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報告のベクトル(方向)は下から上にするべき

リーダーシップ 仕事術 最速仕事術

組織が組閣されると報告という行為が必要になります。
報告には活動報告、進捗報告、状況報告、完了報告などがあります。

報告の方法としては、 報告書といったきちんとしたドキュメントでの報告や、メールや口頭での報告もあります。

さて、今回は、その「報告」の方向について書いてみたいと思います。

管理者、リーダー、マネージャーというポジションにある人は、 この報告というものの方向を意識したことはありますでしょうか。 言葉を変えればベクトルです。

報告のベクトルは下から上であるべきです。 そんなの当たり前だろ、下のメンバー/部下が上司に報告するもんだから、と思う人は多いと思います。

ですが、実際にそうなっているでしょうか?

報告のベクトルが下向きとは

私は13チームを下にかかえるリーダーのポジションなので、自分の下のチームリーダーにそのチームの状況、タスクの状況を聞くことがあります。

そのときに、「ある」言葉を発したら指摘するようにしています。

その言葉とは、
「まだ確認できていないので確認します」
です。

この言葉のどこに問題があるのでしょうか。

「確認できていない」という言葉です。

実は、これは報告のベクトルが下向きなのです。

リーダーがメンバーに報告を聞きにいく、というベクトルなのです。

このベクトルのチームリーダーに、何が起きるかというと、リーダーが自ら動かないと状況がわからない、という状況になり、リーダーの仕事がどんどん増えるのです。

では、どうするのか?

報告のベクトルが上向きにする

メンバーから報告をさせるのです。こちらが聞かなくても報告が上がってくるようなプロセスとマインドにするのです。 ベクトルが上向きというのはそういう意味なのです。

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先ほどの、
「まだ確認できていないので確認します」
はどうあるべきか。

例えば、
「まだ報告を受けていないので確認します」
という表現であれば、ベクトルが上向きなんだな、と感じます。

リーダーが細かいレベルまで常に状況がわかっている必要はありません。
週一回の報告サイクルであったとすれば、週一回で受けるのですから。その上で、途中で状況確認が必要となったら、そのときに自ら確認に動けばいいのです。

週一回の頻度では十分でないときは、報告スパンを短くすればいいのです。

例えば、私は13チームを見ているのですが、あるタスクについては10チームは週次での報告にしています。ですが、3チームに関してはアテンションを上げているので、日次での報告を受けることにしています。
日次にしていると、問題・課題をすぐに検知でき、アクションをタイムリーに打つことができます。
もっと細かくマネージするときは、朝と夕の1日2回のチェックポイントを設けます。

では、全チーム日次にすればいいのでは?と思いますが、それは過剰です。

報告という行為はワークロードがかかるものです。ある程度、自分たちでマネージできる状態のチームはそのリーダーに任せておいた方がいいです。そのほうがチームやメンバーの成長にもつながります。

以前、セミナーをやったときに質問を受けたことがあり、
「部門のメンバーの状況が把握できていないのでどうしたらいいですか?」
という質問を受けたことがあります。

話を聞くと、報告の方法、プロセス、頻度が決まっていませんでした。
その方が、自分から報告を聞きにいっていました。

ということで、
「報告のフォーマットとサイクルを決めて、メンバーが自分から報告をするプロセスを確立してはどうでしょうか?」
と提案しました。

報告のベクトルは下から上です。配下のリーダー、メンバーから報告があがってくるようにしておきましょう。
「報告のベクトル」はあまり意識はされないですが、実は大事な観点です。

リーダーにおすすめの3冊

私がいつも若手に進めている本をリーダーシップに関連する本を紹介します。

アメリカ海軍に学ぶ「最強のチーム」のつくり方: 一人ひとりの能力を100%高めるマネジメント術 (知的生きかた文庫)

アメリカ海軍に学ぶ「最強のチーム」のつくり方: 一人ひとりの能力を100%高めるマネジメント術 (知的生きかた文庫)

アメリカ海軍で、最もダメだったチームを最も優秀なチームへ変革した実話ベースの話。とても参考になります。

1分間マネジャーの時間管理

1分間マネジャーの時間管理

リーダーが仕事(モンキー)を背負って忙しくなってはいけません、という本で、私の中ではリーダーの必読書です。

「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の言葉

「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の言葉

人を動かすときの心の面で役に立つ話が多いです。読んでいても心が震えるような場面もありました。

『判断』しても『決断』しなければ意味はない

ビジネス・メンタル リーダーシップ 仕事術

『判断』とは、右がいいのか左がいいのか、状況やデータから「考える」ことです。 案が1〜5の5つあったら、それらのうちどれが最適かを考えることです。

一方、『決断』とは、「決める」ことです。 右と左で右の方がいいな、と『判断』した後に、右に行くと『決断』するのです。 案3で行く、と『決断』するのです。

そして、『決断』できない人が多くいます。
なぜか?
『決断』には勇気と覚悟が必要で、責任が伴うからです。

本当に右でいいのか、実は左のほうがいいのではないか、といった不安にかられるため、『決断』には勇気と覚悟が必要です。
そして、右に行こうが左に行こうが、進んだ結果は『決断』した人が責任を持つからです。

『決断』をしていかないと大きく成長しません。『決断』から逃げてはいけません。

『決断』が人を大きくしていくと思っています。

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PDCAがなぜ回せないのか? 〜マトリクスでPDCAをしてみよう

ロジカル・シンキング 仕事術 最速仕事術

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『PDCA』は、ビジネスパーソンであれば、聞いたことがない人はいないのでは?というくらい有名なフレームワークです。 ですが、このPDCAを実際に使えている人はほとんどいないと感じています。

PDCAを使っていないと、何度も同じ失敗を繰り返したり、今できていること以上のことができなかったり、と、成長が見られません。

ですが、繰り返しですが、『PDCA』を実践できている人は多くありません。

では、なぜPDCAが実践できないのでしょうか?

PDCAをサークル(円)で捉えるから使えない

PDCAというと、ほとんどの人がこのようなサークル(円)をイメージすると思います。私もPDCAを知ったときはここから入りました。
私は、このイメージが強すぎるから実践しにくいのではないか、と考えています。

このサークルのイメージだと、PDCAをぐるぐるずっと回していく、というイメージはたしかに持ちやすいです。 そして、ほとんどの仕事の現場で言われるのが、『PDCAをずっと回していけ!』といった掛け声めいたものでしょう。

このサークルイメージの欠点は、どこがPDCAの起点になっているかがわからない、ところにあると思っています。

PDCAのコンセプト的にはどこからでもOK!なのでしょうが、これだとイマイチ重要なポイントもピンと来ません。

なので、実際にやれと言われても、掛け声だけで終わってしまうのではないか、というのが私の推論です。

PDCAをマトリクスでイメージすれば使いやすくなる

では、どうするのか?

私は、PDCAをマトリクスでイメージしています。

まずひとつ目のパターンはこちらです。 f:id:vekitomo-0:20170109181431j:plain

横にPとDを取り、縦にCとAを取ります。

これのマトリクスの意味することは、

Checkは、PlanとDoに対してする、ということ。
そして、ActionはそのCheckの結果に対してする、ということ

です。

ちょっと簡単な事例を入れてみます。

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これは、ざっと思いついた事例なので、内容の精度は適当ですが、実際に使うイメージはこのような感じです。

Planしたことに対して、Doしたことに対して、Checkして、それを改善するActionを検討するのです。 このようにマトリクスで整理すると、因果関係がわかりやすくなりますし、洗い出しもしやすくなります。

もうひとつのマトリクスパターンを紹介します。

次は、PDCAを全部横にとります。そして縦には作業分類を書き出します。

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これは、私が出版編集者と会話をしているときに書いたマトリクスです。

『部署で出版した本の振り返りをするのに、みんなからブレスト形式で意見を出そうと思ってるけど、どうですか?』

とのことでしたので、

『せっかくなので、マトリクスで整理してみてはどう?』

と書いたものです。このようにマトリクスで整理して意見を出し合えば、参加したメンバーもポイントを絞って意見を出せて、短時間で有意義なブレストをすることができます。

PDCAでいちばん大切なのは『Check』ではなく『Plan』である

これらふたつのマトリクスを見て気づいたかもしれませんが、PDCAで一番大切なのは『Plan』です。『Check』と思われがちですが、私は『Plan』が一番重要だと思っています。

なぜならば、やる仕事に対して『計画』がないと振り返ることができないからです。 なんとなくやった仕事を振り返っても意味がありません。意図を持ってやってきたことに対して、その意図がどうであったのか、意図通りにできたのかをCheckするのです。

なので、仕事は必ず『意志』を持って取り組むようにしましょう。

私はよく若手のリーダーとかに、
『お前の意志はどこにあるのか?どうしたいのか?』
『意図のない決定は意味がない』
といったことを言っています。

結果が失敗したとしても、そこに当初の意志がなければ改善することができません。次につなげることができません。

PDCAを『過去』と『未来』の時間軸で考える

PDCAはサークルで捉えられるため、時間軸の意識を持つことが少ないですが、私は『過去』と『未来』で捉えています。

PDが過去で、CAが未来です。

ひとつめのマトリクスをもう一度見てみましょう。 f:id:vekitomo-0:20170109185929j:plain

PとDに対して、CとAをしています。つまり、PDが過去でCAが未来なのです。

PDCAを横にとってみるとこんなイメージです。

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(適当な図ですいません。手抜きです。)

仕事をしている以上、PやDのタイミングももちろんありますが、PDCAを捉えるイメージとしては、PDとCAで分けています。

どんな些細なことでもPDCAを実行する

PDCAというと、ちょっと構えてやらないといけないもの、という印象があり、それが実践を遠のける要因のひとつでもあると思います。

ですが、ほんのちょっとした仕事でもPDCAを実践すべきだと思います。 ちょっとした30分の資料作成でも、『今回はこうやってみよう』という意図を込めてやってみます。 そして、そのあとで、それがどうであったか、を振り返るのです。

この細かいレベルでのPDCAができればできるほど、成長の速度があがると思っています。 そういう人は、2回としてまったく同じやり方では仕事をしないですから。

PDCAは失敗したときだけやるものではない

そして、成功したときもPDCAを回すと、より成長していきます。

PDCAは、失敗に対して振り返る、というイメージを持つ人が多いですが、そうではありません。 どんな仕事に対しても実践すべきものです。

1時間でやろうと思った仕事が、

  • 1時間でできたときは、作戦どおりだが、次にもっと速くやるためにはどうすればいいか?

  • 30分でできたとしても、もっと速くできるアプローチはないか?

  • 2時間かかったときはもちろん、どうやったら1時間でできたか?

というように、どんな結果であれ、振り返るようにしましょう。

成長が速い人は、よくよく見ると、普段の仕事の中でのPDCAをきちんとしているのだと思います。

参考図書

鬼速PDCAという本が売れているようです。 ざっと目を通しましたが、『うまくいっているときでもPDCAを回す』というところに共感しました。

鬼速PDCA

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