得できない、という自分の主張がある方がいいと思います。

納得ができない、ということは、自分ならこうする、という主張があることだと思います。 その自分の主張を曲げてまで納得する必要はありません。

ですが、組織にいる以上、方針は上位のリーダーが決めることで、下の人間は方針に従わなくてはいけません。

プロである以上、そういったことを受け入れてやり遂げることも必要です。 プロは組織のために貢献するものです。

ただ、リーダーの立場からするとちょっと違います。
下のメンバーにいかに納得感を持って仕事をしてもらうか、に気を配らなければいけません。

納得感ない仕事をやり遂げられるようなプロは、組織にはそんなに多くありません。 リーダーとして意識をするのは、配下メンバーがいかに気持ちよく働き、大きな成果を生みだせるか、なのです。

• 下の立場のときは、納得感なくてもやり遂げる
• 上の立場のときは、下に納得感を持たせる

世界のトップを10秒で納得させる資料の法則

英語のリスニングにおすすめのPodcastとアプリを見つけた

今年はちょっと英語の勉強を再開しないといけないなぁ、と年明けに思った年です。

今のプロジェクト現場では、英語を使う機会がほとんどなかったので、しばらくモチベーションもなく勉強もせず放置気味でした。

そろそろ次の仕事を睨んで、英語の勉強を再開しようと思い、まずはリスニングから始めようと思い立ちました。 まずはリスニングから、というのは、時間があまり取れないからという理由です。

終電近くで家に帰るので、家につくのは24-25時くらいで、そこから2冊目の原稿を書く時間を確保するので、英語の勉強に費やす時間が満員電車の中くらいしかとれないからです。

なので、ながらに近い形で進められるリスニングから始めることにしました。

で、いろいろと探したところいいものを2つ見つけましたので紹介します。

スピードラーニング　ポッドキャスト

これ、あのスピードラーニングの会社が提供しているポッドキャストです。 個人的にスピードラーニングに？？？なので、最初はちょっとどうだろうか？と思っていましたが、かなり良いものでした。

2人のネイティブが30−40分ほどテーマに沿って会話をしているものです。 ごくごく日常的なテーマなので、使っている単語もふつうのレベルのもので、かつネイティブ発音なので、英語の初級の人にも効果がありそうです。

また、内容も面白いし、ふたりの会話も面白いので、ながらとはいいつつも、聞き入ってしまいます。

スピードラーニングポッドキャスト｜英会話教材スピードラーニング

English Central　＠アプリ

こちらはアプリです。Android用もあるらしいです。

このアプリは、数十秒から数分の動画がたくさん登録されています。 動画といっても、アメリカのCMなど、実際のものがあり超ネイティブです。 さきほどのスピードラーニングよりもスピードが速いので、難しいものは聞き取りが難しいです。 もちろん簡単なものもあります。

このアプリのいいところは、英語と日本語のスクリプトがあることです。 聞き取れなくても、何が聞き取れないかがわかります。意味がわからないときは、日本語を読めばわかります。 また、その動画内の重要単語だけをピックアップする機能もあります。

そして、ひとつひとつの動画が短い、というのもおすすめポイントです。 難しいのを10分も聞けませんよね。。。

短いものをスクリプト付きで何回も見ることができる。これがGood pointです。

イングリッシュセントラル◆無料動画で楽しく英会話、英単語学習

• EnglishCentral, Inc
• 教育
• 無料
• 

英語脳にするトレーニングのおすすめ本

英語を上達させるには英語脳にするのが先決です。 英語脳とは日本語⇔英語の翻訳プロセスをなくし、英語を英語のまま理解することです。

ふつうの日本人ではなかなかここまでいくのは難しいですが、少しでも、簡単な文章だけでも英語脳になるだけで全然違います。 ちなみに、私は英語が堪能なわけではありません。

それにおすすめの本がこちらです。 これで繰り返しトレーニングすると効果が出てきます。

どんどん話すための瞬間英作文トレーニング (CD BOOK)

おすすめ理由はこちらの記事に書いていますのでご覧ください。

vekitomo-0.hatenablog.jp

リスニング系の記事も書いてますのでリンクを貼っておきます。

vekitomo-0.hatenablog.jp

vekitomo-0.hatenablog.jp

プレジデントに記事掲載されました ー 自分の時間を作り出す方法と本から効率よく学ぶ方法

2017年2月13日発売のプレジデントに取材記事が掲載されました。P.34、68に記事が出ています。

PRESIDENT (プレジデント) 2017年3/6号(「働き方」全課題60)

今回は、自分の時間を確保する技術。特に考える時間を確保することについて話をしてきました。
仕事は考えることによって、より高い価値が生みだせるものと考えています。
むしろ考えずに仕事をすることには付加価値は見いだせません。

昨今では、IBMのWatsonなどのように考えることすらAIが代替できるようになってきています。

そうなればなるほど、「人間」が「考える価値」をより見出していかないといけないと思っています。

自分は何で飯を食っていくのか。これまでは、周りの人間との戦いでありましたが、これからはAIとの戦いになるでしょう。ちょっと極端ですが。
ただ、AIとの戦いとはいっても、同じ土俵で戦ってはダメだと思います。AIの土俵では絶対に勝てません。

自分がAIに勝てる土俵を自分で見つけて、その土俵で勝てるスキルを向上させていかないといけないと思っています。

それは何なのか？

その答えは自分で見つけるしかないと思っています。

それが人間が人間であることの価値の部分なのでしょうか・・・。

あと、2つ目の記事では、スキルを向上するための本の読み方をお話しています。　　 この話はどこで話しをしても、「ほぉ〜」と言われます。

私なりのスキルが身につく本の読み方を紹介しています。