時間の長いプレゼンの時間コントロール方法

先日、社内で75分のプレゼンを行いました。そのプレゼンで苦労したことのひとつがプレゼンの時間コントロールです。

これまで行ってきたプレゼンの中で最長です。セミナーなどで４−５時間ほど話をすることもありましたが、それは途中途中で休憩を入れたりしながら、４−５時間の枠でマネージできるものでした。

途中の休憩なしの75分プレゼンは最長です。 これまでは10分、20分くらいがせいぜいでした。

何が違うかというと、プレゼンの中身を覚えられるか、覚えられないか、というのが最大でした。

例えば、10ー20分のプレゼンであれば、チャートは数枚で、それぞれのチャートで何を喋るかは暗記しながらチャートごとの時間調整が可能でした。

ですが、75分のプレゼンの中身を頭に覚え込ますのは、相当の準備が必要になります。とはいえ、普通に、本業を抱えながらの準備になるので、そこまでの時間をさくことはできません。

そこで今回はセクションごとに時間を決める、ということにしました。 今回のプレゼンは大きく5つのセクションに分けました。

その5つのセクションごとに話す時間を決めて、カンニングペーパーに時間を書き込みました。

それがこちらです。

当日はこのカンペと時計を見ながらプレゼンをしました。

ですが、案の定、緊張もあり途中までは予定通りにはいきませんでした。

2つ目のセクションの終わりで25分経過の予定だったのですが、緊張も手伝って速く進んでしまい、実際には20分と5分も速くなってしまいました。

その次の3つ目と4つ目のセクションで話を長くし、5分の進みを取り戻し、予定通り60分で5つ目の最後のセクションに入ることができました。

最後のセクションを15分としており、時間のオーバーだけは、絶対にダメだったので、少し余裕を持たせて話をしたところ、最後2分だけ余った状態で終えることができました。

75分のプレゼンを73分で終えることができたので、まあ、及第点だったかな、と思います。

ポイントは、セクションごとに時間を決めて、それに対して調整を書けたことだと思います。

時間の短いプレゼンだと、ページ単位でもう少し細かい調整が可能ですが、時間が長いと喋ろうと思ったことが話せなかったりしますし、そもそも75分のプレゼンの全体を頭の中に入れるのも現実的ではありません。

参考図書

プレゼンの2週間前に同僚に紹介された本でしたが、とても参考になりました。 これはおすすめします。

最も共感を覚えたのは、コミュニケーションは発信側の責任である、というところです。

アメリカの大学生が学んでいる「伝え方」の教科書

重いタスクの同時進行は３つが限界だった・・・

しばらくこのブログの更新も滞ってました。

というのも、いろいろと超重いタスクが３つ重なってしまってたからです。

自分の今の限界値がここだと分かったので、今後はもう少しいけるように精進したいと思います。

さて、重いタスクが何だったかというと、

• 本職のプロジェクトの大きなマイルストーンが3月末
• 2冊目の執筆活動
• 会社での75分の重要なプレゼンが4/8

でした。

今日、ようやく3つ目の仕事が終わったので一段落しているところです。

この重なりで一番難しかったのは時間配分です。ひとつ目の本職のプロジェクトは、そこそこの状況なので、日中の時間はほとんどそこに費やされます。

ふたつ目の執筆活動は、本職ではないので平日の夜中とか休日を費やしています。

3つめの会社のプレゼンは、業務中に準備することは可能なのですが、なにせ本職プロジェクトの状況が状況なもので、思うように時間をさくことができませんでした。しかも、75分のプレゼンなので、準備もそこそこの時間がかかります。

頭をつかう仕事と手を動かす仕事 という状況で、意識していたのが頭をつかう仕事と手を動かす仕事です。 例えば、プレゼンの準備だと、何を話そうか、どんな構成にしようか、といった考える仕事と、それをパワーポイントの資料に起こしたり、当日のシナリオを書いたりする手作業の仕事に別れます。 頭を使う仕事は、自席に座っていなくても、移動時間などを使って進めることができます。手を動かす仕事は、基本的に自席でPCを使ってやります。

このバランスが難しかったです。これまで、重いタスクが重なったのは２つでしたが、これくらいまでは特に問題はなかったのですが、重いタスクが３つとなった瞬間に、頭で考える仕事が競合し始めました。

今後の拡充に向けては、この頭のエリアをどう棲み分けしてうまく活用していくか、かな、と思っています。

今回、75分のプレゼン資料をつくるにあたって、きちんとプロセスを整理しながらやってきたので、ちょいちょいとなりますが、ここの場でフィードバックをしていきたいな、と思っています。

複雑な仕事はマトリクスで分割して単純化しよう 〜複雑なまま取り掛かるからうまくいかない

複雑な仕事というのは単純化と分割ができていないということだと思います。 複雑なように見えますが、実は、整理ができていないだけ、ということばかりです。

ダ・ヴィンチは

シンプルさは究極の洗練である

といい、デカルトは、

難問は分割せよ

と言いました。

さて、まずは次の絵を見てください。いろいろなキャラが転がっていますね。そして、いろんな色をしています。 ごちゃごちゃしていて、よくわからない状態です。

では、これを少し整理してみましょう。キャラと色でまとめてみたのが次の図です。

どうでしょう。少しはわかりやすくなりましたね。ですが、ほんのちょっとです。まだ雑多感は残っています。

マトリクスで整理する

次にこれを表形式のマトリクスで整理してみます。

ここまでくると、整理された感が出てくると思います。 タテ軸にキャラを取って、ヨコ軸に色をとります。これでキャラ☓色の構造が見えてきたと思います。

もう一段階整理を進めてみましょう。それぞれの数を数字で表示します。

下の図となりました。これは完全にマトリクスタイプで整理されて、情報も定量的に表すことができています。

シンプルでかつ、タテ・ヨコが要素に分解されています。

おさらいとして、4つの図を並べてみましょう。 どうですか？
どれが分かりやすいかは一目瞭然だと思います。

マトリクスで整理することのメリット

まず、全体像が把握しやすいと思います。キャラがいくつあって、色のバリエーションがいくつあるか、そして、それぞれいくつずつあるのか。 キャラごとの総数、色ごとの総数、全体の総数もすぐにわかります。

そして、この後にアクションを検討するとしても、すべてに対して検討する必要はなく、データを見ながら選択と集中をすることができます。

たとえば、紫と茶色について深掘りする、といった具合です。

このように的を絞ることができるのは、整理した結果、複雑と思われた事象の構造がクリアになったからです。

一番最初の雑多な状態では、的を絞ることができません。仮に、的を絞ったとしても、それはヤマカンであり、最適なものではありません。

人に説明もしやすい

どの図が説明しやすいでしょうか？これも最後のマトリクスですね。 どこからどう説明するかは、目的に応じますが、このようにマトリクスで整理されていると、どの角度からでも説明ができます。

また、表になっているため、細かく説明しなくても、表を見せるだけで理解してもらうことができます。

複雑なことほど最初に整理をしよう

複雑な仕事は複雑に見えているだけです。雑多のものを単純化して、要素に分割していけば、簡単なものの集合体に整理することができます。

そして、それらの簡単なものごとに取り扱っていけばいいのです。

単純化、分割をするアプローチはいくつもありますが、とりあえず、マトリクスで整理すればほとんどの事象を整理することができます。

使い慣れてくると、驚くほど効果が得られることを実感すると思います。

参考図書

ロジカルシンキングを理解すれば、マトリクス整理をより使いこなすことができます。 ということで、私が読んだロジカルシンキング系のおすすめの本を紹介しておきます。

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

世界一やさしい問題解決の授業―自分で考え、行動する力が身につく

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

思考の整理学 (ちくま文庫)

入社10年分の思考スキルが3時間で学べる

[カラー改訂版]頭がよくなる「図解思考」の技術

説得できる図解表現200の鉄則 第2版 (ロジカル思考をアピールするチャート・概念図はこう描く)

超図解「デザイン思考」でゼロから1をつくり出す

図解する思考法　基礎編

プロは納得感ない仕事もやり遂げるべし 〜むしろ納得できない、という芯があるくらいの方がいい

仕事は納得感を持ってやる方がいい、というのは言わずもがなだと思います。
気持ちよく仕事ができる方がいいに決まってますよね。

ですが、組織に属している以上、すべてのことに納得感を持って仕事ができるのでしょうか？

私はNoだと思っています。

まず、『納得』とは何でしょうか？単語的な意味をデジタル大辞泉的には次のように説明されています。

なっ‐とく【納得】
［名］(スル)他人の考えや行動などを十分に理解して得心すること。
「納得のいかない話」「説明を聞いて納得する」

十分に理解して得心すること、と説明されています。 十分に理解して・・・・。私はちょっと違う解釈をしています。

『理解』と『納得』とは違うものと捉えています。

『理解』は、物事の道理を頭で分かること。相手の話の筋道を頭でわかること。

だと思います。一方、

『納得』とは、気持ちが受け入れること。

だと思います。
つまり、 - 理解して、納得する - 理解はするけど、納得はできない ということが起こります。

さて、今回のテーマは後者の『理解はするけど、納得はできない』です。

納得できない仕事はやらないのが正解でしょうか？納得できる仕事だけをやっていっていいでしょうか？

会社とか何かの組織に属している以上、納得できないことは多々あると思います。

私の場合、システム開発の仕事をしていて、かつ、トラブルプロジェクトを担当しているので、いわゆるQCD（Quality-Cost-Delivery）のバランスが全く取れていません。

バランスの取れていない状況の中でバランスを取れ、という指示が来たりします。

状況が状況だけに、バランスが取れていない中でバランスを取らないといけない、ということは『理解』しています。
ただ、その方法に納得ができないことはあります。

そのようなときにどうするのか？

プロであれば、納得できなくてもやるべきだと思っています。
むしろ納得できない、という自分の主張がある方がいいと思います。

納得ができない、ということは、自分ならこうする、という主張があることだと思います。 その自分の主張を曲げてまで納得する必要はありません。

ですが、組織にいる以上、方針は上位のリーダーが決めることで、下の人間は方針に従わなくてはいけません。

プロである以上、そういったことを受け入れてやり遂げることも必要です。 プロは組織のために貢献するものです。

ただ、リーダーの立場からするとちょっと違います。
下のメンバーにいかに納得感を持って仕事をしてもらうか、に気を配らなければいけません。

納得感ない仕事をやり遂げられるようなプロは、組織にはそんなに多くありません。 リーダーとして意識をするのは、配下メンバーがいかに気持ちよく働き、大きな成果を生みだせるか、なのです。

• 下の立場のときは、納得感なくてもやり遂げる
• 上の立場のときは、下に納得感を持たせる

世界のトップを10秒で納得させる資料の法則

英語のリスニングにおすすめのPodcastとアプリを見つけた

今年はちょっと英語の勉強を再開しないといけないなぁ、と年明けに思った年です。

今のプロジェクト現場では、英語を使う機会がほとんどなかったので、しばらくモチベーションもなく勉強もせず放置気味でした。

そろそろ次の仕事を睨んで、英語の勉強を再開しようと思い、まずはリスニングから始めようと思い立ちました。 まずはリスニングから、というのは、時間があまり取れないからという理由です。

終電近くで家に帰るので、家につくのは24-25時くらいで、そこから2冊目の原稿を書く時間を確保するので、英語の勉強に費やす時間が満員電車の中くらいしかとれないからです。

なので、ながらに近い形で進められるリスニングから始めることにしました。

で、いろいろと探したところいいものを2つ見つけましたので紹介します。

スピードラーニング　ポッドキャスト

これ、あのスピードラーニングの会社が提供しているポッドキャストです。 個人的にスピードラーニングに？？？なので、最初はちょっとどうだろうか？と思っていましたが、かなり良いものでした。

2人のネイティブが30−40分ほどテーマに沿って会話をしているものです。 ごくごく日常的なテーマなので、使っている単語もふつうのレベルのもので、かつネイティブ発音なので、英語の初級の人にも効果がありそうです。

また、内容も面白いし、ふたりの会話も面白いので、ながらとはいいつつも、聞き入ってしまいます。

スピードラーニングポッドキャスト｜英会話教材スピードラーニング

English Central　＠アプリ

こちらはアプリです。Android用もあるらしいです。

このアプリは、数十秒から数分の動画がたくさん登録されています。 動画といっても、アメリカのCMなど、実際のものがあり超ネイティブです。 さきほどのスピードラーニングよりもスピードが速いので、難しいものは聞き取りが難しいです。 もちろん簡単なものもあります。

このアプリのいいところは、英語と日本語のスクリプトがあることです。 聞き取れなくても、何が聞き取れないかがわかります。意味がわからないときは、日本語を読めばわかります。 また、その動画内の重要単語だけをピックアップする機能もあります。

そして、ひとつひとつの動画が短い、というのもおすすめポイントです。 難しいのを10分も聞けませんよね。。。

短いものをスクリプト付きで何回も見ることができる。これがGood pointです。

イングリッシュセントラル◆無料動画で楽しく英会話、英単語学習

• EnglishCentral, Inc
• 教育
• 無料
• 

英語脳にするトレーニングのおすすめ本

英語を上達させるには英語脳にするのが先決です。 英語脳とは日本語⇔英語の翻訳プロセスをなくし、英語を英語のまま理解することです。

ふつうの日本人ではなかなかここまでいくのは難しいですが、少しでも、簡単な文章だけでも英語脳になるだけで全然違います。 ちなみに、私は英語が堪能なわけではありません。

それにおすすめの本がこちらです。 これで繰り返しトレーニングすると効果が出てきます。

どんどん話すための瞬間英作文トレーニング (CD BOOK)

おすすめ理由はこちらの記事に書いていますのでご覧ください。

vekitomo-0.hatenablog.jp

リスニング系の記事も書いてますのでリンクを貼っておきます。

vekitomo-0.hatenablog.jp

vekitomo-0.hatenablog.jp

プレジデントに記事掲載されました ー 自分の時間を作り出す方法と本から効率よく学ぶ方法

2017年2月13日発売のプレジデントに取材記事が掲載されました。P.34、68に記事が出ています。

PRESIDENT (プレジデント) 2017年3/6号(「働き方」全課題60)

今回は、自分の時間を確保する技術。特に考える時間を確保することについて話をしてきました。
仕事は考えることによって、より高い価値が生みだせるものと考えています。
むしろ考えずに仕事をすることには付加価値は見いだせません。

昨今では、IBMのWatsonなどのように考えることすらAIが代替できるようになってきています。

そうなればなるほど、「人間」が「考える価値」をより見出していかないといけないと思っています。

自分は何で飯を食っていくのか。これまでは、周りの人間との戦いでありましたが、これからはAIとの戦いになるでしょう。ちょっと極端ですが。
ただ、AIとの戦いとはいっても、同じ土俵で戦ってはダメだと思います。AIの土俵では絶対に勝てません。

自分がAIに勝てる土俵を自分で見つけて、その土俵で勝てるスキルを向上させていかないといけないと思っています。

それは何なのか？

その答えは自分で見つけるしかないと思っています。

それが人間が人間であることの価値の部分なのでしょうか・・・。

あと、2つ目の記事では、スキルを向上するための本の読み方をお話しています。　　 この話はどこで話しをしても、「ほぉ〜」と言われます。

私なりのスキルが身につく本の読み方を紹介しています。

仕事のできる人ほど視点が高く視野が広い

目の前の仕事ばかりをしていてはダメだ。もっと視野を広くして先々のことを考えて仕事をしろ。

という会話はオフィスで普通にされているのではないでしょうか？

ですが、目の前の仕事ばかりに気を取られている人は、そうは言われてもピンときません。

そのような人の行動特性は、『猫じゃらしにすぐに反応してしまうネコ』『目の前に投げられたポップコーンをすぐにつまんでしまうハト』と同じです。

仕事ができない人にありがちなタイプです。

仕事ができる人は、必ず視野が広いです。これに例外はないと思います。

なぜ、視点を高くして視野が広くないといけないのでしょうか？

仕事は選択と集中の繰り返しです。ヒト・モノ・カネ・時間が限られている中で、何を選択し、何に集中しないといけないのか、を判断しなければいけません。 些末なものに貴重なカネと時間をかけてはいけないのです。

それを判断するためには、

• 全体がどうであるかを把握し、
• そして、目の前のことが全体に対してどういう位置づけなのか
• 目の前のこと以外に優先すべきことはないのか

ということが把握できている必要があります。

そのためには、視点をあげて広く全体を、遠くまで見通しましょう。下の図のようなイメージです。

視点が高ければ高いほど遠くまで見通せて、遠くまで見通しているときは足元の小さな石は見ずに、大きな石（課題）が見えるようになります。

いつまでも足元の小さな石ばかりを拾っていて、いざ大きな石が目の前に現れたときに慌ててしまいますし、対処ができなくなってしまいます。

今、自分がやるべき仕事の投資対効果を考えることが大切だと思います。同じ１時間の仕事なら、成果の大きなことに１時間を投資すべきでしょう。

仕事はテコの原理だと思います。

メールチェックのお作法次第で仕事の効率が変わる

メールを受信したときに、それを通知する「ポップアップ機能」を設定しているでしょうか？

私は、仕事の邪魔になるのでポップアップ設定はしていません。

メールチェックのちょっとしたことで、仕事の効率が変わってしまうことがあります。

今の世の中、メールなしでは仕事は成り立ちません。出社して、まず一番にやることも、多くの人は「メールチェック」だと思います。今のご時世、メールなしでは仕事が成り立ちません。

電話や直接の会話で用件を済ませておきながらも、

　「念のためメールで送っておいて」

とメールも送ってもらうことも“ざら”です。

メールというのはとても便利なビジネスツールです。

ですが、うまくメールを使いこなしている人がいる一方で、メールの山に埋もれて仕事がうまく回せなくなる人がいるのもまた事実です。

もはや、『メール』というひとつのスキルエリアとして定義してもいいくらいだと思っています。

ですが、ツールである「メール」の使い方、やり方をわざわざ教えてくれる会社はほとんどないと思います。その分、人によっていろいろな使い方があり、使い方次第で自分の仕事が効率化もされますし、仕事を阻害するツールにもなり得ます。

みなさんは、メールチェックを効率よく行えているでしょうか？

私は１３チーム、３００人のチームを率いていることもあり、仕事に関するメールだけで１日５００通も来ることがザラです。その状況の中で、メールも仕事も効率的に片付けるための私の５つのお作法を紹介します。

「メール対応しているだけで1日が終わってしまう…」と言っている人は、まだまだ改善できる点は多いでしょう。

◆◇◆メールチェックは時間を決めて行う◆◇◆

メールをちょくちょくチェックするのではなく、メールチェックをする時間を厳密に決めたほうが、仕事の効率が上がります。メールチェックのタイミングを1日のタイムスケジュールのなかで決めます。

例えば、9：00、11：30、15：00、18：00のように決めます。時間を決めずにメールをチェックしていると、頭も手作業もしょっちゅう中断されてしまいます。そうすると、また再開するときに時間をロスしてしまい、仕事が非効率になってしまいます。

このやり方でこなせる量の人は、基本的にはこのパターンでやった方がいいです。私は500通ものメールが来るので、都度都度のメールチェックもやっていますが、やはりそのときは気がメールに行ってしまい仕事に集中できなくなります。

また、できれば重要なメールから処理をした方がいいです。それを判断するポイントは件名と送信者。時間がないときは優先度の高いメールを即座に見極めることも大切です。

◆◇◆メールは「1回しか」読まない◆◇◆

一度読んだメールをまた開いて2度読みする。2度読みどころか、何度も読んでしまう。こんなことはありませんか？

メールは2度読みしてはいけません。メールチェックの基本は1度目でちゃんと読んで処理することです。同じメールを2度読むことほどムダな仕事はありません。

メールを2度読みしてしまう理由は2つあると思います。

① あとでもう一度、という気持ち

特に、内容が難しかったり、読みにくかったり、長文であったりすると、一度メールを閉じてしまい「また後で」と後回しにしまいがちです。何度もやっている内にどんどんムダな時間となってしまいます。

② 受信ボックスに残っているのでつい開いてしまう

メールを受信すると、まずは受信ボックスに格納されます。よくあるパターンは、受信したメールを全部そのまま受信ボックスに置いたままにしているパターンです。

そうすると、過去に読んで対応も完了しているメールでも、

　「あれ、これなんだたっけ？」

ともう一度メールを開いてしまうことが多いです。私はよくやっていました。完全に時間のムダです。

実はこのパターン、2度どころか何度も同じメールを開いてしまいます。

ひとつ目に対する対策は、自分で心に決めて実践するしかありません。一発で読む切るぞ、と。

ふたつ目に対する対応は、読んだメール、対応が完了したメールはフォルダ分けして、そのメールに移して受信ボックスから物理的になくすことです。

◆◇◆メールのポップアップ設定はしない◆◇◆

メール受信を知らせるポップアップ機能。便利な機能のようで、実はそうではありません。私もかつては、その設定をしていて便利になったつもりでいました。ですが、ふと気づいたら、ポップアップが出てもすぐにそれを閉じて元の仕事に戻っているのです。

ポップアップ設定をしているとメールがくるたびに作業を一旦中断することになり、そこで集中力も切れてしまいます。例えばミーティングでプロジェクターに写している画面にメールのポップアップがでてくると、せっかく議論が盛り上がっていても一瞬空気が途切れてしまいます。それは、すごくもったいないと思います。

実は、ポップアップが出た瞬間に対応をしないといけないくらいの緊急のメールなんてほとんどないのですから、目の前の仕事に集中できる方法をとったほうが良いと思います。

◆◇◆集中したいときは、メールを見ない◆◇◆

メールって、見ないって決めても、意外と開いちゃうと思います。

なので、どうしても何かの仕事に集中したいときは、メールソフトごとシャットダウンしたり、PCをネットワーク自体から切り離したりします。少々荒い方法ですが、常にメールを気にしながら作業する方が効率も悪いので、自制心でメールチェックを止められない人は、物理的にメールチェックをしない環境を作り出しましょう。

大事な資料を作るときや、期限が迫っている仕事をするときは、絶対にメールチェックはしないようにしたいです。メールが作業の妨げになるなら、思い切って完全に見ない時間を作るというのも効率化する工夫のひとつです。

◆◇◆メールを次の日に持ち越さない◆◇◆

その日のメールはその日のうちに処理をした方がいいです。

当然、すべてのメールが即座に対応できるものばかりではありませんが、まずは未読のままにしないようにしましょう。

退社する際は必ず最後にメールチェックを行い、未読メール、未返信メールが残っていないか確認します。今日のメールは今日のうちに片付けておく。そうすれば翌日の朝、前日の仕事をだらだら持ち越さず、やるべきことにすぐ取りかかることができます。

自分が帰るときに、残メールがないようにしましょう。

早く帰りたいからと、途中でメールを放置して退社していないだろうか。少しのがんばりが翌日の仕事をグンと楽にするのだ。

◆◇◆◆◇◆

たかが「メールチェック」と思っているかもしれませんが、侮らず、メールチェックの効率化を図ることが自分の仕事の効率化につながると思います。

まずはひとつでもお試ししてはどうでしょうか？

仕事効率化のおすすめの本

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)

「先延ばし」にしない技術

報告のベクトル（方向）は下から上にするべき

組織が組閣されると報告という行為が必要になります。
報告には活動報告、進捗報告、状況報告、完了報告などがあります。

報告の方法としては、 報告書といったきちんとしたドキュメントでの報告や、メールや口頭での報告もあります。

さて、今回は、その「報告」の方向について書いてみたいと思います。

管理者、リーダー、マネージャーというポジションにある人は、 この報告というものの方向を意識したことはありますでしょうか。 言葉を変えればベクトルです。

報告のベクトルは下から上であるべきです。 そんなの当たり前だろ、下のメンバー／部下が上司に報告するもんだから、と思う人は多いと思います。

ですが、実際にそうなっているでしょうか？

報告のベクトルが下向きとは

私は13チームを下にかかえるリーダーのポジションなので、自分の下のチームリーダーにそのチームの状況、タスクの状況を聞くことがあります。

そのときに、「ある」言葉を発したら指摘するようにしています。

その言葉とは、
「まだ確認できていないので確認します」
です。

この言葉のどこに問題があるのでしょうか。

「確認できていない」という言葉です。

実は、これは報告のベクトルが下向きなのです。

リーダーがメンバーに報告を聞きにいく、というベクトルなのです。

このベクトルのチームリーダーに、何が起きるかというと、リーダーが自ら動かないと状況がわからない、という状況になり、リーダーの仕事がどんどん増えるのです。

では、どうするのか？

報告のベクトルが上向きにする

メンバーから報告をさせるのです。こちらが聞かなくても報告が上がってくるようなプロセスとマインドにするのです。 ベクトルが上向きというのはそういう意味なのです。

先ほどの、
「まだ確認できていないので確認します」
はどうあるべきか。

例えば、
「まだ報告を受けていないので確認します」
という表現であれば、ベクトルが上向きなんだな、と感じます。

リーダーが細かいレベルまで常に状況がわかっている必要はありません。
週一回の報告サイクルであったとすれば、週一回で受けるのですから。その上で、途中で状況確認が必要となったら、そのときに自ら確認に動けばいいのです。

週一回の頻度では十分でないときは、報告スパンを短くすればいいのです。

例えば、私は13チームを見ているのですが、あるタスクについては10チームは週次での報告にしています。ですが、3チームに関してはアテンションを上げているので、日次での報告を受けることにしています。
日次にしていると、問題・課題をすぐに検知でき、アクションをタイムリーに打つことができます。
もっと細かくマネージするときは、朝と夕の1日2回のチェックポイントを設けます。

では、全チーム日次にすればいいのでは？と思いますが、それは過剰です。

報告という行為はワークロードがかかるものです。ある程度、自分たちでマネージできる状態のチームはそのリーダーに任せておいた方がいいです。そのほうがチームやメンバーの成長にもつながります。

以前、セミナーをやったときに質問を受けたことがあり、
「部門のメンバーの状況が把握できていないのでどうしたらいいですか？」
という質問を受けたことがあります。

話を聞くと、報告の方法、プロセス、頻度が決まっていませんでした。
その方が、自分から報告を聞きにいっていました。

ということで、
「報告のフォーマットとサイクルを決めて、メンバーが自分から報告をするプロセスを確立してはどうでしょうか？」
と提案しました。

報告のベクトルは下から上です。配下のリーダー、メンバーから報告があがってくるようにしておきましょう。
「報告のベクトル」はあまり意識はされないですが、実は大事な観点です。

リーダーにおすすめの3冊

私がいつも若手に進めている本をリーダーシップに関連する本を紹介します。

アメリカ海軍に学ぶ「最強のチーム」のつくり方: 一人ひとりの能力を100%高めるマネジメント術 (知的生きかた文庫)

アメリカ海軍で、最もダメだったチームを最も優秀なチームへ変革した実話ベースの話。とても参考になります。

1分間マネジャーの時間管理

リーダーが仕事（モンキー）を背負って忙しくなってはいけません、という本で、私の中ではリーダーの必読書です。

「ついていきたい」と思われるリーダーになる５１の言葉

人を動かすときの心の面で役に立つ話が多いです。読んでいても心が震えるような場面もありました。

仕事は『判断』したとしても、『決断』しなければ意味はない

『判断』とは、右がいいのか左がいいのか、状況やデータから「考える」ことです。 案が１〜5の5つあったら、それらのうちどれが最適かを考えることです。

一方、『決断』とは、「決める」ことです。 右と左で右の方がいいな、と『判断』した後に、右に行くと『決断』するのです。 案３で行く、と『決断』するのです。

そして、『決断』できない人が多くいます。
なぜか？
『決断』には勇気と覚悟が必要で、責任が伴うからです。

本当に右でいいのか、実は左のほうがいいのではないか、といった不安にかられるため、『決断』には勇気と覚悟が必要です。
そして、右に行こうが左に行こうが、進んだ結果は『決断』した人が責任を持つからです。

『決断』をしていかないと大きく成長しません。『決断』から逃げてはいけません。

『決断』が人を大きくしていくと思っています。